Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO090

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Faire office de point d'appui interne et de guide pour le propiétaire interne du processus (maître d'oeuvre / sponsor) et pour le réalisateur du projet (manager de projet / chef de projet)

afin de

soutenir de manière méthodique les initiatives prises en vue de réaliser le projet de changement au sein du SPF pour atteindre les résultats escomptés

 

Le coaching et le développement de managers de programme et de chefs de projet ainsi que le coaching ad hoc des consultants PMO (rôles)

afin de

soutenir méthodiquement les participants au trajet de changement au sein du SPF Finances.

 

Finalités

En tant que

conseiller interne

Fournir un soutien logistique, informatif et coordonnateur au manager de programme / chef de projet, à l'équipe de projet et aux personnes directement intéressées

afin de

réaliser les objectifs et les résultats du programme / projet, de manière effective et efficace

 

Exemples de tâches

• Soutenir et coacher les managers de programme et les chefs de projet dans toutes les phases du programme / projet

• Collecter, traiter et mettre à disposition les informations utiles pour parcourir toutes les phases du programme / projet

• Exécuter la procédure de rapportage, assurer le suivi des processus de gestion afin de respecter le programme / projet

• Tester et communiquer le plan de programme / de projet (soumettre le plan de programme aux stakeholders du programme (services d'encadrement , management de ligne concerné... + apporter des adaptations où cela s'avère nécessaire))

• Recommander certaines corrections

 

En tant que

expert/spécialiste

Fixer et exécuter des adaptations méthodologiques, dégager des questions prioritaires, anticiper les risques et proposer des solutions, contrôler la documentation, ...

afin de

accompagner les intéressés dans l'approche du projet

 

Exemples de tâches

• Surveiller la consolidation des résultats obtenus en définissant des méthodes et des techniques, en documentant le processus, en archivant des rapports, en évaluant les progrès et par des périodes d'apprentissage, en renforçant les connaissances et les compétences collectives des membres de l'équipe de projet.

• Définition du

• Elaborer une 'approche sur mesure' pour le suivi du programme / projet (parfaire les processus de gestion et leurs procédures, leurs règles et leurs standards, afin de les conformer aux besoins spécifique de suivi du programme / projet)

• Adapter les processus de suivi et de rapportage où cela s'avère nécessaire (proposer et apporter des adaptations aux objectifs, au déroulement du processus, à la méthodologie, aux instruments, aux délivrables, aux éléments mesurables, aux processus de rapportage, ...)

 

En tant que

coordinateur

Etablir des contacts avec tous les intervenants du programme / du projet au sein de l'organisation,

afin de

coordonner l'exécution des différents aspects au sein de la méthodologie de projet

 

Exemples de tâches

• Assurer le suivi des rendez-vous, assurer le suivi de la procédure d'adjudication, ...

• Répercuter au comité de pilotage des projets / comité de pilotage du programme / Comité de Direction

• Intervenir au bon niveau lorsque le programme / projet a des ratés ou lorsqu'on s'écarte de la méthodologie, ...

• Initier et assurer le suivi des interactions entre les programmes et les projets

• Identifier tous les stakeholders (déterminer les stakeholders du programme, définir le rôle des différents stakeholders, définir les attentes de tous les stakeholders (intentions - intérêts - contributions), ...

 

En tant que

expert/spécialiste du changement

Stimuler la prise de conscience, l'acceptation, l'engagement et l'appropriation des initiatives de changement

afin de

faciliter l'implémentation du trajet de changement et stimuler le fonctionnement du projet au sein du SPF

 

Exemples de tâches

• exécuter des activités sur le plan communicatif, axées sur la réussite du programme / projet en collaborant à l'information de tous les intervenants au moyen d'informations pertinentes à caractère général

• fournir des explications sur les objectifs et l'approche

• établir un dévouement vis-à-vis du changement et détecter et désamorcer progressivement les résistances existantes

• dissiper les malentendus ou les opinions erronées

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

Consolider les résultats obtenus en définissant les méthodes et les techniques utilisées, en documentant le processus, en archivant des rapports, en évaluant les progrès et par des périodes d'apprentissage,

afin de

collecter, évaluer et utiliser dans le futur, les expériences acquises lors de l'exécution d'un programme / projet

 

Exemples de tâches

• Résumer et consolider les principaux éléments décrits dans l'approche du programme / projet (décrits dans les plans des processus de gestion, décrits dans le design du cadre de travail), formuler les besoins par rapport aux autres parties intéressées (services d'encadrement et/ou de ligne)

 

En tant que

coach / entraîneur / formateur

Edifier et consolider personnellement de manière permanente les connaissances requises et les transmettre

afin de

atteindre les domaines de résultat mentionnés ci-dessus

 

Exemples de tâches

• Former des managers de programme et des chefs de projet (déterminer les besoins, définir des actions de formation, évaluer l'impact des actions de formation)

• Soutenir et coacher les managers de programme et les chefs de projet (déterminer les besoins, définir des actions (manuels, réseaux, forums pour l'échange des expériences, ...)

