Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO042

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Déterminer, diriger et coordonner les tâches du service HRM en particulier au niveau administratif et informatique (gestion de dossiers, gestion des présences et absences, gestion des droits et des obligations financières et administratives,…)

afin de

contribuer efficacement à la réalisation des objectifs stratégiques de la division HRM, ainsi qu’à l’obtention des résultats opérationnels nécessaires.

 

Réaliser la modernisation du service et gérer en permanence cette modernisation.

afin de

gérer de façon optimale les processus HRM et les faire se dérouler au moyen de systèmes informatisés.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

se charger de la gestion journalière, c’est-à-dire fixer l’organisation interne du service et surveiller la répartition correcte des tâches entre les diverses équipes (traitements et salaires, enregistrement des temps, administration carrières), induire des procédures en vue de l’exécution correcte des tâches et respecter ou faire respecter à cet effet les règles en vigueur (les statuts et autres prescrits)

afin de

atteindre les objectifs stratégiques de la division HRM.

 

Exemples de tâches

• Traduire en concertation avec le chef de service HRM les objectifs stratégiques et organisationnels en plan d’action et en piloter l'exécution.
  

• Gestion des flux d’informations interne et externes, en ce compris le transfert électronique de données (Belcotax, Dmfa, Dimona, Pdata, Medex, Ofo, etc.)
  

• Diffuser les décisions et les directives parmi les collaborateurs et leur expliquer les objectifs à atteindre (par ex : veiller à exécuter à temps et correctement les tâches et modifications de la réglementation).

• Optimaliser l’efficacité de l’équipe en fournissant des feedback et en organisant des réunions de travail concrètes, en procédant à de constantes évaluations et à des formations continues.

• Fournir des avis et rédiger des notes pour la ligne hiérarchique de la division HRM, la Direction générale de l’institution, le personnel de l’institution, etc.

 

En tant que

chef de projet

induire, piloter, coordonner et suivre de façon autonome les projets de modernisation ayant un impact sur l’ensemble de l’organisme

afin de

atteindre l’exécution du projet conformément aux résultats préétablis.

 

Exemples de tâches

• Collaboration à la rédaction de plans de projet, rédaction de cahiers des charges et des avenants éventuels et évaluation des offres introduites.

• Se charger de la réalisation du projet : planifier les actions, structurer le travail et assister à des réunions de planning externe.

• Suivi de la qualité, de la faisabilité des actions et effectuer des rapports.

• Diriger et coacher les collaborateurs de projet.

• Conclusion du projet (évaluation finale, définir les best practices, etc.).

 

En tant que

responsable ICT

accomplir avec succès l'implémentation des nouvelles applications et les entretenir

afin de

exploiter les plus-values technologiques

 

Exemples de tâches

• Assister aux réunions de planning externes.

• Faire correspondre l'application à la réglementation et évaluer les procédures et les actualiser éventuellement.

• Participer et planifier les formations.

• Analyse et paramétrage des applications

• Entretien du système (backups, installations de nouvelles versions et updates et résolution des problèmes techniques éventuellement en collaboration avec les fournisseurs.

 

En tant que

gestionnaire et coordinateur de carrières et/ou de sélections.

collaborer aux sélections et aux recrutements de personnel statutaire et contractuel et gérer les carrières dans ses divers aspects : administratif, pécuniaire, etc., en organisant l’exécution du travail administratif y afférent et en tenant compte d’une application correcte du statut du personnel

afin de

recruter du personnel compétent dans le cadre des obligations juridiques administratives et leur assurer un développement de carrière optimal.

 

Exemples de tâches

• Assurer le paiement des salaires et indemnités, en ce compris les effets pécuniaires et administratifs des incidents de carrière.

• Veiller à un traitement correct des données et dossiers et communiquer les nouveautés au personnel de l'institution.

• les absences et présences : enregistrement du temps et gestion de l'accès.

• Participer à l’organisation des promotion, des évaluations des candidats et surveiller le suivi des procédures de sélection et de promotion, à savoir sur la prise de décision, les contrats de travail et les notes relatives aux recrutements et aux promotions.
  

• Intégrer les modifications du statut en créant ou en adaptant un cadre et des procédures afin de garantir les droits administratifs et pécuniairesGérer

 

En tant que

expert

informer, aider conseiller la hiérarchie pour toute demande liée à la gestion du personnel, conseiller et informer les collaborateurs du service et tous les autres agents de l’institution de leurs droits et obligations et du déroulement de leur carrière et enfin informer et conseiller les acteurs externes

afin de

développer au maximum la carrière des agents et respecter le statut et les réglementations en vigueur.

 

Exemples de tâches

• Étudier des dossiers individuels parfois complexes, formuler des solutions et répondre aux questions précises des agents de l’institution via divers canaux de communication.
  

• Participer à l’élaboration d’un outil de gestion des connaissances en matière de gestion du personnel et en assurer l’utilisation au sein de son propre service.

• Informer le personnel des modifications de la réglementation applicable en utilisant les techniques de communication moderne, collaborer à l’adaptation et à l’application du règlement de travail et donner des présentations.

