Adviseur voogdij over de wetenschappelijke instellingen - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DBB075
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Thematische experten Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)
Doel van de functie
Interne financiële controle, conformiteitcontrole en doelmatigheidsanalyse van de FWI's (Federale Wetenschappelijke Instellingen)
teneinde
bij te dragen tot de kernopdrachten van POD Wetenschapsbeleid
De cyclus van het begrotingsprogramma dat betrekking heeft op de FWI's voorbereiden en opvolgen
teneinde
toe te zien op de correcte uitvoering van de staatsbegroting
De rekeningen en de begrotingen van de FWI's controleren
teneinde
te zorgen voor het financiële evenwicht binnen de FWI's en de wettelijkheid van de rekeningen en de begrotingen
Resultaatgebieden
Alsadviseuronderbouwde adviezen uitbrengen aan het directiecomité inzake financiële controle, conformiteitscontrole en doelmatigheidsanalyse op eigen vraag of na een welbepaalde vraag met betrekking tot de federale wetenschappelijke instellingen
teneinde
een gefundeerde besluitvorming van het directiecomité mogelijk te maken met betrekking tot een geïntegreerd (financieel) beleid en doelmatigheid
Voorbeelden van taken
- schrijven van visieteksten en beleidsnota's met aandacht voor de raakpunten tussen en specificiteiten van elk van de federale wetenschappelijke instellingen
- aansturen van strategische overlegmomenten tussen de federale wetenschappelijke instellingen onderling en tussen de federale wetenschappelijke instellingen met andere overheidsdiensten en/of kenniscentra
- als lid van de beheerscommissies, expertise bijbrengen voor alle vraagstukken waarover gedebatteerd wordt in die Commissies
- oplossingen voorstellen voor de gerezen problemen
Alscoördinatoruitoefenen van financiële controle, conformiteitscontrole en doelmatigheidsanalyse zoals de wetgeving voorschrijft
teneinde
de algemene uitgavenbegroting correct uit te voeren
Voorbeelden van taken
- alle fasen van de begrotingen van de FWI's controleren (initiële begroting, aangepaste begroting en wijzigingen) controleren
- de rekeningen van de FWI's controleren in het kader van de wet
- de begrotingscyclus van programma 3 (FWI) en 4 (Onderwijs) voorbereiden en implementeren
Alsextern adviseurde wetenschappelijke instellingen begeleiden rekening houdend met de eigenheid van de betrokken overheidsorganisaties
teneinde
het uitgestippelde beleid inzake financiële controle, conformiteitscontrole en doelmatigheidsanalyse te implementeren binnen de federale wetenschappelijke instellingen en de implementatie op te volgen en bij te sturen
Voorbeelden van taken
- als lid van de beleidsraad van de federale wetenschappelijke instelling waken over het uitgestippelde beleid inzake financiële controle, conformiteitscontrole en doelmatigheidsanalyse
Alscoördinatorde stroom van documenten in verband met begroting, rekeningen en andere wettelijke verplichtingen coördineren tussen de FWI's en de externe controle
teneinde
de FWI's administratief te ondersteunen
Voorbeelden van taken
- de interface verzorgen tussen de FWI's en de inspectie van financiën
- de interface verzorgen tussen de FWI's enerzijds en het Rekenhof en de Schatkist anderzijds
- de interface verzorgen tussen de FWI's en de begrotingscel
Alsleidinggevendede medewerkers van de cel wetenschappelijke instellingen (FWI's) begeleiden
teneinde
hen de mogelijkheid te bieden hun deskundigheid verder te ontwikkelen onder meer door hen het werk uit te leggen en door de opgedane ervaring te delen
Voorbeelden van taken
- erop toezien dat de taken billijk over de medewerkers van de cel worden verdeeld
- erop toezien dat het kennisniveau van alle leden van de cel wordt behouden en ontwikkeld in het kader van de opdrachten die haar worden toevertrouwd
- toezien op de naleving van de kalender inzake de financiële en administratieve processen
- toezien op de verbetering van de dienstverlening aan de wetenschappelijke instellingen
Alskennisbeheerderde competenties inzake financiële controle, conformiteitscontrole en doematigheidsanalyse continu op peil houden en verbeteren
teneinde
de expertise te actualiseren, uit te breiden en te verdiepen
Voorbeelden van taken
- de bestaande controle-instrumenten aanpassen en implementeren voor de staatsdiensten afzonderlijk beheer
- de controle-instrumenten aanpassen in het licht van de ontwikkelingen op wettelijk vlak
Alsdeskundige/specialistbeslissingen concretiseren in een ruim operationeel kader
teneinde
de grote lijnen uit te zetten waarbinnen het beleid dient geïmplementeerd te worden
Voorbeelden van taken
- deelname aan en aansturen van werkgroepen binnen het operationeel kader
- uitwerken van globale richtlijnen en/of instrumenten van implementatie
- overleg opstarten en bezielen
- sporadisch deelnemen aan nationale en internationale overlegmomenten
Alsprojectmanagerde projecten coördineren en opvolgen
teneinde
een projectuitvoering te bereiken conform de vooropgestelde resultaten
Voorbeelden van taken
- de prestatie-indicatoren van de FWI te verbeteren
- de stroom van documenten in- en tussen de FWI verbeteren
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
directeurs van de FWI's
|
mond. en schrift. vragen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
boekhouders van de FWI's
|
mond. en schrift. vragen
|
per telefoon, brief, e-mail
|
dagelijks
|
diensthoofd
|
vragen en adviezen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
voorzitter van de POD
|
mond. en schrift. vragen
|
per telefoon en e-mail
|
ad hoc
|
Rekenhof, IF enz.
|
schriftelijke vragen
|
als dossier
|
ad hoc
|
directeur stafdienst
|
beslissingen
|
vergadering, stuurgroep
|
wekelijks
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
directeurs van de FWI's
|
vragen en adviezen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
boekhouders van de FWI's
|
vragen en wetgeving
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
diensthoofd
|
vragen en stand van zaken
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
voorzitter van de POD
|
stand van zaken
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
Rekenhof, IF...
|
nota's
|
als dossier
|
ad hoc
|
directeur stafdienst
|
schriftelijke adviezen
|
vergadering, stuurgroep
|
wekelijks
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
stafdirecteur dienst B&B
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- het goedkeuren of het weigeren van de rekeningen en de begrotingen van de FWI's
- het voorbereiden, het uitvoeren en het verzenden van informatie van de vastlegging en de ordonnancering van de kredieten
- de aan de inspectie van financiën voorgelegde aanvragen
- alle onderwerpen van financiële aard die aan bod zijn gekomen in de beheerscommissie van de FWI's
De functie moet autorisatie vragen voor
Impact
Totaal werkbudget entiteit
105.000.000 euro (niet-gesplitst krediet programma 3)
Eigen werkbudget
geen
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- algemene wetten over de begroting en de comptabiliteit van de Staat
- KB van 1 februari 2000 betreffende de werking van de FWI's
- wetgeving bevoegdheden en financiering Gewesten en Gemeenschappen
- samenwerkingsakkoorden tussen Gemeenschappen en Gewesten
Welke vernieuwingen
- nieuwe vormen van financiëel management, conformiteitscontrole en doelmatigheidsanalyse te implementeren binnen de FWI's
- hervorming van de procedures voor de goedkeuring van de rekeningen en de begrotingen
- medewerking aan de aanpassingen van de comptabiliteit van de FWI's in het licht van de wettelijke ontwikkelingen (intracommunautaire BTW, gesplitste kredieten enz.)
Gebaseerd op welk referentiekader
- financieel management en overheidsmanagement
|