Adviseur dossiers consulaire zaken - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DBV104
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)
Doel van de functie
Het leiden en coördineren van de dienst die belast is met de consulaire dossiers
teneinde
toe te zien op de correcte toepassing van de Belgische reglementering aangaande de consulaire materies en de naleving van de internationale verbintenissen die België heeft ondertekend (in het bijzonder in het kader van de Benelux, Schengen, de Europese Unie en de Verenigde Naties).
De human ressources van de dienst organiseren en beheren
teneinde
de goede werking van de dienst te verzekeren.
De opvolging van de dossiers superviseren
teneinde
te verzekeren dat deze dossiers op een snelle en adequate wijze worden behandeld.
Resultaatgebieden
Alsleidinggevendede doelstellingen en prioriteiten van de dienst bepalen
teneinde
de taken die door de hiërarchie zijn toevertrouwd, tot een goed einde te brengen
Voorbeelden van taken
- de prioriteiten van de dienst bepalen
- de activiteiten superviseren en beslissingen nemen omtrent de noodzakelijke heroriënteringen
- het werk verdelen en de uitvoering ervan opvolgen
- duidelijke richtlijnen geven en nauwkeurige doelstellingen
Alscoachde medewerkers van de dienst omkaderen en begeleiden
teneinde
bij te dragen tot hun ontwikkeling
Voorbeelden van taken
- de nieuwe medewerkers begeleiden en de procedures uiteenzetten
- begeleiden van de medewerkers en een constructieve feedback formuleren omtrent hun werkwijze
- voorstellen formuleren omtrent permanente opleidingen van de medewerkers
- toezien op de ontwikkeling van de groepsgeest binnen de dienst
Alsdeskundige/specialistaan de medewerkers gedetailleerde informatie en duidelijke raadgeving inzake een of verschillende materies van de consulaire zaken verstrekken
teneinde
een doeltreffende benadering te verzekeren van de dossiers die in de schoot van de dienst worden behandeld
Voorbeelden van taken
- de eigen expertise verbeteren ten gunste van de medewerkers en de hïërarchie
- geprivilegeerde contacten onderhouden met de betrokken actoren
- de impact op de activiteiten evalueren, analyseren, de informatie samenvatten met betrekking tot het betrokken domein
- analyseren van de dienstactiviteiten en voorstellen ter verbetering formuleren
Alscoördinatorde verspreiding coördineren van de informatie in de schoot van de eigen dienst en van de andere diensten van de DGC en naar de andere directies van de FOD Buitenlandse Zaken, de vertegenwoordigingen in het buitenland en de externe actoren (officiële partners, advocaten etc.)
teneinde
de medewerkers, de andere diensten van de directie en de externe actoren op een adequate manier in te lichten en synergieën te stimuleren
Voorbeelden van taken
- informatie op een adequate manier verspreiden op intern en extern niveau
- coördinatievergaderingen organiseren met de interne en externe actoren
- beschikbaar zijn als contactpersoon van de dienst
- een netwerk van contacten onderhouden
- de nationale en internationale contacten versterken en uitbreiden
Alssupervisorde opvolging van de dossiers superviseren
teneinde
te waken over de dienstverlening aan de klant
Voorbeelden van taken
- superviseren van het redigeren van de instructies betreffende een of meerdere consulaire domaines
- behandelen van specifieke vragen omtrent de consulaire materies in overeenstemming met de van krachtzijnde reglementeringen
- antwoorden op alle vragen omtrent de consulaire materies (vragen die afkomstig zijn van de buitenlandse posten, particulieren, advocaten, partners, federale bemiddelaar, andere Belgische autoriteiten)
- superviseren van de correspondentie betreffende de aanvragen
Alsvertegenwoordigerdeelnemen aan nationale en internationale vergaderingen die betrekking hebben op de onderhandeling van akkoorden in het consulaire domein
teneinde
het standpunt op het vlak van de consulaire materies van de Directie-generaal van de Consulaire Zaken, van de FOD Buitenlandse Zaken of het Koninkrijk België te vertolken en te verdedigen
Voorbeelden van taken
