Identificatie van de functie

Functiecode : DTM093

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 08. Mobiliteit en Vervoer (TM)

Doel van de functie

Leiding geven aan een Cel van de FOD Mobiliteit en Vervoer

teneinde

binnen het uitgetekende reglementaire kader door een goede interne organisatie de klanten zo effectief en efficiënt mogelijk te helpen alsook de interactie met de andere diensten te verzekeren en de doelstellingen van de cel te realiseren.

 

Resultaatgebieden

Als

celhoofd

het plannen en coördineren van de activiteiten en adviseren van de hiërarchisch meerderen (bv. de directeur, het diensthoofd) hierover

teneinde

ervoor te zorgen dat de dienstverlening op een kwalitatieve en efficiënte wijze wordt verzekerd en de vastgestelde doelstellingen worden bereikt

 

Voorbeelden van taken

• Opstellen van een werkplanning, het bepalen van de prioriteiten, alsook het organiseren (bv. opvangen van afwezigheden,…) en opvolgen van de taken

• Informeren en doorgeven van concrete instructies, opdrachten of verantwoordelijkheden aan de medewerkers via dienstnota's, individuele gesprekken en andere communicatiekanalen

• Rapporteren aan de directie, alsook het voorbereiden en realiseren van verslagen en statistieken over de werking van de eigen cel

• Op een efficiënte manier nemen van de juiste beslissingen op basis van een grondige analyse en de juiste overwegingen en deze toelichten aan de teamleden om ze te laten uitmonden in doelgerichte acties

• Bijwonen, organiseren en/of voorzitten van interne overlegvergaderingen, het opnemen van ideeën van de teamleden en ervoor zorgen dat deze verder worden uitgewerkt in concrete acties

 

Als

leidinggevende

Ontwikkelen, leiden, coachen en evalueren van de medewerkers

teneinde

de dienst toe te laten zijn doelstellingen te bereiken door de werking te optimaliseren

 

Voorbeelden van taken

• Begeleiden, aansturen en evalueren van de medewerkers op korte en langere termijn (door bv. ontwikkelcirkels, POP,…)

• Ondersteunen van de medewerkers op het vlak van de ontwikkeling van hun expertise

• In kaart brengen van de ontwikkelings- en de opleidingsbehoeften van de teamleden en ervoor zorgen dat de nodige ontwikkelingsmogelijkheden worden aangeboden (coaching, training on the job, mentorship, opleidingen,…)

• Opvolgen van het werk van de medewerkers en waarderen van hun prestaties

• Begeleiden van de medewerkers en het confronteren met hun sterktes en ontwikkelpunten

 

Als

intern contactpersoon FOD

de cel informeren over beleidsobjectieven en organiseren van overlegmomenten betreffende het werk van het team en de dienst en beantwoorden van externe vragen binnen een redelijke termijn en het adviseren van het diensthoofd/directie over de te ondernemen acties

teneinde

een afstemming tussen de beleidsdoelstellingen en de concrete acties te bewerkstelligen

 

Voorbeelden van taken

• Voorzien in regelmatige overlegmomenten met de medewerkers

• Binnen de termijn beantwoorden van de vragen afkomstig van de directie, de directeur-generaal of de voorzitter

• Deelnemen aan overlegvergaderingen en verstrekken van adviezen aan het diensthoofd/de directie inzake efficiënter en klantvriendelijker maken van de dienstverlening

• Zorgen dat de planning van zijn/haar dienst overeenstemt met die van de andere diensten en met de prioriteiten die vastgesteld zijn door de hiërarchische oversten

• het verzekeren van de communicatie binnen de dienst, het doorgeven van informatie, dienstnota's, nieuwe regels en procedures, enz., alsook antwoorden op de vragen van de medewerkers

 

Als

extern contactpersoon FOD

zorgen dat de klanten binnen een redelijke termijn geïnformeerd worden over de mogelijkheden, de verplichtingen, de te vervullen formaliteiten en het reglementair kader van hun ontplooide activiteiten

teneinde

een kwaliteitsvolle, effectieve en efficiënte dienstverlening te verzorgen en de diverse actoren te informeren over de geldende regels

 

Voorbeelden van taken

• Zorgen dat de klanten binnen een redelijke termijn een volledig antwoord krijgen op hun mondelinge en schriftelijke vragen om inlichtingen en zorgen dat hun klachten tijdig worden behandeld

