Identification de la fonction

Code de la fonction : DCO100

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)

Raison d'être de la fonction

Diriger, coordonner et gérer les activités du service chargé d'assurer la gestion des archives et l'accessibilité aux documents à caractère historique produits par les services internes au SPF et par les postes diplomatiques et consulaires belges à l'étranger

afin de

mettre les informations nécessaires à la disposition des collaborateurs du SPF ou de l'organisation, des utilisateurs externes ou du management .

 

Finalités

En tant que

expert archiviste

développer une politique d'archivage afin de veiller à assurer la conservation de la documentation à caractère historique produite par les collaborateurs (services internes et postes diplomatiques et consulaires belges à l'étranger) du SPF Affaires étrangères

afin de

pouvoir disposer d'un système d'archivage performant et répondant aux besoins spécifiques des Affaires étrangères en vue de pouvoir mettre les archives à disposition dans l'organisation de telle sorte que les collaborateurs puissent se baser sur des documents utilisables et corrects

 

Exemples de tâches

• s'informer de manière permanante sur les systèmes et techniques d'archivages dans le but de garantir un support adéquat à l'utilisation des informations (DVD, papier, CD-ROM, etc.)

• veiller à la conservation et à l'entretien de ces informations

• proposer des techniques modernes de conservation de la documentation

• élaborer une structure d'archivage et mettre sur pied, fonctionnellement, les activités du service, en accord avec la stratégie d'archivage

 

En tant que

expert

participer aux réunions de la commission diplomatique

afin de

de déterminer quels documents ayant entre 30 et 50 ans peuvent être accessibles aux publics

 

Exemples de tâches

• des travaux de recherche scientifique

• analyse du niveau de confidentialité des documents

• analyse de la valeur historique des documents

• prise de décision quant à la mise à dispotion des documents

 

En tant que

responsable

coordonner les activités des collaborateurs des différents services des archives

afin de

garantir l'efficacité de l'archivage et de la gestion des documents

 

Exemples de tâches

• répartir le travail parmi les collaborateurs des services

• coordonner les tâches et accroître l'efficience du travail

• fournir un feed-back sur l'exécution de la politique et procéder à une évaluation du fonctionnement du service

• élaborer un plan stratégique cohérent par rapport à la structure d'archivage, à l'infrastructure concernant l'archivage, à la gestion dynamique de documents, à la sélection d'archives, à l'ouverture d'archives, etc.

• soumettre le plan stratégique à l'approbation de l'administration, à l'archiviste

 

En tant que

coach

guider, accompagner et motiver les collaborateurs

afin de

garantir un service efficient et optimal grâce au suivi et au développement de chaque collaborateur

 

Exemples de tâches

• accompagner les membres du personnel dans l'élaboration de leur carrière

• stimuler les collaborateurs grâce à des entretiens ciblés

• favoriser les échanges interdépartementaux, ainsi que veiller à une communication de qualité et d'un flux d'informations

• créer un climat de travail optimal

• suivre et guider les collaborateurs

 

En tant que

gestionnaire d'informations

s'assurer que toutes les informations pertinentes pour le SPF Affaires étrangères soient répertoriées et classée

afin de

les rendre disponibles et accessibles pour l'utilisateur

 

Exemples de tâches

• classer l'information pertinente

• gérer les différentes banques de données

• apporter des améliorations dans la façon de documenter et de classer

• organiser la salle de lecture

• faire encoder les données et contrôler les données introduites

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

acquérir et maintenir des connaissances actualisées dans les domaines traités

afin de

garantir la conformité du service fourni aux évolutions actuelles pour ce qui concerne l'information délivrée

 

Exemples de tâches

• participer aux groupes de travail inter-archivistes, colloques, congrès en Belgique et à l'étranger

• suivre les évolutions informatiques dans la gestion d'informations

• analyser la littérature et les différents médias

• dépouiller et exploiter la documentation appropriée

• collaborer avec les autres services au sein et en dehors de l'organisation

 

En tant que

formateur

sensibiliser et former les collaborateurs en matière de manipulation et de conservation des documents

afin de

permettre une méthode d'archivage uniforme et adéquate, et garantir ainsi la durabilité des informations

 

Exemples de tâches

• donner des formations sur les moyens de conservation (p.ex. : carton non-acide)

• veiller à la sensibilisation en matière d'équipements des locaux d'archivage

• identifier les besoins de formation

 

En tant que

conseiller

formuler des avis et des recommandations pour le management sur les outils et supports d'information pour la conservation

afin de

garantir un service de qualité optimal dans la mise à disposition de l'information

 

Exemples de tâches

• collaborer avec les départements informatiques pour développer des programmes adéquats

• conseiller les responsables dans l'automatisation de l'accès à l'information

• conseiller les responsables sur les supports de diffusion de l'information

• fournir un avis concernant la pertinence des achats

• traiter les demandes de recherches (par poste, courrier électronique, etc.)

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
particuliers/citoyens	questions écrites et orales	par lettre, e-mail	hebdomadaire
autres services publ. féd.	questions écrites et orales, matériel didactique, rapports d'études	par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier	quotidien
organisations/entreprises	questions écrites et orales, matériel didactique, rapports d'études	par lettre, e-mail, accord formel	quotidien
collègues	questions écrites et orales, matériel didactique, rapports d'études	purement informel, par lettre, e-mail	quotidien
organisations/entreprises	législation (loi, AR, AM,...)	réunion, groupe de pilotage	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
particuliers/citoyens	conseils écrits et oraux, matériel didactique, rapports d'études	par lettre, e-mail, sous forme d'un dossier	quotidien
autres services publ. féd.	conseils écrits et oraux, matériel didactique, rapports d'études	par lettre, e-mail, sous forme d'un dossier	hebdomadaire
organisations/entreprises	conseils écrits et oraux, matériel didactique, rapports d'études	par lettre, e-mail, sous forme d'un dossier	quotidien
collègues	conseils écrits et oraux, matériel didactique, rapports d'études	par lettre, e-mail, sous forme d'un dossier	quotidien
autres niveaux de pouvoir

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur de la Direction Presse et Communication

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organiser et coordonner les différents services des archives

• déterminer les objectifs pratiques et les objectifs stratégiques des services des archives

• organisation de son travail

• répartition des tâches parmi les collaborateurs et définition de priorités

• choix des outils de conservation de l'information

• choix des documents qui doivent être archivés

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• dépenses budgétaires

• participation aux colloques externes

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

néant

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• directives internes sur la durée de conservation des archives

• droit d'auteur

• réglements internes sur l'accessibilité et la diffusion des documents

 

Quelles innovations

• en tant qu'expert faire des proppositions d'utilisation de nouvelles techniques d'encodage et de conservation (numériques, photographiques, etc.) afin de rendre le meilleur service aux clients

• innovations dans le conditionnement des archives (locaux adéquats)

• proposer des adaptations aux règlements internes d'accessibilité des documents et ouvrages afin de les protéger

 

Sur base de quel cadre de référence

• formation personnelle

• échanges nationaux et internationaux

• brochures spécialisées

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.