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Conseiller général responsable de la Direction Logistique (M/F/X)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DLO003

Niveau: A

Classe : A5

Famille de fonctions : Dirigeants stratégiques

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)




Raison d'être de la fonction

Diriger et coordonner l'ensemble de la direction de la Logistique

afin de

garantir le bon fonctionnement des postes dipomatiques et consulaires belges à l'étranger et de l'administration centrale à Bruxelles.

 

Diriger et coordonner la conception et l'exécution du Master plan des bâtiments du SPF Affaires étrangères à l'étranger (ce Master plan se rapporte au Fonds organique des bâtiments qui permet de prévoir des opérations, de vente et d'achats, sur plusieurs années)

afin de

établir une planification pluriannuelle des gros projets immobiliers à l'étranger tout en garantissant l'équilibre entre recettes et dépenses liées à ces projets.

 

Diriger et coordonner l'exécution des projets immobiliers du SPF Affaires étrangères à l'étranger (rénovations, constructions, ventes, achats, locations de résidences et de chancelleries)

afin de

disposer d'un réseau de postes performant et d'une infrastructure compétitive, adaptés et conformes aux normes en la matière.

 

Finalités
En tant que
chef de direction
    diriger et coordonner les missions des trois directions de la logistique

afin de

    atteindre les objectifs fixés aux directions (éxécution des missions dans le respect des délais, de la qualité, de l'environnement, du budget, etc.)

 

Exemples de tâches
  • répondre aux demandes de projets émanant de la hiérarchie, de l'administration et des postes
  • prendre des décisions en matière d'objectifs opérationnels
  • traduire la stratégie à un niveau opérationnel, fixer les priorités et augmenter constamment l'efficacité de la direction
  • mettre en place le système de planification des projets et en vérifier le bon déroulement
  • contrôler régulièrement la bonne exécution des projets et des tâches confiées aux services de la direction

 

En tant que
dirigeant / coach
    diriger, motiver et évaluer une équipe de directeurs, de chefs de services et d'agents au sein des trois directions de la logistique

afin de

    d'assurer la motivation, les compétences et la performance des collaborateurs et faciliter le bon fonctionnement de la direction générale

 

Exemples de tâches
  • évaluer le fonctionnement de tous les chefs de service
  • obtenir la collaboration des et entre les collaboarateurs
  • contribuer au développement d'une culture d'organisation pour la communication, l'initiative et la créativité
  • prévoir la possibilité de soutien permanent et de formation
  • encadrer et conseiller les collaborateurs du département

 

En tant que
conseiller stratégique
    déterminer les objectifs stratégiques en collaboration avec le directeur d'encadrement

afin de

    fixer le cadre dans lequel les différents services et collaborateurs de la direction doivent réaliser leurs objectifs opérationnels

 

Exemples de tâches
  • déterminer les objectifs et donner la priorité à des actions de la direction (déterminer, entre autres, la politique et la stratégie immobilière et mobilière) et en assumer la responsabilité
  • corriger les objectifs et priorités sur la base d'idées originales innovantes et du développement de nouveaux concepts
  • l'introduction de nouvelles procédures et méthodes de travail
  • l'encadrement et l'encouragement de processus de rénovation et de changement
  • participer à la réunion de staff et éventuellement aux réunions du comité de direction

 

En tant que
responsable budgétaire
    veiller à planifier et à conserver un équilibre budgétaire lors de l'examen des besoins prioritaires

afin de

    garantir la finalité stratégique du master plan et de la politique de gestion de l'infrastructure immobilière et mobilière

 

Exemples de tâches
  • planifier le budget du master plan et des autres projets immobiliers et mobiliers
  • réévaluer les priorités financières en collaboration en collaboration avec kles gestionnaires de dossiers, les autres directions et les postes à l'étranger
  • négocier l'aspect fiancieravec les autres SPF et les entités fédérées (désireux d'être présents dans nos postes à l'étranger)
  • négocier avec le SPF Budget et Contrôle de la Gestion

 

