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Attaché A2 PMO (Program Management Office) - Adjoint du chef de service (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DPO003
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Adjoints stratégiques
Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
Assister le Chef de service de la cellule PMO (Project Management Office)
afin de
réaliser les programmes d'amélioration et introduire une culture par projet au sein du SPF.
Développer des outils d'organisation et de formation pour les Chefs de projet des programmes d'amélioration
afin de
contribuer à la réalisation efficace des différents projets et programmes d'amélioration mis en oeuvre au sein du SPF.
Finalités
En tant queadjoint au chef de service
- seconder le Chef de service de la cellule PMO
afin de
- réaliser la mise en oeuvre du projet des programmes d'amélioration dans sa globalité au sein du SPF
Exemples de tâches
- participer au développement de la méthodologie et de la planification des projets et veiller à leur exécution
- participer à l'analyse de la consistance et de la qualité des résultats
- développer, en collaboration avec le service TIC, des outils de gestion interne
- prendre en charge certaines activités en vue d'atteindre les objectifs demandés
En tant que
adjoint au chef de service
- pouvoir remplacer temporairement le Chef de service de la cellule PMO
afin de
- assurer la continuité des activités de la cellule
Exemples de tâches
- être le responsable de la cellule en cas d'absence de son chef, veiller à la bonne coordination des tâches de la cellule et superviser les collaborateurs
- exécuter les tâches quotidiennes du Chef de service et en assurer le suivi
- coordonner les interventions externes au profit des programmes et projets
- remplacer ou représenter le Chef de service lors des réunions internes et externes
- être disponible pour les sponsors et les Chefs de projet
En tant que
expert/spécialiste
- encadrer les Chefs de projet des différents programmes d'amélioration mis en oeuvre par le département
afin de
- assurer le suivi et le support nécessaire à l'implémentation concrète de chaque projet des programmes d'amélioration
Exemples de tâches
- développer des outils internes de gestion de projets pour assurer une mise en oeuvre optimale
- tenir des réunions de coordination régulières avec chaque Chef de projet
- participer au Helpdesk mis à la disposition des Chefs de projet
- organiser un réseau horizontal avec les directions d'encadrement P&O (Personnel et Organisation), B&CG (Budget et contrôle de la gestion) et TIC et les différents projets en cours
- développer et veiller à la mise à jour du site 'SharePoint' pour les équipes de projets
En tant que
coordinateur
- assurer l'encadrement des réunions ayant trait aux programmes d'amélioration, au sein du département
afin de
- sensibiliser la hiérarchie aux Programmes d'amélioration et à la gestion par projet
Exemples de tâches
- participer à la préparation des agendas et aux présentations lors des réunions de coordination (Comité de pilotage, Kern, PMO) et s'assurer du suivi des réunions
- participer à la rédaction des rapports des réunions de coordination
- assurer le secrétariat du Comité de pilotage et de diverses réunions dans le cadre des programmes d'amélioration
- surveiller la bonne prévision des moyens administratifs, budgétaires et en personnel nécessaires pour les projets
En tant que
personne-relais
- assurer la liaison entre le département et les intervenants externes
afin de
- obtenir des informations pertinentes et une contribution optimale de la part des ressources extérieures
Exemples de tâches
- assurer la liaison avec l'équipe de consultants externes
- entretenir des relations, avec le SPF P&O ou tout autre service, centrées sur les sujets traités (programmes d'amélioration, gestion de projet, etc.)
En tant que
gestionnaire de projet
- assurer la liaison avec le réseau des services extérieurs et veiller à leur sensibilisation
afin de
- inclure le réseau des services extérieurs dans les programmes d'amélioration et la gestion par projet
Exemples de tâches
- informer le personnel en matière de programmes d'amélioration et de gestion par projet
- impliquer concrètement le réseau des services extérieurs dans les programmes d'amélioration et en assurer le suivi
- créer les outils permettant de sensibiliser le réseau des services externes à ces problématiques
- prendre en compte les aspects des postes dans le développement et la tenue à jour du site intranet
- sensibiliser le personnel à une participation réelle et efficace des postes
En tant que
fonctionnaire d'information/expert-spécialiste
- (faire) transmettre les connaissances nécessaires au sein du SPF Affaires étrangères en matière de gestion par projet et en matière d'amélioration
afin de
- contribuer à développer une culture de gestion par projet et de développement de l'organisation, au sein du SPF
Exemples de tâches
- organiser des formations internes en gestion (projet, changement) à l'attention de groupes cibles (chefs de projet, promoteurs d'amélioration, Chefs de Service)
- préparer des notes de synthèse et d'intervention sur les programmes d'amélioration
- répondre aux lettres et aux demandes d'information sur les sujets traités
Positionnement
La fonction est dirigée par
Président : N
chef de service de la cellule PMO "Programmes d'amélioration" (BPR) : N-1
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.