Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB631

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)

Raison d'être de la fonction

Etablir la politique de contrôle de gestion des documents comptables et budgétaires des postes diplomatiques et consulaires

afin de

permettre l’imputation des dépenses d'une manière correcte et optimale, et assurer le fonctionnement normal des postes par des remboursements périodiques de leurs dépenses.

 

Rédiger de manière systématique et critique des analyses et des bilans financiers des postes

afin de

fournir des informations de gestion au management de Bruxelles et aux postes.

 

Introduire et adapter des principes innovants dans la comptabilité (désignation des comptables, accorder des budgets annuels, etc.)

afin de

instaurer une gestion financière la plus saine possible dans les postes.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

organiser et coordonner les activités du service

afin de

permettre une imputation optimale, à temps et correcte des dépenses effectuées par les postes à l'étranger

 

Exemples de tâches

• tenir des réunions de responsables

• fixer les priorités et la manière de travailler dans le service

• organiser le travail

• contrôler la qualité des activités du service

 

En tant que

conseiller stratégique

effectuer la rédaction systématique d'analyses et de rapports financiers et formuler des recommandations et des avis

afin de

pouvoir donner un feed-back sur l’état de la situation aux postes à l'étranger et au management à Bruxelles et donc de permettre aux postes d’ajuster leur comptabilité et de permettre au directeur d’encadrement B&B de prendre des décisions stratégiques adéquates.

 

Exemples de tâches

• élaborer la politique de contrôle de gestion des postes diplomatiques et consulaires

• développer des indicateurs d’efficacité des coûts

• rédiger des instructions pour les postes à l'étranger, des recommandations au Directeur d’encadrement B&B

• présenter les comptes déficitaires à l'intention de la Cour de Comptes

• rédiger un rapport à l'intention du comité de direction à propos d'une plainte et/ou d'un conflit

 

En tant que

coordinateur

assurer la cohérence de la politique de contrôle de gestion au sein des postes diplomatiques et consulaires

afin de

garantir la qualité et la fiabilité des processus et outils de contrôle de gestion

 

Exemples de tâches

• coordonner la politique de contrôle de gestion au sein des postes

• coordonner la mise en place des outils de contrôle de gestion

• veiller à l'amélioration continue des processus et outils de contrôle de gestion mis en place

• vérifier le traitement de certains dossiers spécifiques (délicats)

 

En tant que

chef de projet

introduire et adapter des principes innovants (BPR, Business Process Reengineering, projets d'amélioration) dans la comptabilité des postes

afin de

permettre une gestion la plus saine possible

 

Exemples de tâches

• introduire des responsables régionaux

• intégrer la comptabilité consulaire dans la comptabilité

• assurer le développement, le suivi et l'adaptation du programme de comptabilité

• assurer la conduite des différentes projets «contrôle financier des postes à l’étranger»

 

En tant que

contrôleur

effectuer les supervisions nécessaires

afin de

pouvoir examiner l'exactitude et la régularité des contrôles comptables

 

Exemples de tâches

• contrôler les justificatifs, les autorisations, les encaisses et soldes bancaires disponibles, les tableaux budgétaires, etc.

• effectuer des inspections sur place

• contrôler le compte auprès de la Banque Nationale de Belgique

 

En tant que

coach

encadrer et conseiller les collaborateurs

afin de

contribuer à leur développement

 

Exemples de tâches

• augmenter la responsabilité des collaborateurs au niveau des résultats

• encadrer les nouveaux collaborateurs et expliquer les procédures

• accompagner les collaborateurs et formuler un feed-back constructif sur leur fonctionnement

• formuler des propositions de formation continue des collaborateurs

• veiller au développement d'un esprit d'équipe au sein du service

 

En tant que

expert

assurer le rapportage correct et rapide des informations budgétaires

afin de

pouvoir détecter à temps des dérapages budgétaires et éventuellement les prévenir

 

Exemples de tâches

• informer le management en cas de dérapage

• adapter les enveloppes budgétaires

• mettre en place des tableaux de bord

 

En tant que

ordonnateur

faire prélever des retenues mensuelles prévues par la loi pour le précompte professionnel

afin de

pouvoir les verser aux impôts directs

 

Exemples de tâches

• ordonnateur des paiements

• faire rédiger des fiches de traitement

• informer les postes à chaque nouvel engagement sur la procédure à suivre

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres services publics f[...]	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
autres services publics f[...]	questions écrites	en tant que dossier	hebdomadaire
management	décisions, questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
Cour des Comptes	remarques, questions	informel et par lettre	ad hoc
management	législation (loi, AR, AM,...)	par lettre, e-mail ...	ad hoc
management	questions orales	réunion, groupe de pilotage	mensuel
management	décisions	réunion, groupe de pilotage	mensuel
postes à l'étranger	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres services publics f[...]	décisions	par lettre, e-mail ...	quotidien
management	questions orales	contact personnel	hebdomadaire
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	mensuel
postes à l'étranger	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
Cour des Comptes	pièces justificatifs, ordonnances	en tant que dossier	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président

le directeur d'encadrement B&B

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• gestion du service (répartition du travail, planification, méthode, organisation) emploi et répartition du temps traitement des domaines d'action attribués compte rendu des constatations dans le cadre des contrôles et du 'monitoring' propres réalisation de contrôles par échantillonnage sur les processus de contrôle participation à des réunions relatives à l'aspect relationnel de la fonction, tant au niveau interne qu'externe rapportage à la direction générale exécutrice (première proposition : projet) opérations de gestion dans le cadre de l'acte de délégation en vigueur

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• l'attribution des moyens budgétaires les congés et formations propres

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.300.000.000

 

Budget de travail propre

75.000.000

 

Autres données quantitatives

1. nombre de paiements: 9000

2. nombre de postes à l'étranger: 135

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral et qui définit la notion de système de contrôle, son organisation et ses responsabilités

• AR du 16 mai 2002 concernant le système de contrôle interne au sein des services publics fédéraux

• AR du 17 AOUT 2007 relatif au système de contrôle interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral

• Les lois-programmes

• directives financières internes

• législation et réglementation fiscale en matière d’impôt sur le revenu

• loi sur les recettes des taxes consulaires

 

Quelles innovations

• organisation d'un système de contrôle de gestion au sein de l'organisation, en vue de soutenir les différentes directions

• le contrôle post-administratif de la gestion et du budget, dans le but de donner aux gestionnaires davantage d'autonomie au sein de la fonction autonome, en ce qui concerne l'utilisation des moyens de fonctionnement autorisés et en vue de la réalisation des objectifs de l'organisation

 

Sur base de quel cadre de référence

• le système est lié au management et aux méthodes de gestion, des domaines qui ne peuvent être établis de manière strictement réglementaire

• l'expérience propre

• à la suite de discussions avec d'autres experts

• les dispositions du contrat d'administration

 

Profil de compétences génériques

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