Identificatie van de functie

Functiecode : DTM097

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 08. Mobiliteit en Vervoer (TM)

Doel van de functie

Meewerken aan de het inhoudelijk beheer van een deeldomein van de mobiliteiten het vervoer en opvolgen van dossiers over dit deeldomein van de mobiliteit

teneinde

concrete mobiliteitsdossiers ( zoals aanvragen van erkenningen, verlenen van vergunningen, controle van erkenningsorganismen ( technische controle, installateurs systemen)) op een efficiënte en kwaliteitsvolle manier af te handelen en op die manier bij te dragen tot de nationale, Europese en internationale normen met betrekking tot Mobiliteit en Vervoer.

 

Coördineren van de dienst

teneinde

de competenties en de activiteiten van deze dienst actief te beheren en zo te zorgen dat de vastgelegde doelstellingen worden bereikt.

 

Resultaatgebieden

Als

diensthoofd

organiseren, plannen en coördineren van het operationeel beleid van de dienst waarvoor men de verantwoordelijkheid draagt en adviseren van de Directeur of de Directeur-generaal hierover

teneinde

er voor te zorgen dat de dienstverlening op een kwalitatieve en efficiënte wijze wordt verzekerd en de in het operationeel plan van het directoraat-generaal vastgestelde doelstellingen worden bereikt

 

Voorbeelden van taken

• in samenspraak met de Directeur of de DG opmaken, opvolgen en bijsturen van efficiënte actieplannen, richtlijnen, objectieven en prioriteiten van de dienst die het operationeel plan van de directie of het directoraat-generaal vertalen in effectieve acties voor de Dienst en uitwerken van werkplanningen en waken over de aanwezigheid van de noodzakelijke middelen om deze doelstellingen te bereiken ( budgettaire, personeel, ICT,….)

• beheren en constant optimaliseren van de werkprocessen van de dienst met het oog op het op een efficiënte manier behalen van de doelstellingen en het informeren van en het doorgeven van concrete instructies, opdrachten of verantwoordelijkheden aan de medewerkers via dienstnota's, individuele gesprekken en andere communicatiekanalen

• vastleggen, bijsturen en waken over het behalen van de kwaliteitsdoelstellingen

• boordtabellen en andere managementinstrumenten organiseren en gebruiken om de dagelijkse werking op te volgen en desgewenst bij te sturen en de gegevens rapporteren aan de directie

• bijwonen, organiseren en/of voorzitten van interne overlegvergaderingen, het opnemen van ideeën van de teamleden en ervoor zorgen dat deze verder worden uitgewerkt in concrete acties

 

Als

leidinggevende

ontwikkelen, begeleiden, coachen en evalueren van de medewerkers

teneinde

door de werking van de Dienst en de individuele medewerkers te optimaliseren de dienst toe te laten zijn operationele doelstellingen te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• zelf zorgen voor of laten zorgen voor de begeleiding, aansturing of evaluatie van de individuele medewerkers via de ontwikkelde instrumenten (bv ontwikkelcirkels, POP, 360° feedback….)

• de medewerkers ondersteunen op het vlak van expertise en hen de nodige middelen verstrekken om zich te ontwikkelen

• het in kaart brengen van de ontwikkelings- en de opleidingsbehoeften van de individuele medewerkers en ervoor zorgen dat de nodige ontwikkelingsmogelijkheden worden aangeboden (coaching, training on the job, mentorship, opleidingen,….) en het in samenspraak met de Directie waken over doorstromingsmogelijkheden voor individuele personeelsleden

• opvolgen van het werk van de medewerkers en het waarderen van hun prestaties

• begeleiden van de medewerkers en hen confronteren met hun sterktes en ontwikkelpunten en het zoeken van geschikte oplossingen voor intermenselijke conflicten

 

Als

vertegenwoordiger van de FOD of de Directie /dienst binnen de interne en externe organen

mee uitwerken van de nationale en internationale reglementering, richtlijnen en instructies en geven van adviezen op internationaal niveau (vooral Europees niveau) betreffende het betrokken deeldomein van mobiliteit en vervoer waarvoor de dienst verantwoordelijk is

teneinde

bij te dragen tot de nationale, Europese en internationale normen op het vlak van veiligheid en milieu, concurrentie en sociale bescherming

 

