Identification de la fonction

Code de la fonction : ILO105

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Coordonner et diriger un service logistique

afin de

atteindre de façon efficiente les résultats opérationnels du service dans le respect des directives de la direction

 

Finalités

En tant que

gestionnaire

suivre les besoins de son service en termes d'équipement, de personnel et de matériel

afin de

garantir un service optimal aux autres directions ou services de l'organisation

 

Exemples de tâches

• suivre la comptabilité de son service (en termes d'achats et de dépenses réalisées durant l'année) en fonction des crédits disponibles

• (faire) réaliser des achats de matériel pour fournir l'économat, fournir le matériel de bureau ou disposer du matériel nécessaire aux équipes logistiques

• vérifier les factures concernant les achats de matériel

• contrôler d'éventuels contrats de sous-traitance avec des sociétés d'entretien, des sociétés de maintenance, etc.

 

En tant que

spécialiste

déterminer les moyens logistiques nécessaires et optimiser ces moyens mis en oeuvre

afin de

contribuer à un un fonctionnement optimal de l’organisation

 

Exemples de tâches

• évaluer les besoins des départements

• préparer et défendre le budget de fonctionnement des installations

• proposer les rationalisations et économies nécessaires

• conseiller sur le plan technique, budgétaire et administratif en ce qui concerne certains dossiers d’achat

 

En tant que

coach

accompagner, motiver et conseiller les membres du service

afin de

contribuer à leur développement et de leur permettre ainsi de progresser autant que possible

 

Exemples de tâches

• évaluer l'accomplissement des objectifs fixés

• accompagner, soutenir et stimuler chaque personne dans sa progression

• donner du feed-back de manière constructive, tant positif que négatif quant à leur mode de fonctionnement

• accroître leur compréhension de leurs forces et de leurs faiblesses

 

En tant que

coordinateur

gérer, diriger et coordonner l'activité du personnel du service

afin de

contribuer à la réalisation des objectifs opérationnels du service

 

Exemples de tâches

• accorder les congés aux membres du service

• adapter l'organisation de travail des équipes en cas de besoin

• se rendre sur le terrain afin de vérifier le travail de l' équipe

• recueillir les plaintes ou demandes éventuelles d'autres services afin d'y apporter une réponse

• assurer le suivi des résultats et les rectifier

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

suivre la jurisprudence, la législation et la réglementation en matière de logisitque et de marchés publics

afin de

fournir des informations pertinentes

 

Exemples de tâches

• fournir des informations correctes aux auditeurs internes

• fournir des informations au comité de direction et/ou autres instances dirigeantes

• participer aux formations internes, colloques externes, groupes de réflexion

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
services dits de "ligne"	questions	contact personnel	hebdomadaire
management	budget disponible	réunion, groupe de pilotage	annuelle
management	politique d'achat	informel	mensuel
collaborateurs équipes	conseils oraux	informel	quotidien
entreprises	informations sur les services	par lettre, e-mail ... informel	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collaborateurs des équipes	planification / tâches	contact personnel	quotidien
management	avancement des travaux	informel	hebdomadaire
entreprises	décisions	par lettre, e-mail ...	quotidien
entreprises	cahiers des charges	en tant que dossier	mensuel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

soit par le directeur des services logistiques (N-3 voire N-4) dans de grands SPF ou de grandes institutions, soit l'administrateur général dans de plus petites institutions

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• gestion des équipes

• utilisation quotidienne du budget

• suivi des marchés publics ou des contrats

• suivi de certaines formations par certains collaborateurs

• rédaction d'un cahier des charges spécial

• contacts et relations avec les fournisseurs

• contrôle de la facturation

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les bons de commande ou les factures

• les dossiers relatifs à l'octroi de certains marchés publics

• la sélection de candidats éventuels dans un recrutement

• les choix de l'utilisation du budget dits stratégiques

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

le budget varie fortement et peut s'élever à des dizaines de millions d'euros en termes de contrats relatifs à la logistique (technologies de l'information et de la communication)

 

Budget de travail propre

délégation de signature restreinte (de 2.500 à 5.000 EUR)

 

Autres données quantitatives

1. les marchés à octroyer doivent rester dans les limites des enveloppes budgétaires à octroyer

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• réglementation des marchés publics, droit budgétaire, droit administratif

 

Quelles innovations

• solution de remplacement de l’achat (location, sous-traitance…), optimisation des procédures d’achat et de commandes, proposition de meilleure utilisation des achats ou des moyens logistiques

 

Sur base de quel cadre de référence

• formation

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.