• Participer à des comités externes et à des groupes de travail.

• Formuler des avant-projets de réponse aux demandes externes.

 

En tant que

cogestionnaire du plan du personnel

donner des avis et information et/ou participer à la rédaction du plan du personnel, en tenant compte des aspects légaux et budgétaires et sur base des directives de la ligne hiérarchique

afin de

exploiter au maximum les moyens existants en vue d’atteindre les objectifs de l’institution.

 

Exemples de tâches

• Suivre le flux entrant et sortant du personnel .

• Recueillir toutes les données relatives aux besoins de recrutement et aux mouvements du personnel au sein des services (par exemple estimer le nombre d’équivalents temps plein nécessaire et leur répartition.

• Estimer les flux financiers liés au personnel et affecter les dépenses réelles au moyen d’ordonnances.

• Apporter des justifications et arguments pour l’obtention de l’enveloppe de personnel.

• Préparer les documents pour le conseil de direction et le comité de gestion.

 

En tant que

coach

se charger de l’accompagnement et du développement des collaborateurs du service

afin de

optimaliser leur sens des responsabilités et leur niveau de prestations.

 

Exemples de tâches

• Organiser des entretiens individuels avec les collaborateurs.

• Détecter les éventuels obstacles et entreprendre les actions d’amélioration.

• Détecter les besoins de développement des collaborateurs.

• Formuler ou autoriser des propositions de formation.

• Coacher l’utilisation de nouveaux outils informatiques.

 

En tant que

gestionnaire connaissances

améliorer, entretenir et transmettre en permanence les connaissances, en particulier en matière de processus HRM et ICT

afin de

actualiser, approfondir et consolider l’expertise en l’espèce.

 

Exemples de tâches

• Identifier de nouvelles tendances.

• Développer plus avant sa propre connaissance et la partager avec les collègues.

• Participer aux séminaires et aux cours spécifiques.

• Chercher l’information en dehors de l’organisme (benchmarking).

• Intervenir comme personne de contact sur les plateformes de connaissances (e-communities, e-Workspace de le Sécurité sociale).

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres services publics f[...]	conseils écrits	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, mensuel
autres services publics f[...]	conseils oraux	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, mensuel
autres services publics f[...]	décisions	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, mensuel
autres services publics f[...]	législation (loi, AR, AM,...)	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, mensuel
autres services publics f[...]	questions écrites	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, mensuel
autres services publics f[...]	questions orales	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, mensuel
management	décisions	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, quotidien, mensuel, hebdomadaire
management	conseils oraux	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, quotidien, mensuel, hebdomadaire
management	questions orales	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, quotidien, mensuel, hebdomadaire
management	législation (loi, AR, AM,...)	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, quotidien, mensuel, hebdomadaire
organisations/entreprises	décisions	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, hebdomadaire
organisations/entreprises	conseils oraux	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, hebdomadaire
organisations/entreprises	questions orales	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, hebdomadaire
organisations/entreprises	conseils écrits	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, hebdomadaire
organisations/entreprises	questions écrites	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, hebdomadaire
particuliers/citoyens	questions orales	informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc
particuliers/citoyens	questions écrites	informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres services publics f[...]	décisions	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc
autres services publics f[...]	conseils oraux	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc
autres services publics f[...]	questions orales	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc
autres services publics f[...]	conseils écrits	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc
autres services publics f[...]	questions écrites	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc
autres services publics f[...]	législation (loi, AR, AM,...)	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc
management	décisions	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, quotidien, mensuel
management	conseils oraux	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, quotidien, mensuel
management	questions orales	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, quotidien, mensuel
management	conseils écrits	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, quotidien, mensuel
management	questions écrites	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, quotidien, mensuel
management	législation (loi, AR, AM,...)	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, quotidien, mensuel
organisations/entreprises	décisions	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, mensuel
organisations/entreprises	conseils oraux	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, mensuel
organisations/entreprises	questions orales	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, mensuel
organisations/entreprises	conseils écrits	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, mensuel
organisations/entreprises	questions écrites	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, mensuel
organisations/entreprises	législation (loi, AR, AM,...)	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc, mensuel
particuliers/citoyens	décisions	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc
particuliers/citoyens	conseils oraux	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc
particuliers/citoyens	questions orales	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc
particuliers/citoyens	conseils écrits	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc
particuliers/citoyens	questions écrites	en tant que dossier, informel, par lettre, email, contact personnel, réunion, groupe de travail	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Chef de service HRM

Administrateur Général, Administrateur Général adjoint

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• Organisation du travail de sa cellule en fonction de ses tâches

• Signature des ordonances de paiement des salaires et autres délégations de pouvoir reçues du management

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Mise en oeuvre de nouveaux projets

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

/

 

Budget de travail propre

/

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Législation sociale

• directives ministérielles

 

Quelles innovations

• Proposer et mettre en oeuvre de nouveaux projets, procédures et implémentations des projets et procédures existantes dans le cadre de la modernisation continuelle nécessité par le service

 

Sur base de quel cadre de référence

• E-communities, décisions du Conseil de direction, orientations stratégiques du management

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.