• Zorgen dat er steeds bijgewerkte richtlijnen zijn voor de klanten en deze aan hen communiceren (zorgen dat de nodige documentatie wordt overgemaakt)

• Deelnemen aan overlegvergaderingen met de sector

• Zorgen dat de gehanteerde communicatiemiddelen (bv. website, intranet,…) bijgewerkt blijven aan de laatste aanpassingen in de reglementering

• De klanten tijdig informeren over aanpassingen in de procedures en reglementering

 

Als

adviseur

het uitwerken van voorstellen uitgaande van de doelstellingen inzake het eigen deeldomein

teneinde

het desbetreffende beleid van de FOD Mobiliteit en Vervoer mee te helpen bepalen

 

Voorbeelden van taken

• Instaan voor het formuleren va beleidsvoorstellen die aansluiten bij de strategische doelstellingen

• Maken van analyses van de problematiek

• Zorgen voor het nodige overleg met alle betrokken interne en externe actoren

 

Als

verantwoordelijke

het voorzien in de nodige personeels- en werkingsmiddelen en opvolgen van de resultaten van de teamleden

teneinde

een kwalitatieve dienstverlening te kunnen verzekeren door de personeelsleden

 

Voorbeelden van taken

• Zorgen dat de teamleden over de nodige communicatiemiddelen beschikken (computers, telefoons,…) en erover waken dat verbeteringen van de programma's en hardware worden uitgevoerd door de IT-afdeling

• Bijsturen van de takenpakketten van de individuele teamleden om dit te kunnen opvangen en zorgen dat takenpakketten worden overgenomen in geval van problemen

• Verslagen, rapporten, statistieken, boordtabellen en KPI's opstellen, bijhouden en aanpassen en er de passende conclusies uit trekken om de werking van de dienst effectiever te maken

• Meten van de klantentevredenheid over de opdrachten van de dienst en er de passende conclusies uit trekken om de werking van de dienst effectiever te maken

• Detecteren en bijsturen van interne kwaliteitsproblemen

 

Als

projectleider

leiden van projecten op het niveau van de dienst of meewerken aan projecten op het niveau van het Directoraat-generaal

teneinde

de dienstverlening naar de klanten te verbeteren en tot een betere afstemming te komen met ander diensten

 

Voorbeelden van taken

• Deelnemen aan / en vooral leiden van vergaderingen

• Aansturen en begeleiden van de projectmedewerkers en geven van informatie aan de collega's

• Opstellen van projectdocumenten en verslagen

• Opvolgen en waken over de vooruitgang van het project

• Rapporteren over de vooruitgang van het project en het begeleiden van de implementatie van het project tot het verwachte eindresultaat is bereikt

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	beslissingen	vergadering, stuurgroep	ad hoc
management	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
management	mondelinge vragen	persoonlijk contact	ad hoc
management	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier	ad hoc
management	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	persoonlijk contact	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
particulieren/burgers	mondelinge vragen	persoonlijk contact	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep	ad hoc
management	mondelinge vragen	persoonlijk contact	ad hoc
management	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
management	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere federale overheids[...]	beslissingen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
particulieren/burgers	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
particulieren/burgers	beslissingen	als dossier	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

het diensthoofd

Directeur

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de planning van het werk en middelen binnen de uitgestippelde interne richtlijnen van de FOD (aantal PC's,…)

• externe contacten over concrete dossiers

• onderzoeken die moeten gedaan worden en contacten die moeten gelegd worden

• de formulering van informele adviezen (zowel telefonisch als via e-mails of tijdens vergaderingen)

• dagdagelijkse problemen die een snelle oplossing behoeven

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• verplaatsingen naar het buitenland

• financiële verbintenissen

• beleidsoriëntaties

• het sluiten van akkoorden en overeenkomsten

• de formele tussenkomsten (antwoorden, adviezen, rapporten, enz.)

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

nihil

 

Eigen werkbudget

tot max 10.000€

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. nihil

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de bestaande wetgeving en de bestaande regelgeving inzake mobiliteit, vervoer, milieu en concurrentiewetgeving

• ministeriële en interne instructies van de FOD

 

Welke vernieuwingen

• de verbetering van de organisatie en de werking van de dienst en procedures

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de managementplannen (directeur, directeur-generaal, voorzitter)

• projectmatig werk

• de eigen ervaring en opleiding

• de analyse van operationele risico's

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.