En tant que
coordinateur
    mener une gestion du patrimoine immobilier qui tienne compte des éléments énergétiques, environnementaux, ainsi que des aspects sécuritaires

afin de

    améliorer progressivement le rendement énergétique et les performances environnementales ainsi que les standards de sécurité de notre parc immobilier en Belgique et à l'étranger

 

Exemples de tâches
  • implanter une politique environnementale de groupe et des systèmes structurés (EMAS - Environmental Management and Audit Scheme-, ISO -International Standards organization- , OHSAS -Occupational Health and Safety Assessment Series )
  • revoir et élaborer périodiquement la politqiue environnementale sur base d'audit, de suivi et d'analyse d'indicateurs
  • disposer d'une information à jour et fiable sur la sécurité dans les pays hôtes des postes et développer à cette fin un réseau de contacts avec d'autres SPF et d'autres Etats

 

En tant que
expert / spécialiste
    donner des avis, faire des recommandations et évaluer les risques budgétaires et opérationnels de la gestion du patrimoine immobilier et mobilier

afin de

    favoriser un fonctionnement optimal du département

 

Exemples de tâches
  • donner des avis et participer aux négociations d'importants contrats
  • mener une enquête stratégique sur les principaux besoins en matière de patrimoine immobilier et mobilier
  • faire des propositions d'amélioration pour la gestion du patrimoine immobilier et mobilier
  • actualiser poursuivre le développement des connaissances nécessaires et fonctionner comme point de référence dans le domaine de l'expertise

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

management

décisions

par lettre, e-mail ...

quotidien

autres services publics fédéraux

législation (loi, AR, AM,...)

par lettre, e-mail ...

ad hoc

autres services publics fédéraux

questions écrites

par lettre, e-mail ...

ad hoc

fournisseur /entreprises

conseil oraux

réunion, groupe de pilotage

ad hoc

organisations/entreprises

questions écrites

par lettre, e-mail ...

ad hoc

ambassade et consulats

questions orales/écrites

informel / par e mail

ad hoc

Entreprises / architectes

questions écrites

par lettre, e-mail ...

ad hoc

collaborateurs

conseils oraux

contact personnel

ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

management

conseils écrits

par lettre, e-mail ...

ad hoc

management

questions écrites

par lettre, e-mail ...

ad hoc

management

législation (loi, AR, AM,...)

par lettre, e-mail ...

ad hoc

autres services publics fédéraux

questions écrites

en tant que dossier

mensuel

autres services publics fédéraux

questions orales

informel

ad hoc

collaborateurs

conseils oraux

réunion, groupe de pilotage

hebdomadaire

collaborateurs

questions écrites

par e-mail

ad hoc

ambassades et consulats

questions écrites

par lettre, e-mail ...

ad hoc

ambassades et consulats

décisions

par lettre, e-mail ...

ad hoc

fournisseurs / architectes

questions écrites

par lettre, e-mail ...

ad hoc

fournisseurs / architectes

questions orales

réunion, groupe de pilotage

ad hoc

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

Le Pésident du Comité de direction,

Le Directeur d'Encadrement P&O

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • organisation des trois directions de la Logistique
  • son emploi du temps
  • organisation des missions qui lui sont confiées
  • prises de contact avec des sources d'informations (ambassades, architectes, consultants,...)
  • négociation avec différents interlocuteurs (architectes, fournisseurs, autres SPF,...)

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • approbation du Master plan par le Ministre des Affaires étrangères
  • approbation des projets repris dans le Master plan
  • missions à l'étranger

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • très bonne connaissance des lois coordonnées sur la comptabilité de l'Etat
  • très bonne connaissance des lois relatives aux marchés publics
  • connaissance très approndie en matière de permis d'urbanisme
  • très bonnes connaissances en matière de permis d'environnement
  • connaissances approfondies en technique de management et de Communication et de développement des compétences
  • connaissance très approfondie de la structure et de la culture de l'Institution
  • très bonne connaissance des techniques de négociation

 

Quelles innovations
  • en matière de procédure et de processus
  • concernant la planification budgétaire du Master plan

 

Sur base de quel cadre de référence

 

Profil de compétences génériques

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