Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO003

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Assister le Chef de service de la cellule PMO (Project Management Office)

afin de

réaliser les programmes d'amélioration et introduire une culture par projet au sein du SPF.

 

Développer des outils d'organisation et de formation pour les Chefs de projet des programmes d'amélioration

afin de

contribuer à la réalisation efficace des différents projets et programmes d'amélioration mis en oeuvre au sein du SPF.

 

Finalités

En tant que

adjoint au chef de service

seconder le Chef de service de la cellule PMO

afin de

réaliser la mise en oeuvre du projet des programmes d'amélioration dans sa globalité au sein du SPF

 

Exemples de tâches

• participer au développement de la méthodologie et de la planification des projets et veiller à leur exécution

• participer à l'analyse de la consistance et de la qualité des résultats

• développer, en collaboration avec le service TIC, des outils de gestion interne

• prendre en charge certaines activités en vue d'atteindre les objectifs demandés

 

En tant que

adjoint au chef de service

pouvoir remplacer temporairement le Chef de service de la cellule PMO

afin de

assurer la continuité des activités de la cellule

 

Exemples de tâches

• être le responsable de la cellule en cas d'absence de son chef, veiller à la bonne coordination des tâches de la cellule et superviser les collaborateurs

• exécuter les tâches quotidiennes du Chef de service et en assurer le suivi

• coordonner les interventions externes au profit des programmes et projets

• remplacer ou représenter le Chef de service lors des réunions internes et externes

• être disponible pour les sponsors et les Chefs de projet

 

En tant que

expert/spécialiste

encadrer les Chefs de projet des différents programmes d'amélioration mis en oeuvre par le département

afin de

assurer le suivi et le support nécessaire à l'implémentation concrète de chaque projet des programmes d'amélioration

 

Exemples de tâches

• développer des outils internes de gestion de projets pour assurer une mise en oeuvre optimale

• tenir des réunions de coordination régulières avec chaque Chef de projet

• participer au Helpdesk mis à la disposition des Chefs de projet

• organiser un réseau horizontal avec les directions d'encadrement P&O (Personnel et Organisation), B&CG (Budget et contrôle de la gestion) et TIC et les différents projets en cours

• développer et veiller à la mise à jour du site 'SharePoint' pour les équipes de projets

 

En tant que

coordinateur

assurer l'encadrement des réunions ayant trait aux programmes d'amélioration, au sein du département

afin de

sensibiliser la hiérarchie aux Programmes d'amélioration et à la gestion par projet

 

Exemples de tâches

• participer à la préparation des agendas et aux présentations lors des réunions de coordination (Comité de pilotage, Kern, PMO) et s'assurer du suivi des réunions

• participer à la rédaction des rapports des réunions de coordination

• assurer le secrétariat du Comité de pilotage et de diverses réunions dans le cadre des programmes d'amélioration

• surveiller la bonne prévision des moyens administratifs, budgétaires et en personnel nécessaires pour les projets

 

En tant que

personne-relais

assurer la liaison entre le département et les intervenants externes

afin de

obtenir des informations pertinentes et une contribution optimale de la part des ressources extérieures

 

Exemples de tâches

• assurer la liaison avec l'équipe de consultants externes

• entretenir des relations, avec le SPF P&O ou tout autre service, centrées sur les sujets traités (programmes d'amélioration, gestion de projet, etc.)

 

En tant que

gestionnaire de projet

assurer la liaison avec le réseau des services extérieurs et veiller à leur sensibilisation

afin de

inclure le réseau des services extérieurs dans les programmes d'amélioration et la gestion par projet

 

Exemples de tâches

• informer le personnel en matière de programmes d'amélioration et de gestion par projet

• impliquer concrètement le réseau des services extérieurs dans les programmes d'amélioration et en assurer le suivi

• créer les outils permettant de sensibiliser le réseau des services externes à ces problématiques

• prendre en compte les aspects des postes dans le développement et la tenue à jour du site intranet

• sensibiliser le personnel à une participation réelle et efficace des postes

 

En tant que

fonctionnaire d'information/expert-spécialiste

(faire) transmettre les connaissances nécessaires au sein du SPF Affaires étrangères en matière de gestion par projet et en matière d'amélioration

afin de

contribuer à développer une culture de gestion par projet et de développement de l'organisation, au sein du SPF

 

Exemples de tâches

• organiser des formations internes en gestion (projet, changement) à l'attention de groupes cibles (chefs de projet, promoteurs d'amélioration, Chefs de Service)

• préparer des notes de synthèse et d'intervention sur les programmes d'amélioration

• répondre aux lettres et aux demandes d'information sur les sujets traités

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	décisions	réunion, groupe de pilotage	mensuel
management	conseils oraux	contact personnel	quotidien
autres serv. publ. féd.	conseils oraux	réunion, groupe de pilotage	mensuel
autres serv. publ. féd.	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	conseils oraux	contact personnel	hebdomadaire
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
organisations/entreprises	questions orales	contact personnel	quotidien
autres services du SPF, collègues	questions écrites et orales	par lettre, e-mail ...	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	conseils oraux	contact personnel	hebdomadaire
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	questions orales	réunion, groupe de pilotage	mensuel
autres services du SPF, collègues	conseils oraux et écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	questions orales	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
organisations/entreprises	conseils oraux	contact personnel	quotidien
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
organisations/entreprises	décisions	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Président : N

chef de service de la cellule PMO "Programmes d'amélioration" (BPR) : N-1

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• réalisation des projets (implémentation des programmes d'amélioration) approuvés par le Comité de pilotage (Comité de Direction élargi) et/ou le Chef de service de la cellule des "Programmes d'amélioration" et tant que ces projets s'inscrivent dans le cadre défini (Budget ET Timing)

• réalisation d'outils de gestion de projet tant que ceux-ci s'inscrivent dans le cadre défini

• contacts avec le réseau des postes diplomatiques situés à l'étranger tant que ceux-ci s'inscrivent dans le cadre défini

• organisation de son travail

• organisation de réunions

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• modifier les projets validés

• réaliser les projets validés en dehors du cadre défini

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000 EUR

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. néant

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• plan de management du Président du Comité de direction

• cadre général du BPR

• décisions du Comité de direction

• instructions du SPF P&O

 

Quelles innovations

• introduire une culture du travail par projet au sein de l'institution

• méthodologie de l'implémentation des décisions et des projets d'amélioration

 

Sur base de quel cadre de référence

• mise à jour des plans opérationnels du Président et des managers des différentes directions générales et des directions d'encadrement

• conseils des consultants externes

• feedback des projets précédents

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.