Voorbeelden van taken

• vergaderingen voorbereiden door ondermeer deel te nemen aan voorbereidende vergaderingen om de in te nemen standpunten vast te leggen of deze te organiseren of door de betrokken actoren te raadplegen en de rapporten en voorstellen van reglementering te lezen

• overlegvergaderingen organiseren met de sector en/of de vakbondsafgevaardigden, de regio's en/of internationale werkgroepen en er de stand punten van de FOD of van België verdedigen

• actief vergaderingen bij te wonen en de hiërarchie en medewerkers informeren ( al dan niet op formele wijze) van de inhoud

• opstellen van rapporten voor de belanghebbende personen en de hiërarchie en hen adviezen overmaken

• documenten voorbereiden die het Belgisch standpunt bevatten en deze desgewenst op voorhand te overleggen met betrokken actoren ( gewesten, beroepsorganisaties, werknemersorganisaties,….)

 

Als

beleidsadviseur

uitwerken en verstrekken van adviezen en geven van informatie aan het management en eventueel creëren van Belgische reglementering die de communautaire regels in de praktijk brengt betreffende het betrokken deeldomein van mobiliteit en vervoer waarvoor de dienst verantwoordelijk is

teneinde

de internationale reglementering toe te passen in België en het beleid inzake het deeldomein te implementeren

 

Voorbeelden van taken

• teksten opmaken met name onder meer ontwerpen van koninklijke en ministeriële besluiten, beleidsstudies en deze laten goedkeuren

• de ontwikkelingen van de wetgeving, de rechtspraak en de beleidsontwikkelingen op nationaal en internationaal vlak continu volgen en de hiërarchie hierover adviseren

• de dossiers opvolgen en behandelen (zoals uitwerken moeilijkere dossiers,…., nakijken PV's,..behandelen parlementaire vragen,….)

• analyseren van beschikbare statistieken en gegevens

• geven van schriftelijke en mondelinge adviezen over de impact van de regelgeving bij de klant en over de evolutie van de reglementering

 

Als

dossierbeheerder

voorbereiden, bestuderen en opvolgen van technische dossiers (aanbestedingen, technische voorschriften, cursussen, uitgevoerde controles…) en geven van technische adviezen of databanken laten bijhouden

teneinde

de effectieve toepassing van de Europese en nationale regels te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• complexe dossiers ( oa zoals uitwerken van actieplannen, instructies, bestekken, technische erkenningen, onderzoeken, opstellen van controlelijsten en hulpinstrumenten voor inspecteurs, dossierbeheerders,.. .etc, gegevensbeheer, data-mining…) voorbereiden en opmaken

• sporadisch uitvoeren van audits, controles, inspecties op het terrein inzake de specialisatie binnen mobiliteit en vervoer en controleren van de werkzaamheden van de medewerkers

• deelnemen aan overlegvergaderingen met de sector

• beantwoorden van vragen (parlementaire, andere overheidsdiensten, particulieren, …)

• meewerken aan de uitwerking van het bestek

 

Als

kennisbeheerder

informeren van alle betrokken partijen (andere departementen, transportbedrijven, enz) over de bestaande reglementering en de toepassingswijzen in België en opvolgen van nieuwe relevante ontwikkelingen inzake de specialisatie binnen het deeldomein van de mobiliteit en de relatie met het gehele mobiliteitsbeleid

teneinde

alle betrokken partijen in staat te stellen om de reglementering op een geschikte en uniforme manier toe te passen

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan opleidingen, studiedagen en conferenties en doornemen van vakliteratuur of onderzoeken

• het regionale, nationale en internationale beleid op het domein van mobiliteit of deze die een invloed hebben op het domein van mobiliteit opvolgen

• de eigen kennis op formele ( bv via verschaffen van opleidingen, geven van presentaties, laten aanpassen van website) of informele wijze delen met collega's, medewerkers en leidinggevenden of klanten

• meten van de klantentevredenheid over de opdrachten van de dienst en er de passende conclusies uit trekken om de werking van de dienst effectiever te maken

• detecteren en bijsturen van interne kwaliteitsproblemen,….

