Attaché Program Management Office (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DPO090
Niveau: A
Classe : A1 Famille de fonctions : Experts support à l'organisation Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
Faire office de point d'appui interne et de guide pour le propiétaire interne du processus (maître d'oeuvre / sponsor) et pour le réalisateur du projet (manager de projet / chef de projet)
afin de
soutenir de manière méthodique les initiatives prises en vue de réaliser le projet de changement au sein du SPF pour atteindre les résultats escomptés
Le coaching et le développement de managers de programme et de chefs de projet ainsi que le coaching ad hoc des consultants PMO (rôles)
afin de
soutenir méthodiquement les participants au trajet de changement au sein du SPF Finances.
Finalités
En tant queconseiller interneFournir un soutien logistique, informatif et coordonnateur au manager de programme / chef de projet, à l'équipe de projet et aux personnes directement intéressées
afin de
réaliser les objectifs et les résultats du programme / projet, de manière effective et efficace
Exemples de tâches
- Soutenir et coacher les managers de programme et les chefs de projet dans toutes les phases du programme / projet
- Collecter, traiter et mettre à disposition les informations utiles pour parcourir toutes les phases du programme / projet
- Exécuter la procédure de rapportage, assurer le suivi des processus de gestion afin de respecter le programme / projet
- Tester et communiquer le plan de programme / de projet (soumettre le plan de programme aux stakeholders du programme (services d'encadrement , management de ligne concerné... + apporter des adaptations où cela s'avère nécessaire))
- Recommander certaines corrections
En tant queexpert/spécialisteFixer et exécuter des adaptations méthodologiques, dégager des questions prioritaires, anticiper les risques et proposer des solutions, contrôler la documentation, ...
afin de
accompagner les intéressés dans l'approche du projet
Exemples de tâches
- Surveiller la consolidation des résultats obtenus en définissant des méthodes et des techniques, en documentant le processus, en archivant des rapports, en évaluant les progrès et par des périodes d'apprentissage, en renforçant les connaissances et les compétences collectives des membres de l'équipe de projet.
- Elaborer une 'approche sur mesure' pour le suivi du programme / projet (parfaire les processus de gestion et leurs procédures, leurs règles et leurs standards, afin de les conformer aux besoins spécifique de suivi du programme / projet)
- Adapter les processus de suivi et de rapportage où cela s'avère nécessaire (proposer et apporter des adaptations aux objectifs, au déroulement du processus, à la méthodologie, aux instruments, aux délivrables, aux éléments mesurables, aux processus de rapportage, ...)
En tant quecoordinateurEtablir des contacts avec tous les intervenants du programme / du projet au sein de l'organisation,
afin de
coordonner l'exécution des différents aspects au sein de la méthodologie de projet
Exemples de tâches
- Assurer le suivi des rendez-vous, assurer le suivi de la procédure d'adjudication, ...
- Répercuter au comité de pilotage des projets / comité de pilotage du programme / Comité de Direction
- Intervenir au bon niveau lorsque le programme / projet a des ratés ou lorsqu'on s'écarte de la méthodologie, ...
- Initier et assurer le suivi des interactions entre les programmes et les projets
- Identifier tous les stakeholders (déterminer les stakeholders du programme, définir le rôle des différents stakeholders, définir les attentes de tous les stakeholders (intentions - intérêts - contributions), ...
En tant queexpert/spécialiste du changementStimuler la prise de conscience, l'acceptation, l'engagement et l'appropriation des initiatives de changement
afin de
faciliter l'implémentation du trajet de changement et stimuler le fonctionnement du projet au sein du SPF
Exemples de tâches
- exécuter des activités sur le plan communicatif, axées sur la réussite du programme / projet en collaborant à l'information de tous les intervenants au moyen d'informations pertinentes à caractère général
- fournir des explications sur les objectifs et l'approche
- établir un dévouement vis-à-vis du changement et détecter et désamorcer progressivement les résistances existantes
- dissiper les malentendus ou les opinions erronées
En tant quegestionnaire de connaissancesConsolider les résultats obtenus en définissant les méthodes et les techniques utilisées, en documentant le processus, en archivant des rapports, en évaluant les progrès et par des périodes d'apprentissage,
afin de
collecter, évaluer et utiliser dans le futur, les expériences acquises lors de l'exécution d'un programme / projet
Exemples de tâches
- Résumer et consolider les principaux éléments décrits dans l'approche du programme / projet (décrits dans les plans des processus de gestion, décrits dans le design du cadre de travail), formuler les besoins par rapport aux autres parties intéressées (services d'encadrement et/ou de ligne)
En tant quecoach / entraîneur / formateurEdifier et consolider personnellement de manière permanente les connaissances requises et les transmettre
afin de
atteindre les domaines de résultat mentionnés ci-dessus
Exemples de tâches
- Former des managers de programme et des chefs de projet (déterminer les besoins, définir des actions de formation, évaluer l'impact des actions de formation)
- Soutenir et coacher les managers de programme et les chefs de projet (déterminer les besoins, définir des actions (manuels, réseaux, forums pour l'échange des expériences, ...)
- Discuter des rôles et des responsabilités des consultants PMO (rôles) (déterminer les besoins en formation et en coaching, définir des actions et les exécuter, évaluer les résultats) + prévoir des périodes de feed-back
- Continuellement actualiser ses connaissances en management du changement et en méthodologie de projet par l'étude, en suivant des formations et en participant à des colloques
Positionnement
La fonction est dirigée par
Pour le SPF Finances, par le chef d’équipe « Support et suivi » du service d’encadrement PMO. La fonction assure la direction fonctionnelle d’un groupe de 10 à 50 personnes des niveaux A, B, C et D
Pour le SPF Justice
Du point de vue hiérarchique, la fonction est assistée par le Président.
Du point de vue fonctionnel, la fonction est assistée par le chef de service PMO.
Le titulaire de la fonction fait la navette entre tous les intervenants dans le fonctionnement du projet et du programme (un enchaînement d'activités visant à concrétiser le trajet de changement du SPF Finances), qui peut traverser différents services / piliers / entités et a de ce fait, à différents niveaux et dans différents services / piliers / entités, des contacts fonctionnels, organisationnels, d'accompagnement, motivants, informatifs, sans compétences disciplinaires ou hiérarchiques.
La fonction assure une direction fonctionnelle sur un groupe de 10 à 50 personnes des niveaux A, B, C et D
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
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