Identificatie van de functie

Functiecode : DTM094

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 08. Mobiliteit en Vervoer (TM)

Doel van de functie

Leiding geven aan een Dienst van de FOD Mobiliteit en Vervoer

teneinde

door een goede interne organisatie de klanten, zijnde de burger en de ondernemingen, zo effectief en efficiënt mogelijk te helpen, alsook de interactie met de andere diensten te verzekeren en de doelstellingen van de directie te realiseren

 

Resultaatgebieden

Als

diensthoofd

het organiseren, plannen en coördineren van het operationeel beleid van de Dienst waarvoor men de verantwoordelijkheid draagt en het adviseren van de Directeur of de Directeur-generaal hierover

teneinde

er voor te zorgen dat de dienstverlening op een kwalitatieve en efficiënte wijze wordt verzekerd en de in het operationeel plan van het Directoraat-generaal vastgestelde doelstellingen worden bereikt

 

Voorbeelden van taken

• Het in samenspraak met de Directeur of de DG opmaken, opvolgen en bijsturen van actieplannen, richtlijnen, objectieven en prioriteiten van de Dienst die het operationeel plan van de Directie of het Directoraat-generaal vertalen in effectieve acties voor de Dienst

• Het beheren en constant optimaliseren van de werkprocessen van de Dienst met het oog op het op een efficiënte manier behalen van de doelstellingen

• Het vastleggen, bijsturen en waken over het behalen van de kwaliteitsdoelstellingen

• Boordtabellen en andere managementinstrumenten invoeren en gebruiken om de dagelijkse werking op te volgen en desgewenst bij te sturen.

• De middelen (budget, personeel, ICT,…) noodzakelijk om te de realiseren doelstellingen te bereiken samen met de Directeur vastleggen en actief beheren

 

Als

leidinggevende

het ontwikkelen, begeleiden, coachen en evalueren van de medewerkers

teneinde

te verzekeren dat de dienst zijn operationele doelstellingen kan blijven bereiken

 

Voorbeelden van taken

• Het zelf zorgen voor of het laten zorgen voor de begeleiding, aansturing of evaluatie van de individuele medewerkers (door bv. ontwikkelcirkels, POP, 360° feedback,...)

• Ondersteunen van de medewerkers op het vlak van de ontwikkeling van hun expertise en het verstrekken van de nodige middelen aan de medewerkers om zich te ontwikkelen

• Het in kaart brengen van de ontwikkelings- en de opleidingsbehoeften van de individuele medewerkers en ervoor zorgen dat de nodige ontwikkelingsmogelijkheden worden aangeboden (coaching, training on the job, mentorship, opleidingen,…) en het in samenspraak met de Directie waken over doorstromingsmogelijkheden voor individuele personeelsleden

• Opvolgen van het werk van de medewerkers en waarderen van hun prestaties

• Begeleiden van de medewerkers en hen confronteren met hun sterktes en ontwikkelpunten en het zoeken van geschikte oplossingen voor intermenselijke conflicten

 

Als

coördinator

het team informeren over beleidsobjectieven en organiseren van overlegmomenten betreffende het werk van de dienst en beantwoorden van externe vragen binnen een redelijke termijn

teneinde

een afstemming tussen de beleidsdoelstellingen en de concrete acties te bewerkstelligen en de efficiëntie te verhogen

 

Voorbeelden van taken

• Voorzien in regelmatige overlegmomenten met de leidinggevende medewerkers van de dienst

• Binnen de termijn beantwoorden van alle externe vragen afkomstig van de directie, de directeur-generaal of de voorzitter

• Deelnemen aan overlegvergaderingen

• Zorgen dat de planning van zijn/haar dienst overeenstemt met die van de andere diensten en met de prioriteiten die vastgesteld zijn door de hiërarchische oversten

• Verzekeren van de communicatie binnen de dienst, het doorgeven van informatie, dienstnota's, nieuwe regels en procedures, enz., alsook antwoorden op de vragen van de medewerkers

 

Als

Vertegenwoordiger van de FOD

Het vertolken en verdedigen van de standpunten van de Directie of het Directoraat-generaal en de FOD Mobiliteit en Vervoer in het kader van interne, nationale (met gewesten of met de sector of gebruikersverenigingen) en internationale vergaderingen (bv. EU, ICAO, IMAO,…)

teneinde

de visie van de FOD, het Directoraat-generaal en de Directie uit te dragen en de Belgische belangen te verdedigen.

 

Voorbeelden van taken

• Vergaderingen voorbereiden (de rapporten lezen, de standpunten bepalen,…)

• Overlegvergaderingen organiseren met de sector, de andere overheden,...