• Discuter des rôles et des responsabilités des consultants PMO (rôles) (déterminer les besoins en formation et en coaching, définir des actions et les exécuter, évaluer les résultats) + prévoir des périodes de feed-back

• Continuellement actualiser ses connaissances en management du changement et en méthodologie de projet par l'étude, en suivant des formations et en participant à des colloques

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	décisions	réunion, groupe de pilotage	quotidien
services d'encadrement/services de ligne du SPF propre	rapports, études, ...	en tant que dossier	ad hoc
managers de programme, chefs de projet	questions orales	contact personnel	quotidien
Consultants PMO Senior	conseils et décisions	rapportage feed-back	quotidien
autres serv. publ. féd.	conseils oraux	contact personnel	ad hoc
Collègues, collaborateurs et management	conseils oraux	informel	quotidien
séminaires, colloques, articles, publications, études	rapports, études, articles, publications, ...	pour information / formation	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	rapportage de progression	réunion, groupe de pilotage	quotidien
services d'encadrement/services de ligne du SPF propre	rapports, études, ...	en tant que dossier	ad hoc
managers de programme, chefs de projet	conseils écrits et oraux	contact personnel	quotidien
Consultants PMO Seniors	rapportage de progression	en tant que dossier	quotidien
autres serv. publ. féd.	conseils oraux	contact personnel	ad hoc
Collègues, collaborateurs et management	conseils oraux	informel	quotidien
séminaires, colloques, articles, publications, études	rapports, études, articles, publications, ...	pour information / formation	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Pour le SPF Finances, par le chef d’équipe « Support et suivi » du service d’encadrement PMO. La fonction assure la direction fonctionnelle d’un groupe de 10 à 50 personnes des niveaux A, B, C et D

Pour le SPF Justice
Du point de vue hiérarchique, la fonction est assistée par le Président.
Du point de vue fonctionnel, la fonction est assistée par le chef de service PMO.

Le titulaire de la fonction fait la navette entre tous les intervenants dans le fonctionnement du projet et du programme (un enchaînement d'activités visant à concrétiser le trajet de changement du SPF Finances), qui peut traverser différents services / piliers / entités et a de ce fait, à différents niveaux et dans différents services / piliers / entités, des contacts fonctionnels, organisationnels, d'accompagnement, motivants, informatifs, sans compétences disciplinaires ou hiérarchiques.
La fonction assure une direction fonctionnelle sur un groupe de 10 à 50 personnes des niveaux A, B, C et D

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• des adaptations à la méthodologie, avec, comme restriction, que ces adaptations ne modifient pas la procédure de suivi au point de compromettre une gestion cohérente de tous les programmes et projets

• des avis donnés aux managers de programme et aux chefs de projet pour les accompagner et les soutenir lorsqu'ils aident à réaliser les objectifs du programme / projet.

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• La fonction peut, au sein de la procédure d'escalation (problèmes techniques, problèmes liés aux personnes et/ou au matériel), intervenir en tant que soutien du manager de programme. Elle peut formuler des propositions, mais la décision finale appartient au manager de programme ou au Comité de direction.

• les conseils relatifs aux changements / adaptations au scope, donnés au management de programme et/ou au management de projet. Le scope a été déterminé par le maître d'oeuvre en concertation avec le manager de programme / chef de projet, et ces instances restent toujours compétentes et responsables en la matière.

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

Budget visant à soutenir la collecte et le traitement d'informations internes et externes (abonnements à des publications, part

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Aux directives et instructions développées en matière - de méthodologie de fonctionnement du programme et du projet au sein du SPF Finances, - d'objectifs des programmes et des projets tels qu'ils ont été définis dans le plan de réalisation du SPF Finances

 

Quelles innovations

• Rechercher et prendre, de manière permanente, des initiatives qui peuvent stimuler l'efficacité et la pertinence des activités dans le fonctionnement du programme et du projet par des adaptations dans la méthodologie et son application concrète.

 

Sur base de quel cadre de référence

• La réalisation des objectifs du service d'encadrement "PMO Stratégique & Communication".

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.