 

Als

projectleider/projectmedewerker

beheren van de vordering van de werkzaamheden met betrekking tot een welbepaald dossier of project

teneinde

de integrale kwaliteit van het betreffende verbeterproject te verhogen door het inbrengen van de expertise in diverse specialisaties van het mobiliteitsbeleid

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan / en vooral leiden van vergaderingen

• aansturen en begeleiden van de projectmedewerkers en geven van informatie aan de collega's

• opstellen van projectdocumenten en verslagen

• opvolgen en waken over de vooruitgang van het project

• rapporteren over de vooruitgang van het project en begeleiden van de implementatie van het project tot het verwachte eindresultaat is bereikt

 

Als

contactpersoon

verzorgen van de nodige communicatie met de klanten inzake de materies van de eigen dienst en opvolgen van de hiervoor noodzakelijke gegevens

teneinde

de klanten de mogelijkheid te geven hun activiteiten te ontplooien binnen het kader van de huidige of toekomstige reglementering

 

Voorbeelden van taken

• antwoorden op vragen van klanten ( parlementariërs, academici, industriëlen, scholen,…) over de reglementering of de interpretatie ervan en over de administratieve formaliteiten die vervuld moeten worden om erkenningen ( attesten, vergunningen,…) te bekomen

• verschaffen van informatie over lopende beleidsinitiatieven

• doorgeven van informatie aan internationale partners

• opbouwen en onderhouden van relaties met klanten

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	beslissingen	vergadering, stuurgroep	ad hoc
management	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
management	mondelinge vragen	persoonlijk contact	ad hoc
management	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	persoonlijk contact	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere federale overheidsinstellingen	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere federale overheidsinstellingen	mondelinge vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere federale overheidsinstellingen	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
andere federale overheidsinstellingen	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
andere federale overheidsinstellingen	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep	ad hoc
particulieren/burgers	mondelinge vragen	persoonlijk contact	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
management	mondelinge vragen	persoonlijk contact	ad hoc
management	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
management	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere federale overheidsinstellingen	beslissingen	als dossier	ad hoc
andere federale overheidsinstellingen	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
organisaties/ondernemingen	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier	ad hoc
management	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
particulieren/burgers	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
particulieren/burgers	beslissingen	als dossier	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
particulieren/burgers	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

directeur A4 of directeur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• beheer van de dienst : de planning van het werk en middelen binnen de uitgestippelde interne richtlijnen van de FOD ( aantal PC's,…)

• onderhandelingen, nemen van operationele opties afhankelijk van de beleidsoriëntaties

• de informatie die wordt doorgegeven aan het personeel

• gewone uitgaven

• externe contacten over concrete dossiers

• de formulering van informele adviezen (zowel telefonisch als via mails of tijdens vergaderingen)

• ontwikkeling van ideeën van de individuele teamleden die leiden tot concrete verbeteringen

• dagdagelijkse problemen die een snelle oplossing behoeven

• de toepassing en interpretatie van reglementering (na overleg)

• het toestaan van afwijkingen op de reglementering binnen de wettelijke bepalingen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• verplaatsingen naar het buitenland

• financiële verbintenissen

• beleidsoriëntaties

• het sluiten van akkoorden en overeenkomsten

• de formele tussenkomsten (antwoorden, adviezen, rapporten, enz)

• wijzigingen inzake de reglementering

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

nihil

 

Eigen werkbudget

tot max 25.000€

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. dienst heeft max. 20 personen

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• het uitgebreide domein van de bestaande wetgeving en van de bestaande regelgeving of deze die men aan het opstellen is inzake mobiliteit, transport en milieu, of die gevolgen heeft voor mobiliteit

• ministeriële en interne instructies van de FOD

• bilaterale akkoorden

 

Welke vernieuwingen

• de reglementering op internationaal niveau beïnvloeden door mee te werken aan de uitwerking ervan

• incorporeren van nieuwe evoluties ( bv principes van risicobeheer,…) in het toepassen van de internationale reglementering op Belgisch niveau

• de verbetering van de organisatie en de werking van de dienst en procedures

• veranderingen binnen de dienst, hetzij om te beantwoorden aan nieuwe doelstellingen of nieuwe activiteiten, hetzij om de directie efficiënter te maken

• nieuwe werkmethodes

• verbeteringen met betrekking tot het beheer van de informatie en documentatie

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• regeringsverklaring, federale regionale of zelfs lokale plannen

• wetenschappelijke studies

• de eigen ervaring en opleiding

• federaal plan van duurzame ontwikkeling

• managementplan, opties van de beleidscel, de operationele plannen

• de analyse van operationele risico's

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.