Attaché mobiliteit en vervoer - Teamhoofd (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DTM092
Niveau: A
Klasse : A1 Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden Beroepscategorie : 08. Mobiliteit en Vervoer (TM)
Doel van de functie
Leiding geven aan een team van de FOD Mobiliteit en Vervoer
teneinde
binnen het uitgetekende reglementaire kader door een goede interne organisatie de klanten zo effectief en efficiënt mogelijk te helpen alsook de interactie met de andere diensten te verzekerenen en de doelstellingen van het team te realiseren
Resultaatgebieden
Alsteamchefhet plannen en coördineren van de activiteiten van de dienst in overleg met de hiërarchisch meerderen (bv. de directeur, het diensthoofd) en de andere teamleden
teneinde
er voor te zorgen dat de dienstverlening op een kwalitatieve en efficiënte wijze wordt verzekerd en de vastgestelde doelstellingen worden bereikt
Voorbeelden van taken
- Opstellen van een werkplanning, het bepalen van de prioriteiten, alsook het organiseren (bv. opvangen van afwezigheden,…) en opvolgen van de taken
- Informeren en doorgeven van concrete instructies, opdrachten of verantwoordelijkheden aan de medewerkers via dienstnota's, individuele gesprekken en andere communicatiekanalen
- Rapporteren aan de directie, alsook het voorbereiden en realiseren van verslagen en statistieken over de werking van het team
- Uitvoeren van operationele richtlijnen in concrete acties en oplossen van problemen die plots opduiken
- Bijwonen, organiseren en/of voorzitten van interne overlegvergaderingen
Alsleidinggevendehet ontwikkelen, leiden, motiveren en evalueren van de medewerkers
teneinde
de dienst toe te laten zijn doelstellingen te bereiken door de werking te optimaliseren
Voorbeelden van taken
- Begeleiden, aansturen en evalueren van de medewerkers op korte en langere termijn (door bv. ontwikkelcirkels, POP,…)
- Ondersteunen van de medewerkers op het vlak van de ontwikkeling van hun expertise
- Verzekeren van de professionele ontwikkeling van de medewerkers
- Opvolgen van het werk van de medewerkers en het waarderen van hun prestaties
- Aanpassen van de taken aan de capaciteiten van de medewerkers
Alsintern contactpersoon FODhet team informeren over beleidsobjectieven en organiseren van overlegmomenten betreffende het werk van de dienst en beantwoorden van de vragen binnen een redelijke termijn
teneinde
een afstemming tussen de beleidsdoelstellingen en de concrete acties te bewerkstelligen
Voorbeelden van taken
- Voorzien in regelmatige overlegmomenten met de medewerkers
- Het binnen de termijn beantwoorden van de vragen afkomstig van de directie, de directeur-generaal of de voorzitter
- Deelnemen aan overlegvergaderingen
- Zorgen dat de planning van zijn/haar team overeenstemt met die van de dienst en met de prioriteiten die vastgesteld zijn door de hiërarchische oversten
- Verzekeren van de communicatie binnen de dienst, het doorgeven van informatie, dienstnota's, nieuwe regels en procedures, enz., alsook antwoorden op de vragen van de medewerkers
Alsextern contactpersoonzorgen dat de klanten binnen een redelijke termijn geïnformeerd worden over de mogelijkheden, de verplichtingen, de te vervullen formaliteiten en het reglementair kader van hun ontplooide activiteiten
teneinde
een kwaliteitsvolle, effectieve en efficiënte dienstverlening te verzorgen en de diverse actoren te informeren over de geldende regels
Voorbeelden van taken
- Zorgen dat de klanten binnen een redelijke termijn een antwoord krijgen op hun mondelinge en schriftelijke vragen om inlichtingen en zorgen dat hun klachten tijdig worden behandeld
- Zorgen dat er steeds bijgewerkte richtlijnen zijn voor de klanten en deze aan hen communiceren (zorgen dat de nodige documentatie wordt overgemaakt)
- Deelnemen aan overlegvergaderingen met de sector
- Zorgen dat de gehanteerde communicatiemiddelen (bv. website, intranet,...) bijgewerkt blijven aan de laatste aanpassingen in de reglementering
- De klanten tijdig informeren over aanpassingen in de procedures en reglementering
Alsverantwoordelijkehet voorzien in de nodige personeels- en werkingsmiddelen en opvolgen van de resultaten van de teamleden
teneinde
een kwalitatieve dienstverlening te kunnen verzekeren door de personeelsleden
Voorbeelden van taken
- Zorgen dat de teamleden over de nodige communicatiemiddelen beschikken (computers, telefoons,…) en erover waken dat verbeteringen van de programma's en hardware worden uitgevoerd door de IT-afdeling
- Bijsturen van de takenpakketten van de individuele teamleden om dit te kunnen opvangen
- Verslagen, rapporten, statistieken, boordtabellen en KPI's opstellen, bijhouden en aanpassen
- Meten van de klantentevredenheid over de opdrachten van de dienst
- Detecteren en bijsturen van interne kwaliteitsproblemen
Alsprojectmedewerker/projectleider concrete verbeteringsactiesdeelnemen aan projecten inzake organisatie op het niveau van de dienst of Directoraat-generaal
teneinde
de integrale kwaliteit van het betreffende verbeterproject te verhogen
Voorbeelden van taken
- Deelnemen aan en sporadisch leiden van vergaderingen
- Geven van informatie over het project aan de projectleider en aan de collega's
- Opstellen en uitwerken van projectdocumenten (fiches, processtappen,…) en verslagen
- Overleggen met de andere deelnemers aan het project
- Instaan voor de afwerking van de toegewezen opdrachten of opvolgen dat dit gebeurt
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
beslissingen
|
vergadering, stuurgroep
|
ad hoc
|
management
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
management
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
management
|
wetgeving (wet, KB, MB,...)
|
als dossier
|
ad hoc
|
management
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
particulieren/burgers
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke vragen
|
als dossier
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
mondelinge adviezen
|
vergadering, stuurgroep
|
ad hoc
|
management
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
management
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
management
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
beslissingen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge adviezen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
particulieren/burgers
|
mondelinge adviezen
|
informeel
|
ad hoc
|
particulieren/burgers
|
beslissingen
|
als dossier
|
ad hoc
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
het diensthoofd of Celhoofd
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de planning van het werk en middelen binnen de uitgstippelde interne richtlijnen van de FOD (aantal PC's,…)
- externe contacten over concrete dossiers
- onderzoeken die moeten gedaan worden en contacten die moeten gelegd worden
- de formulering van informele adviezen (zowel telefonisch als via e-mails of tijdens vergaderingen)
De functie moet autorisatie vragen voor
- verplaatsingen naar het buitenland
- financiële verbintenissen
- het sluiten van akkoorden en overeenkomsten
- de formele tussenkomsten (antwoorden, adviezen, rapporten, enz.)
Impact
Totaal werkbudget entiteit
/
Eigen werkbudget
/
Andere kwantitatieve gegevens
1. /
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de bestaande wetgeving en de bestaande regelgeving inzake mobiliteit, vervoer, milieu en concurrentiewetgeving
- Ministeriële en interne instructies van de FOD
Welke vernieuwingen
- De verbetering van de organisatie en de werking van de dienst en procedures
Gebaseerd op welk referentiekader
- De managementplannen (directeur, directeur-generaal, voorzitter)
- De eigen ervaring en opleiding
- De analyse van operationele risico's
|