- verdedigen van de positie van het departement ( van België, indien het internationale vergaderingen betreft) conform de van krachtzijnde wetgeving
- deelnemen aan de uitwerking van de nationale of Shengen reglementering wat somige consulaire materies betreft
- opstellen of deelnemen aan het opstellen van het vergaderverslag
- aanbevelingen geven aan de administratieve en/of politieke autoriteiten
- organiseren van debriefing vergaderingen of waken over de verspreiding van de vergaderingsresultaten
Alsdeskundigeanalyseren en interpreteren van informatie m.b.t. een of meerdere consulaire thema's
teneinde
gedetailleerd advies te kunnen verstrekken aan de medewerkers
Voorbeelden van taken
- opzoeken en verzamelen van documentatie m.b.t. bepaalde consulaire thema's
- analyseren en interpreteren van documenten
- verlenen van medewerking aan de voorbereiding van strategische nota's, beleidsdocumenten en ministeriële toespraken
- permanent opvolgen van de evolutie in een welbepaald domein en hierover rapporteren
Alskennisbeheerderzich op de hoogte stellen van de evolutie van de consulaire problematiek op het vlak van de nationale en internationale instellingen
teneinde
verzekeren van een kwaliteitsvolle dienstverlening rekening houdend met de evolutie van de hedendaagse wetgeving of met de nieuwe technologieën binnen deze branches
Voorbeelden van taken
- kennis nemen van de (nieuwe) reglementeringen
- consulteren van gespecialiseerde publicaties en internetsites, deelnemen aan seminaries of aan opleidingen omtrent nieuwe technieken die worden gebruikt (bvb:voor de aflevering van de visas)
- deelnemen aan vergaderingen van specialisten
- opleiding organiseren en of geven aan de medewerkers van de directie m.b.t. consulaire materie
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
permanente vertegenwoordiging bij de EU + diplomtieke posten
|
schriftelijke vragen, verslagen en analyses
|
e-mail ...
|
dagelijks
|
management
|
schriftelijke vragen en mondeling, verslagen
|
per nota's, e-mail ...
|
dagelijks
|
andere federale overheidsdiensten
|
verslagen en analyses
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
management
|
beslissingen
|
per brief, e-mail ...
|
wekelijks
|
andere federale overheidsdiensten
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
wekelijks
|
Diplomatieke posten
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
particulieren/burgers
|
mondelinge vragen
|
informeel
|
dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
permanente vertegenwoordiging bij de EU + diplomtieke posten
|
coordination vergaderingen
|
schriftelijke et mondeling
|
dagelijks
|
management
|
informatie
|
schriftelijke et mondeling
|
dagelijks
|
andere federale overheidsdiensten
|
coordination vergaderingen
|
schriftelijke et mondeling
|
dagelijks
|
diplomatieke posten
|
beslissingen
|
als dossier
|
ad hoc
|
particulieren/burgers
|
mondelinge adviezen
|
informeel
|
ad hoc
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke adviezen
|
als dossier
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de voorzitter: N; de directeur-generaal van de DGC: N-1, de adviseur generaal van de directie
De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de organisatie van zijn/haar werkplanning
- de organistie van vergaderingen met interne en externe contacten van het departement
- de manier waarop verschillende onderhandelingen worden geleid tijdens de uitwerking van de visareglementering
- de organisatie van de dienstvergaderingen
- de organisatie van de dienst
De functie moet autorisatie vragen voor
- de organisatie van zendingen naar het buitenland
- de aanvullende personeelsaanwerving en vervanging
Impact
Totaal werkbudget entiteit
1.223.389.000
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de reglementering van de verschillende consulaire domeinen
Welke vernieuwingen
- voorstel tot verbetering van de reglementaire teksten in functie van de activiteiten opgevolgd door de beheerder
- voorstel tot verbetering van de efficiëntie van de activiteiten opgevolgd door de beheerder
Gebaseerd op welk referentiekader
- managementplan van de DGC en de hiërarchie
- jaarlijks actieplan van de dienst
|