Identification de la fonction

Code de la fonction : DLO285

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Soutenir et/ou représenter le Directeur du Service Logistique au niveau organisationnel, administratif et financier

afin de

garantir, conformément aux procédures en vigueur, une offre de services de qualité, cohérente, efficace et qui réponde aux besoins des collaborateurs de l’INAMI et qui leur permette de fonctionner de manière optimale;

 

Gérer l’achats de biens et de service pour les quatre sections de la Direction Logistique sur les plans techniques, organisationnels, administratif et financier conformément aux directives en vigueur (notamment dans le cadre des marchés publics), et en phase avec la politique globale d’achats développée au sein de l’INAMI (via l’application EPM)

afin de

afin de disposer des biens et services répondant aux besoins de la direction;

 

Coordonner la politique d’achats de biens et de service au sein de l’INAMI, sur le plan administratif

afin de

assurer la cohérence méthodologique et administrative de cette politique au sein des divers services « acheteurs » de l’Institut et de favoriser une approche véritablement professionnelle des activités d’achats;

 

Finalités

En tant que

adjoint de la Direction Logistique

soutenir et/ou suppléer le responsable de la direction logistique dans toutes les matières liées à cette même direction

afin de

assurer la continuité du service , de garantir le bon fonctionnement des différentes sections et la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels les concernant

 

Exemples de tâches

• Collaborer à l’élaboration d’objectifs stratégiques, concrétiser et réaliser les objectifs du plan opérationnel de la Direction Logistique dans le cadre du contrat d'administration

• Gérer les activités opérationnelles du Service en l'absence du Conseiller

• Représenter la direction du service (réunions, groupes de travail, fournisseurs, prestataires de services ...)

• En concertation avec le Conseiller, faire office de porte parole afin de refléter la position du Service sur les dossiers/problématiques gérées par la Direction Logistique

• Avoir une concertation régulière avec le Conseiller (responsable de la Direction) au sujet des activités du service, des projets en cours et futurs, des objectifs stratégiques et opérationnels, des dossiers complexes, des besoins organisationnels, matériels et humains

 

En tant que

chef de projet ou collaborateur de projet

développer, gérer et suivre divers projets (analyse et conseils sur les options politiques, développer des instruments de gestion (tableaux de bord, indcateurs), gestion électronique des achats, getion de stocks, contrats, marchés publics)

afin de

d'améliorer ou d'optimaliser les prestations du service Logistique

 

Exemples de tâches

• En concertation avec la hiérarchie, la direction, les services, déterminer et élaborer les projets à réaliser en tenant compte des besoins de l'INAMI et des différents services, du budget, du progrès technologique, des compétences des collaborateurs
  des exigences, etc.

• Coordonner l'exécution des projets (plan d'action, rapportage, ...)

• Résoudre les problèmes et escaler vers la hiérarchie dans le cas ou des adaptations au contenu ou aux délais seraient estimées nécessaires

• Rapporter l'état d'avancement du projet et les résultats à la hiérarchie, à la direction, aux collaborateurs, aux autres parties concernées

 

En tant que

coordinateur de la politique d'achats de l'INAMI

soutenir et conseiller les parties internes et externes (hiérarchie, direction, autres services, collaborateurs, fournisseurs) qui sont impliqués dans des achats, marchés publics (des biens et des services)

afin de

Assurer la cohérence de la politique d'achats au sein de la Direction Logistique et de manière plus large au sein de l'INAMI,

 

Exemples de tâches

• Assurer le respect et la cohérence des procédures d'achats menée au sein de la Direction Logistique et au sein de l'INAMI en concertation avec les interlocuteurs concernés (Direction Générale, Direction Finances, Services opérationnels et généraux)
  

• Fournir des renseignements corrects, donner des avis (oralement et par écrit), des propositions d'amélioration dans des délais raisonnables aux interlocuteurs internes/externes et faire rapport sur les résultats de la politique d'achats auprès de la direction

• Développer une politique concernant la collaboration avec le service central d'achat de l'ETAT et les autres IPSS afin de réaliser des synergies et développer un réseau nécessaire

• Négocier avec diverses parties dans le cadre des marchés publics : utilisateurs, fournisseurs, direction...
  

• Veiller à la cohérence des contrats, des cahiers de charges, des marchés publics, ... et des procédures à suivre

 

En tant que

expert

apporter son soutien aux services/collaborateurs de l'INAMI concernant des questions/problèmes logistiques, des marchés publics, etc.

afin de

garantir l'application correcte de la réglementation et procédures

 

Exemples de tâches

• Proposer des solutions appropriées, innovatrices, dans les matières logistiques et les transposer en accords et résultats concrets
  

• Rechercher, analyser et intégrer les informations nécessaires dans le traitement des dossiers (financiers et techniques relatifs aux études, projets, contrats, marchés publics) afin de formuler un avis clair et d'en discuter avec toutes les personnes intéressées

• Veiller à une application correcte et uniforme de la réglementation (ex. loi sur les marchés publics), des procédures au sein du propre domaine d'expertise, des contrats d'achat ou de location de biens et de services, etc.
  

