Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV104

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

Diriger et coordonner les activités d'un service chargé de la gestion des dossiers consulaires

afin de

veiller à la bonne application de la réglementation belge en matière consulaire et au respect des engagements internationaux souscrits par la Belgique (notamment dans le cadre du Benelux, de Schengen, de l'Union européenne et des Nations Unies).

 

Organiser et gérer les ressources humaines du service

afin de

assurer son bon fonctionnement.

 

Superviser la suite réservée aux dossiers

afin de

garantir que les dossiers soient traités de manière rapide et adéquate.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

définir les objectifs et les priorités du service

afin de

mener à bien les tâches confiées par la hiérarchie

 

Exemples de tâches

• définir une vision des priorités du service

• superviser les activités et décider des réorientations nécessaires

• répartir le travail et en suivre l'exécution

• donner des directives claires et des objectifs précis

 

En tant que

coach

encadrer et conseiller les collaborateurs du service

afin de

contribuer au développement des collaborateurs

 

Exemples de tâches

• encadrer les nouveaux collaborateurs et expliquer les procédures

• accompagner les collaborateurs et formuler un feedback constructif au sujet de leur fonctionnement

• formuler des propositions de formation continue des collaborateurs

• veiller au développement d'un esprit d'équipe au sein du service

 

En tant que

expert/spécialiste

fournir aux collaborateurs une information détaillée et un avis pointu dans un ou plusieurs secteurs des Affaires consulaires

afin de

garantir une approche efficiente des dossiers traités au sein du service

 

Exemples de tâches

• améliorer sa propre expertise et en faire profiter les collaborateurs et la hiérarchie

• entretenir des contacts privilégiés avec les acteurs du domaine

• évaluer l'impact sur les activités, analyser, synthétiser les informations relatives au domaine traité

• analyser les activités du service et faire des propositions d'amélioration

 

En tant que

coordinateur

coordonner la diffusion de l'information au sein de son propre service et des autres services de la DGC, vers les autres directions du SPF Affaires étrangères et vers les acteurs extérieurs (postes diplomatiques à l'étranger, partenaires officiels, avocats…)

afin de

informer de manière adéquate ses collaborateurs, les autres services de la direction et les acteurs extérieurs et de stimuler des synergies

 

Exemples de tâches

• faire circuler l'information de façon adéquate au niveau interne et externe

• organiser des réunions de coordination avec les acteurs internes et externes

• être disponible comme personne de contact du service

• maintenir un réseau de contacts

• consolider et multiplier les contcats nationaux et internationaux

 

En tant que

superviseur

superviser le suivi des dossiers

afin de

garantir la qualité et l'efficacité du service au client

 

Exemples de tâches

• superviser la rédaction des instructions concernant une ou plusieures matières consulaires

• traiter les questions pointues relatives aux matières consulaires en fonction de la réglementation en vigueur

• répondre à toute demande relative aux matières consulaires(demandes émanant de nos postes à l'étranger, de particuliers, d'avocats, de partenaires, du médiateur fédéral, d'autres autorités belges…)

• superviser la correspondance qui entoure les demandes

 

En tant que

représentant

participer à des réunions nationales ou internationales pouvant porter sur la négociation d'accord dans le domaine consulaire

afin de

représenter et de défendre la position de la Direction générale des Affaires consulaires, du SPF Affaires étrangères ou du Royaume de Belgique dans les matières consulaires

 

Exemples de tâches

• préparer et défendre la position du département (de la Belgique s'il s'agit de réunions internationales) en fonction de la réglementation en vigueur

• participer à l'élaboration de la réglementation nationale ou Shengen dans certaines matière consulaires

• rédiger ou participer à la rédaction du rapport de la réunion

• faire des recommandations aux autorités administratives et/ou politiques

• organiser des réunions de débriefing ou veiller à la diffusion des résultats de la réunion

 

En tant que

expert

analyser et interpréter les informations relatives à un ou plusieurs thèmes consulaires

afin de

de fournir aux collaborateurs des avis détaillés

 

Exemples de tâches

• rechercher et rassembler de la documentation relative à certains domaines consulaires

• analyser et interpréter des documents

• formuler des avis

• apporter sa collaboration à la préparation de notes stratégiques, des documents politiques générales et à des discours du Ministre

• suivre en permanence l'évolution dans un certain domaine et en faire rapport

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

s'informer des évolutions des questions consulaires dans les instances nationales et internationales

afin de

garantir un service de qualité et performant en tenant compte de l'évolution récente de la réglementation ou des nouvelles technologies dans ces domaines

 

Exemples de tâches

• prendre connaissance des (nouvelles) réglementations (

• consulter les publications spécialisées et les sites internet, et participer à des séminaires ou à des formations sur les nouvelles techniques utilisées (ex: pour la délivrance des visas)

• particper aux réunions de spécialistes

• organiser et ou donner une foramtion relative à la matière consulaire aux collaborateurs de la direction

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
représentation permanente auprès de l'UE + postes diplomatiques	questions, rapports et analyses	e-mail ...	quotidien
management	questions écrites et orales, rapports	par notes, e-mail ...	quotidien
autres services publics fédéraux	rapports et analyses	par lettre, e-mail ...	quotidien
management	décisions	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
autres services publics fédéraux	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
Postes diplomatiques	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
particuliers/citoyens	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
particuliers/citoyens	questions orales	informel	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
représentation permanente auprès de l'UE + postes diplomatiques	travaux de coordination	oral et écrit	quotidien
management	informations	oral et écrit	quotidien
autres services publics fédéraux	travaux de coordination	oral et écrit	quotidien
postes diplomatqiues	décisions	en tant que dossier	ad hoc
particuliers/citoyens	conseils oraux	informel	ad hoc
particuliers/citoyens	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Président : N; Directeur général de la DGC : N-1, le conseiller général de la direction

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation du planning de son travail

• l'organisation de réunions avec des contacts internes et externes au département

• la façon dont les diverses négociations sont menées lors de l'élaboration de la réglementation en matière de visas

• l'organisation de réunions de service

• l'organisation de son service

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• l'organisation de missions à l'étranger

• l'engagement de personnel supplémentaire et de remplacement

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la règlementation des différents secteurs consulaires

 

Quelles innovations

• proposition d'amélioration de textes règlementaires en fonction des activités suivies par le gestionnaire

• proposition d'amélioration en ce qui concerne l'efficacité des activités suivies par le gestionnaire

 

Sur base de quel cadre de référence

• plan de management de la DGC et de la hiérarchie

• plans d'actions annuels du service

• les cercles de développement

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.