Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO102

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Collaborer et assurer le développement, l'implémentation et la gestion des processus, outils P&O (planification du personnel, recrutement, accueil et suivi des stagiaires, développement du personnel, carrières, système de suivi et de relayage de l'information, gestion du changement, gestion des connaissances, résolutions de conflits, définition de fonction) et la gestion des outils et instruments des ressources humaines (RH), en tenant compte de l’impact sur d’autres domaines RH

afin de

contribuer à la réalisation d'une politique P&O et RH intégrée et performante dans l'organisation

 

Finalités

En tant que

coordinateur

organiser et coordonner le travail des collaborateurs

afin de

réaliser les activités du service de manière efficace et effective

 

Exemples de tâches

• organiser les activités du service

• donner des directives pratiques aux collaborateurs et assurer le transfert d'informations pertinentes pour la réalisation des tâches

• stimuler l'échange des connaissances et de l'information pour expliquer les objectifs opérationnels

 

En tant que

conseiller interne

conseiller et proposer des améliorations aux procédures, modèles, méthodes et outils existants pour les différents domaines P&O et RH

afin de

optimiser ou implémenter les processus P&O et RH

 

Exemples de tâches

• rédiger des instruments de travail (p.ex.: infofiches, directives, descriptions de processus, réglementation spécifique, etc.)
  

• proposer et développer les procédures ou outils (nouveaux ou existants) dont la gestion est centralisée au sein du service du personnel afin de faciliter le bon fonctionnement de l'organisation et la prise de décision en matière de gestion des ressources humaines (p.ex.: un système de suivi pour les formations, les recrutements, les cercles de développement, les besoins en personnel)

• participer à des réunions rassemblant d’autres institutions publiques portant sur l'ensemble des activités P&O et RH
  

• formuler différentes options, choix stratégiques importants en matière de recrutement et sélection, gestion des compétences, rémunération, culture de l’organisation, etc et étudier l’impact de ces options sur l’organisation de l’entreprise à long terme
  

• collaborer à la présentation, l'implémentation et le suivi d'un "Business Project Reengineering" (projet d'amélioration ou partie d'un BPR)

 

En tant que

analyste

rassembler, analyser et intégrer l'information relative aux différents domaines Personnel et Organisation (P&O) et des ressources humaines (RH)

afin de

obtenir une vision claire des besoins des clients internes

 

Exemples de tâches

• rassembler des données dans les différentes entités de l'organisation
  

• procéder à des analyses (statistiques) ou à des analyses de processus
  

• analyser les processus et méthodes existants et leur application et proposer des améliorations éventuelles

• transformer les données en notes
  

• analyser les questions spécifiques
  
  
  

 

En tant que

responsable de processus RH

assurer et coordonner la planification et l'exécution des activités liées aux processus RH (recrutement, sélection, formations standard - certifiées ou mesure de compétences, ...) en collaboration avec les collaborateurs, les dirigeants et les coordinateurs RH

afin de

assurer l'administration et le suivi de la procédure dans les délais fixés et conformément à la réglementation

 

Exemples de tâches

• examiner et adapter la procédure à suivre
  

• programmer la planification

• appliquer les différentes législations et principes RH dans les différents dossiers

• informer les supérieurs hiérarchiques du déroulement du processus, des éventuels problèmes rencontrés ou possibles et leur proposer des solutions adéquates

• agir de manière proactive quant aux mesures à prendre et établir des prévisions pour soutenir la prise de décision de la hiérarchie

 

En tant que

personne de contact

conseiller et informer les clients internes sur l'ensemble des activités P&O et RH

afin de

soutenir les clients internes lors de l'application de la politique en la matière

 

Exemples de tâches

• répondre aux questions complexes

• fournir des avis concernant les problèmes opérationnels

• diffuser l'information aux clients internes (présentations, brochures, directives, séances d'information, formations, etc.)

• anticiper les problèmes potentiels dans le domaine concerné et élaborer des avis et solutions à titre préventif

 

En tant que

collaborateur de projet / chef de projet

réaliser des tâches partielles au sein d'un projet et éventuellement diriger des petits projets (partiels) ayant trait aux activités P&O et RH

afin de

atteindre les objectifs de projet dans le respect des délais impartis

 

Exemples de tâches

• planifier et exécuter les actions au sein de son projet partiel/domaine

• suivre les résultats de son projet partiel/domaine
  

• faire rapport des résultats au chef de projet et à l'équipe de projet

• participer à des réunions rassemblant d’autres institutions publiques portant sur le projet/domaine concerné
  

• donner éventuellement des instructions aux collaborateurs de projet ou les soutenir dans le contenu de leur tâches
  
  
  

 

En tant que

coach

former, soutenir et accompagner de manière continue le développement (connaissances, compétences) des membres du personnel par des entretiens dans le cadre des cercles de développement, du style de management approprié, de la transmission d'informations, etc.

afin de

motiver, responsabiliser et optimaliser le développement des membres du personnel (compétences, connaissances, etc.)

 

Exemples de tâches

• stimuler les membres du personnel à prendre des initiatives dans le cadre de leur propre développement

• aider les responsables hiérarchiques à mener des entretiens dans le cadre des cercles de développement

• prêter une oreille attentive aux membres du personnel et aider à trouver des solutions ou à gérer les problèmes interpersonnels au sein des services
  

• 
  

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

suivre les évolutions au sein des différents domaines P&O et RH et diffuser l'information pertinente aux collègues et aux collaborateurs

afin de

accroître l'expertise du service

 

Exemples de tâches

• consulter les littératures spécialisées
  

• procéder à des comparaisons avec d'autres organisations au sein et en dehors de la fonction publique, et identifier les bonnes pratiques et les transposer dans les propres projets en cours

• suivre des formations

• rédiger des notes de réflexion et présenter les résultats aux collègues et aux collaborateurs
  
  
  

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres services publics f[...]	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
autres services publics f[...]	conseils oraux	réunion, groupe de pilotage	mensuel
autres services publics f[...]	législation (loi, AR, AM,...)	par lettre, e-mail ...	mensuel
management	décisions	contact personnel	hebdomadaire
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
organisations/entreprises	informations générales	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres services publics f[...]	échanges d'informations	réunion, groupe de pilotage	mensuel
autres services publics f[...]	décisions	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
management	conseils écrits	contact personnel	ad hoc
management	conseils oraux	contact personnel	ad hoc
management	législation (loi, AR, AM,...)	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
particuliers/citoyens	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur du personnel ou le directeur du service d'encadrement PO

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la gestion du travail quotidien (recrutement, cercles de développement, formations, stagiaires, ...)

• organisation et planification de son travail

• décisions opérationnelles de routine

• avis aux clients

• proposition de nouveaux outils, procédures, etc., ou de leur amélioration

• décisions ayant un impact sur d'autres domaines des ressources humaines

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• des questions de choix stratégiques

• décisions opérationnelles complexes

• modifications des priorités

• modifications importantes dans les projets

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

0

 

Budget de travail propre

0

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• statut des agents de l'Etat

• AR organisant l'évaluation et la carrière des agents de l'Etat

• AR instituant les cercles de développement

• l'ensemble de la réglementation concernant les matières gérées (recrutement, formations, formations certifiées, plan du personnel, ...)

 

Quelles innovations

• amélioration et développement de procédures de travail

• réaliser et implémenter les nouvelles solutions de la direction

 

Sur base de quel cadre de référence

• dans le cadre des pistes de réflexions fournies par le management

• connaissances, expérience acquise et compétences

• modification de la législation

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.