• Apporter son soutien à l'élaboration de tous les documents administratifs, au processus décisionnel, au développement de relations de confiance avec des parties externes, au suivi de dossiers, etc.
  

• Formuler une réponse aux questions spécifiques liées aux missions, projets, etc. à l'attention du chef hiérarchique, de la direction, des clients internes, des acteurs externes
  

 

En tant que

gestionnaire

en soutien du Directeur Logistique collaborer à l'élaboration, la gestion et le suivi des budgets de fonctionnement de la direction« Logistique » ainsi que des divers projets

afin de

d'utiliser les moyens disponibles de manière judicieuse et optimale

 

Exemples de tâches

• Fixer des prévisions budgétaires et formuler des propositions fondées relatives au budget tant pour les achats que pour l'exécution de projets, en tenant compte des besoins de l'INAMI, et des objectifs et priorités des sections

• Suivre les dépenses et, au besoin, participer aux négociations en vue d'adapter les budgets alloués

• Effectuer des comparaisons de prix entre plusieurs produits, fournisseurs et qualités pour pouvoir opérer le meilleur choix, compte tenu des besoins et du rapport qualité/prix

• Approuver le paiement des factures, en concertation avec le Directeur

 

En tant que

médiateur

négocier avec les départements internes du Service Logistique, les autres services de l'INAMI, la direction et les fournisseurs externes

afin de

réaliser un plan opérationnel réaliste, qui répond aux objectifs et les projets de l'INAMI tenant compte des besoins, des moyens disponibles et du budget

 

Exemples de tâches

• Intercéder auprès de différentes parties internes et/ou externes et aider à trouver un bon compromis dans le cadre d'un besoin commun

• Étudier le marché et collecter les informations, la documentation nécessaires et les communiquer aux diverses parties associées aux négociations

• Négocier pour les différentes services de l'INAMI avec des fournisseurs externes en vue de conclure des contrats aux meilleures conditions possibles

• Suivre les avant-projets de contrats et rectifier au besoin au cours du processus

• Contrôler d'éventuels contrats de sous-traitance avec des sociétés d'entretien, des sociétés de maintenance, etc.

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

rassembler, stocker, gérer et mettre à disposition le plus d’informations et de connaissances utiles possible (sur les fournitures de bureau, la réglementation des marchés publics, la politique d’achat, la gestion électronique de données, la gestion du stock, la gestion des contrats… )en restant au courant des évolutions (techniques, organisationnelles, légales,…) et en communiquant et appliquant cette connaissance au sein de la direction et de l’INAMI

afin de

répondre aux contraintes réglementaires, disposer d'informations pertinentes pouvant être diffusées en interne, accroître sa propre expertise et son autonomie ainsi que celles des collaborateurs, collègues

 

Exemples de tâches

• Suivre et chercher de manière proactive des informations et de la documentation pertinentes liées au domaine et à l'environnement de travail

• Étudier la documentation et transmettre les informations et la connaissance utiles aux dirigeants, aux collaborateurs, aux collègues d'autres services de l'INAMI en organisant des formations internes, en rédigeant des notes internes, etc.

• Appliquer la connaissance acquise et optimaliser le fonctionnement et la prestation de services

• Gérer les flux de processus et les classements administratifs d'informations, de dossiers, etc. tant sur papier que par voie électronique

 

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	décisions	réunion, groupe de pilotage	quotidien
autres services publics f[...]	législation (loi, AR, AM,...)	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
organisations/entreprises	conseils écrits	contact personnel	hebdomadaire
autres services publics f[...]	décisions	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
management	conseils oraux	contact personnel	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc
management	conseils oraux	informel	ad hoc
organisations/entreprises	décisions	en tant que dossier	hebdomadaire
autres services publics f[...]	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres services publics f[...]	questions orales	contact personnel	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le conseiller de la direction logistique

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• soutenir et conseiller les parties internes et externes (hiérarchie, direction, autres services, collaborateurs, fournisseurs) pour toutes les matières liées à la politique d'achats

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• représenter la direction du service;

• décision finale concernant les achats de biens et de services;

• le contenu des procédures d'achats

• le budget de la Direction Logistique

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

120 000 000 Euros

 

Budget de travail propre

10 000 000 Euros (logistique)

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• toute la réglementation relative à la gestion des achats;

• la législation, les procédures liées aux Marchés Publics;

• les procédures internes et les best practices de l'administration fédérale liées à la gestion des Stocks;

• la gestion budgétaire au sein des IPSS (concepts financiers et comptables)

 

Quelles innovations

• le développement de procédures internes, outils, manuels...(conformes à la réglementation) liées à la gestion des Achats

• le développement de procédures internes, outils, manuels...(conformes à la réglementation) liées à la gestion des Stocks

• le développement de procédures internes, outils, manuels...(conformes à la réglementation) liées aux Marchés Publics

 

Sur base de quel cadre de référence

• à partir de la législation en vigueur (marchés publics, gestion budgétaire, politique d'achats...)

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.