Attaché A2 mobiliteit en vervoer - Celhoofd (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DTM093
Niveau: A
Klasse : A2 Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden Beroepscategorie : 08. Mobiliteit en Vervoer (TM)
Doel van de functie
Leiding geven aan een Cel van de FOD Mobiliteit en Vervoer
teneinde
binnen het uitgetekende reglementaire kader door een goede interne organisatie de klanten zo effectief en efficiënt mogelijk te helpen alsook de interactie met de andere diensten te verzekeren en de doelstellingen van de cel te realiseren.
Resultaatgebieden
Alscelhoofdhet plannen en coördineren van de activiteiten en adviseren van de hiërarchisch meerderen (bv. de directeur, het diensthoofd) hierover
teneinde
ervoor te zorgen dat de dienstverlening op een kwalitatieve en efficiënte wijze wordt verzekerd en de vastgestelde doelstellingen worden bereikt
Voorbeelden van taken
- Opstellen van een werkplanning, het bepalen van de prioriteiten, alsook het organiseren (bv. opvangen van afwezigheden,…) en opvolgen van de taken
- Informeren en doorgeven van concrete instructies, opdrachten of verantwoordelijkheden aan de medewerkers via dienstnota's, individuele gesprekken en andere communicatiekanalen
- Rapporteren aan de directie, alsook het voorbereiden en realiseren van verslagen en statistieken over de werking van de eigen cel
- Op een efficiënte manier nemen van de juiste beslissingen op basis van een grondige analyse en de juiste overwegingen en deze toelichten aan de teamleden om ze te laten uitmonden in doelgerichte acties
- Bijwonen, organiseren en/of voorzitten van interne overlegvergaderingen, het opnemen van ideeën van de teamleden en ervoor zorgen dat deze verder worden uitgewerkt in concrete acties
AlsleidinggevendeOntwikkelen, leiden, coachen en evalueren van de medewerkers
teneinde
de dienst toe te laten zijn doelstellingen te bereiken door de werking te optimaliseren
Voorbeelden van taken
- Begeleiden, aansturen en evalueren van de medewerkers op korte en langere termijn (door bv. ontwikkelcirkels, POP,…)
- Ondersteunen van de medewerkers op het vlak van de ontwikkeling van hun expertise
- In kaart brengen van de ontwikkelings- en de opleidingsbehoeften van de teamleden en ervoor zorgen dat de nodige ontwikkelingsmogelijkheden worden aangeboden (coaching, training on the job, mentorship, opleidingen,…)
- Opvolgen van het werk van de medewerkers en waarderen van hun prestaties
- Begeleiden van de medewerkers en het confronteren met hun sterktes en ontwikkelpunten
Alsintern contactpersoon FODde cel informeren over beleidsobjectieven en organiseren van overlegmomenten betreffende het werk van het team en de dienst en beantwoorden van externe vragen binnen een redelijke termijn en het adviseren van het diensthoofd/directie over de te ondernemen acties
teneinde
een afstemming tussen de beleidsdoelstellingen en de concrete acties te bewerkstelligen
Voorbeelden van taken
- Voorzien in regelmatige overlegmomenten met de medewerkers
- Binnen de termijn beantwoorden van de vragen afkomstig van de directie, de directeur-generaal of de voorzitter
- Deelnemen aan overlegvergaderingen en verstrekken van adviezen aan het diensthoofd/de directie inzake efficiënter en klantvriendelijker maken van de dienstverlening
- Zorgen dat de planning van zijn/haar dienst overeenstemt met die van de andere diensten en met de prioriteiten die vastgesteld zijn door de hiërarchische oversten
- het verzekeren van de communicatie binnen de dienst, het doorgeven van informatie, dienstnota's, nieuwe regels en procedures, enz., alsook antwoorden op de vragen van de medewerkers
Alsextern contactpersoon FODzorgen dat de klanten binnen een redelijke termijn geïnformeerd worden over de mogelijkheden, de verplichtingen, de te vervullen formaliteiten en het reglementair kader van hun ontplooide activiteiten
teneinde
een kwaliteitsvolle, effectieve en efficiënte dienstverlening te verzorgen en de diverse actoren te informeren over de geldende regels
Voorbeelden van taken
- Zorgen dat de klanten binnen een redelijke termijn een volledig antwoord krijgen op hun mondelinge en schriftelijke vragen om inlichtingen en zorgen dat hun klachten tijdig worden behandeld
- Zorgen dat er steeds bijgewerkte richtlijnen zijn voor de klanten en deze aan hen communiceren (zorgen dat de nodige documentatie wordt overgemaakt)
- Deelnemen aan overlegvergaderingen met de sector
- Zorgen dat de gehanteerde communicatiemiddelen (bv. website, intranet,…) bijgewerkt blijven aan de laatste aanpassingen in de reglementering
- De klanten tijdig informeren over aanpassingen in de procedures en reglementering
Alsadviseurhet uitwerken van voorstellen uitgaande van de doelstellingen inzake het eigen deeldomein
teneinde
het desbetreffende beleid van de FOD Mobiliteit en Vervoer mee te helpen bepalen
Voorbeelden van taken
- Instaan voor het formuleren va beleidsvoorstellen die aansluiten bij de strategische doelstellingen
- Maken van analyses van de problematiek
- Zorgen voor het nodige overleg met alle betrokken interne en externe actoren
Alsverantwoordelijkehet voorzien in de nodige personeels- en werkingsmiddelen en opvolgen van de resultaten van de teamleden
teneinde
een kwalitatieve dienstverlening te kunnen verzekeren door de personeelsleden
Voorbeelden van taken
- Zorgen dat de teamleden over de nodige communicatiemiddelen beschikken (computers, telefoons,…) en erover waken dat verbeteringen van de programma's en hardware worden uitgevoerd door de IT-afdeling
- Bijsturen van de takenpakketten van de individuele teamleden om dit te kunnen opvangen en zorgen dat takenpakketten worden overgenomen in geval van problemen
- Verslagen, rapporten, statistieken, boordtabellen en KPI's opstellen, bijhouden en aanpassen en er de passende conclusies uit trekken om de werking van de dienst effectiever te maken
- Meten van de klantentevredenheid over de opdrachten van de dienst en er de passende conclusies uit trekken om de werking van de dienst effectiever te maken
- Detecteren en bijsturen van interne kwaliteitsproblemen
Alsprojectleiderleiden van projecten op het niveau van de dienst of meewerken aan projecten op het niveau van het Directoraat-generaal
teneinde
de dienstverlening naar de klanten te verbeteren en tot een betere afstemming te komen met ander diensten
Voorbeelden van taken
- Deelnemen aan / en vooral leiden van vergaderingen
- Aansturen en begeleiden van de projectmedewerkers en geven van informatie aan de collega's
- Opstellen van projectdocumenten en verslagen
- Opvolgen en waken over de vooruitgang van het project
- Rapporteren over de vooruitgang van het project en het begeleiden van de implementatie van het project tot het verwachte eindresultaat is bereikt
Positionering
De functie krijgt leiding van
het diensthoofd
Directeur
De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
|