• Actief vergaderingen bijwonen en de hiërarchie en medewerkers informeren (al dan niet op formele wijze) van de inhoud

• Opstellen van rapporten voor de belanghebbende personen en de hiërarchie

• Documenten voorbereiden die het Belgisch standpunt bevatten

 

Als

projectleider

beheren en plannen van het project van de begin- tot de eindfase

teneinde

het project effectief te realiseren binnen de termijn en vooropgestelde middelen

 

Voorbeelden van taken

• Bepalen van de procedure van de projecten, de tijdsplanning, het toepassingsgebied, de middelen en het te verwachten resultaat

• Opstarten van het project, nemen van beslissingen binnen de grenzen van het toegekende mandaat (projectplan) bij de uitvoering van het project en verzekeren van het resultaat van de projecten

• Anticiperen op risico's en veranderingen in het project en ze identificeren om tijdig aanpassingen in de planning aan te brengen

• Samenstellen van het projectteam en coördineren van de activiteiten, stimuleren van de samenwerking onder de teamleden en bepalen van de verdeling van de taken onder de verschillende medewerkers, rekening houdend met de aanwezige competenties

• Regelmatig verslag uitbrengen over de voortgang van de projecten bij het stuurcomité

 

Als

adviseur

het uitwerken van voorstellen uitgaande van de strategische doelstellingen inzake het eigen deeldomein

teneinde

het desbetreffende beleid te bepalen van de FOD Mobiliteit en Vervoer van de minister van Mobiliteit

 

Voorbeelden van taken

• Instaan voor het formuleren van beleidsvoorstellen die aansluiten bij de strategische doelstellingen

• Maken van analyses van de problematiek

• Zorgen voor het nodige overleg met alle betrokken interne en externe actoren

 

Als

extern contactpersoon FOD

zorgen dat de klanten binnen een redelijke termijn geïnformeerd worden over de mogelijkheden, de verplichtingen, de te vervullen formaliteiten en het reglementair kader van hun ontplooide activiteiten

teneinde

een kwaliteitsvolle, effectieve en efficiënte dienstverlening te verzorgen en de diverse actoren te informeren over de op ieder moment geldende regels

 

Voorbeelden van taken

• Zorgen dat de klanten binnen een redelijke termijn een volledig antwoord krijgen op hun mondelinge en schriftelijke vragen om inlichtingen en zorgen dat hun klachten tijdig worden behandeld

• Zorgen dat er steeds bijgewerkte richtlijnen zijn voor de klanten en deze aan hen communiceren (zorgen dat de nodige documentatie wordt overgemaakt)

• Deelnemen aan overlegvergaderingen met de sector

• Zorgen dat de gehanteerde communicatiemiddelen (bv. website, intranet,…) bijgewerkt blijven aan de laatste aanpassingen in de reglementering

• De klanten tijdig informeren over aanpassingen in de procedures en reglemetering

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	beslissingen	vergadering, stuurgroep	ad hoc
management	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
management	mondelinge vragen	persoonlijk contact	ad hoc
management	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier	ad hoc
management	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	persoonlijk contact	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere federale overheids[...]	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere federale overheids[...]	mondelinge vragen	persoonlijk contact	ad hoc
andere federale overheids[...]	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
andere federale overheids[...]	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
andere federale overheids[...]	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep	ad hoc
particulieren/burgers	mondelinge vragen	persoonlijk contact	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
management	mondelinge vragen	persoonlijk contact	ad hoc
management	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
management	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere federale overheids[...]	beslissingen	als dossier	ad hoc
andere federale overheids[...]	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
organisaties/ondernemingen	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
particulieren/burgers	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
particulieren/burgers	beslissingen	als dossier	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Directeur of Directeur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• De werkprocessen van de Dienst en middelen binnen de uitgestippelde interne richtlijnen van de FOD (inzet van de middelen: personeel, informatica, kantoren,…)

• Werkafspraken met de andere diensten binnen de FOD

• De infrastructuur en de werking van zijn dienst (telewerk, kantoorinrichting,…)

• Toewijzen van opdrachten aan het personeel van de dienst

• Onderzoeken die moeten gedaan worden en contacten die moeten gelegd worden

• Dagdagelijkse problemen die een snelle oplossing behoeven

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Verplaatsingen naar het buitenland

• Goedkeuring overheidsopdrachten

• In-, door- en uitstroom van personeel

• Beleidsoriëntaties die andere Diensten van de FOD of externe organisaties raken

• Het sluiten van akkoorden en overeenkomsten

• De aankoop van materiaal en alles wat uitgaven met zich meebrengt (goedkeuring)

• De formele tussenkomsten (antwoorden, adviezen, rapporten, enz.)

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

nihil

 

Eigen werkbudget

tot max 25.000€

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. nihil

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• De bestaande wetgeving en van de regelgeving inzake mobiliteit, vervoer, milieu en concurrentiewetgeving

• Ministeriële en interne instructies van de FOD

• Overheidsopdrachten

 

Welke vernieuwingen

• De verbetering van de organisatie en de werking van de dienst en interne procedures

• Veranderingen binnen de dienst, hetzij om te beantwoorden aan nieuwe doelstellingen of nieuwe activiteiten, hetzij om de werking efficiënter te maken

• Nieuwe werkmethodes

• Verbeteringen met betrekking tot het beheer van de informatie en documentatie

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• De managementplannen (directeur, directeur-generaal, voorzitter)

• De eigen ervaring en opleiding

• De analyse van operationele risico's

• De operationele plannen

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.