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Attaché A2 patrimoine - Responsable d'équipe (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DLO051
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels
Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)
Raison d'être de la fonction
Assurer le bon fonctionnement du service Patrimoine composé de Economat, Magasin, Bâtiments, Equipe Technique et Mess
afin de
disposer de moyens logistiques nécessaires à un service de qualité dans le respect des enveloppes budgétaires.
Finalités
En tant queresponsable du patrimoine
- déterminer les moyens logistiques nécessaires
afin de
- garantir un fonctionnement optimal du service Patrimoine.
Exemples de tâches
- Organiser le service Patrimoine, prendre connaissance et répartir le travail et le courrier entre les différentes composantes du service.
- Participer à la mise en place de nouveaux outils de gestion en matière d’engagements, budgets et stocks et veiller quotidiennement à leurs applications correctes.
- Evaluer les besoins des services centraux et des bureaux de paiement au niveau budgétaire et sécurité.
- Prendre contact avec les fournisseurs actuels et préparer la négociation de contrats et pour les achats et les travaux.
- Proposer let faire respecter les rationalisations et économies nécessaires.
En tant que
dirigeant
- gérer, diriger et coordonner le personnel du service Patrimoine et apporter un soutien administratif, technique et moral aux collaborateurs de ce service
afin de
- réaliser les objectifs opérationnels.
Exemples de tâches
- Fixer les objectifs à atteindre pour les collaborateurs, répartir les activités et s’occuper de la coordination de celles-ci.
- Assurer le suivi des résultats et les rectifier, organiser des réunions de service, mener des discussions individuelles avec les collaborateurs.
- Accompagner, soutenir, stimuler chaque collaborateur dans sa progression et accroître leur compréhension de leurs forces et de leurs faiblesses.
- Participer de manière active à la bonne ambiance dans le service.
- Se documenter, se tenir informé des modifications éventuelles et informer les collaborateurs.
En tant que
gestionnaire de dossiers
- optimiser les moyens logistiques mis en œuvre
afin de
- trouver le meilleur rapport utilité – qualité - prix.
Exemples de tâches
- Vérifier et valider les besoins formulés par les services demandeurs au regard des quantités optimales nécessaire en tenant compte des normes de qualités.
- Vérifier et faire respecter les délais de livraisons.
Régler les litiges éventuels avec les fournisseurs en matière de quantité, qualité, délais…
- Etudier les formules alternatives à l’achat (location, leasing…).
- Veiller au suivi des abonnements et des contrats d’entretien.
- Assurer un contrôle financier de l’usage (consommation) des moyens logistiques tels que la téléphonie, l’électricité, eau, gaz, matériel de bureau...
En tant que
organisateur
- participer à la définition de la politique des achats et de l’organisation des travaux ainsi qu'être responsable de leurs mises en œuvre
afin de
- disposer non seulement à temps du matériel adapté aux besoins des utilisateurs et ce au meilleur coût mais également améliorer l’environnement de tous les travailleurs.
Exemples de tâches
- Définir les spécifications techniques en collaboration avec les services demandeurs.
- Garantir le sondage du marché dans le respect des règles en matière d’attribution de marchés.
- Aider les collaborateurs dans le choix des fournisseurs et entrepreneurs.
- Mettre en place un système de contrôle interne.
- Proposer les rationalisations et économies nécessaires.
En tant que
acheteur
- améliorer l’efficacité du processus des engagements
afin de
- trouver le meilleur équilibre sur le plan des délais, de la qualité, des quantités et des prix.
Exemples de tâches
- Mener les négociations avec plusieurs fournisseurs, analyser les offres/ propositions reçues, participer au choix du fournisseur retenu, passer les commandes après obtention des autorisations.
- Garantir la fiabilité des fournisseurs / sources d’approvisionnement.
- Contrôler les informations figurant sur les bons de commande, réceptionner et contrôler les livraisons.
- Contrôler les informations figurant sur les factures.
- Assurer le suivi du paiement des factures par la comptabilité.
En tant que
gestionnaire des stocks
- optimiser le niveau des stocks
afin de
- disposer à temps des fournitures en en stockant le minimum nécessaire.
Exemples de tâches
- Définir les niveaux de (re)commande.
- Veiller au bon encodage des flux entrants et sortants au Magasin.
- Organiser et diriger les inventaires sur base régulière.
Positionnement
La fonction est dirigée par
Conseiller de la division "Finances & Patrimoine".
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.