Identificatie van de functie

Functiecode : DTM092

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 08. Mobiliteit en Vervoer (TM)

Doel van de functie

Leiding geven aan een team van de FOD Mobiliteit en Vervoer

teneinde

binnen het uitgetekende reglementaire kader door een goede interne organisatie de klanten zo effectief en efficiënt mogelijk te helpen alsook de interactie met de andere diensten te verzekerenen en de doelstellingen van het team te realiseren

 

Resultaatgebieden

Als

teamchef

het plannen en coördineren van de activiteiten van de dienst in overleg met de hiërarchisch meerderen (bv. de directeur, het diensthoofd) en de andere teamleden

teneinde

er voor te zorgen dat de dienstverlening op een kwalitatieve en efficiënte wijze wordt verzekerd en de vastgestelde doelstellingen worden bereikt

 

Voorbeelden van taken

• Opstellen van een werkplanning, het bepalen van de prioriteiten, alsook het organiseren (bv. opvangen van afwezigheden,…) en opvolgen van de taken

• Informeren en doorgeven van concrete instructies, opdrachten of verantwoordelijkheden aan de medewerkers via dienstnota's, individuele gesprekken en andere communicatiekanalen

• Rapporteren aan de directie, alsook het voorbereiden en realiseren van verslagen en statistieken over de werking van het team

• Uitvoeren van operationele richtlijnen in concrete acties en oplossen van problemen die plots opduiken

• Bijwonen, organiseren en/of voorzitten van interne overlegvergaderingen

 

Als

leidinggevende

het ontwikkelen, leiden, motiveren en evalueren van de medewerkers

teneinde

de dienst toe te laten zijn doelstellingen te bereiken door de werking te optimaliseren

 

Voorbeelden van taken

• Begeleiden, aansturen en evalueren van de medewerkers op korte en langere termijn (door bv. ontwikkelcirkels, POP,…)

• Ondersteunen van de medewerkers op het vlak van de ontwikkeling van hun expertise

• Verzekeren van de professionele ontwikkeling van de medewerkers

• Opvolgen van het werk van de medewerkers en het waarderen van hun prestaties

• Aanpassen van de taken aan de capaciteiten van de medewerkers

 

Als

intern contactpersoon FOD

het team informeren over beleidsobjectieven en organiseren van overlegmomenten betreffende het werk van de dienst en beantwoorden van de vragen binnen een redelijke termijn

teneinde

een afstemming tussen de beleidsdoelstellingen en de concrete acties te bewerkstelligen

 

Voorbeelden van taken

• Voorzien in regelmatige overlegmomenten met de medewerkers

• Het binnen de termijn beantwoorden van de vragen afkomstig van de directie, de directeur-generaal of de voorzitter

• Deelnemen aan overlegvergaderingen

• Zorgen dat de planning van zijn/haar team overeenstemt met die van de dienst en met de prioriteiten die vastgesteld zijn door de hiërarchische oversten

• Verzekeren van de communicatie binnen de dienst, het doorgeven van informatie, dienstnota's, nieuwe regels en procedures, enz., alsook antwoorden op de vragen van de medewerkers

 

Als

extern contactpersoon

zorgen dat de klanten binnen een redelijke termijn geïnformeerd worden over de mogelijkheden, de verplichtingen, de te vervullen formaliteiten en het reglementair kader van hun ontplooide activiteiten

teneinde

een kwaliteitsvolle, effectieve en efficiënte dienstverlening te verzorgen en de diverse actoren te informeren over de geldende regels

 

Voorbeelden van taken

• Zorgen dat de klanten binnen een redelijke termijn een antwoord krijgen op hun mondelinge en schriftelijke vragen om inlichtingen en zorgen dat hun klachten tijdig worden behandeld

• Zorgen dat er steeds bijgewerkte richtlijnen zijn voor de klanten en deze aan hen communiceren (zorgen dat de nodige documentatie wordt overgemaakt)

• Deelnemen aan overlegvergaderingen met de sector

• Zorgen dat de gehanteerde communicatiemiddelen (bv. website, intranet,...) bijgewerkt blijven aan de laatste aanpassingen in de reglementering

• De klanten tijdig informeren over aanpassingen in de procedures en reglementering

 

Als

verantwoordelijke

het voorzien in de nodige personeels- en werkingsmiddelen en opvolgen van de resultaten van de teamleden

teneinde

een kwalitatieve dienstverlening te kunnen verzekeren door de personeelsleden

 

Voorbeelden van taken

• Zorgen dat de teamleden over de nodige communicatiemiddelen beschikken (computers, telefoons,…) en erover waken dat verbeteringen van de programma's en hardware worden uitgevoerd door de IT-afdeling

• Bijsturen van de takenpakketten van de individuele teamleden om dit te kunnen opvangen

• Verslagen, rapporten, statistieken, boordtabellen en KPI's opstellen, bijhouden en aanpassen

• Meten van de klantentevredenheid over de opdrachten van de dienst

• Detecteren en bijsturen van interne kwaliteitsproblemen

 

Als

projectmedewerker/projectleider concrete verbeteringsacties

deelnemen aan projecten inzake organisatie op het niveau van de dienst of Directoraat-generaal

teneinde

de integrale kwaliteit van het betreffende verbeterproject te verhogen

 

Voorbeelden van taken

• Deelnemen aan en sporadisch leiden van vergaderingen

• Geven van informatie over het project aan de projectleider en aan de collega's

• Opstellen en uitwerken van projectdocumenten (fiches, processtappen,…) en verslagen

• Overleggen met de andere deelnemers aan het project

• Instaan voor de afwerking van de toegewezen opdrachten of opvolgen dat dit gebeurt

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

het diensthoofd of Celhoofd

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.