Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO515

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Préparer, analyser et participer au suivi de la planification du personnel

afin de

Planifier efficacement les effectifs du personnel et gérer les mouvements du personnel dans les différentes directions.

 

Evaluer les ressources humaines et surveiller l'enveloppe du personnel

afin de

Vérifier quelle marge budgétaire existe, adapter les mouvements du personnel et assurer le suivi des budgets.

 

Finalités

En tant que

analyste

Analyser des informations qualitatives et quantitatives sur la planification du personnel

afin de

disposer de toutes les informations pour l'élaboration du plan du personnel et le suivi des mouvements du personnel.

 

Exemples de tâches

• Analyser des données qualitatives et quantitatives du personnel.

• Analyser les besoins des différentes directions.

• Faire des exposés sur le plan du personnel.

• Analyser des bonnes pratiques, expériences et tendances.

 

En tant que

contrôleur

Examiner les répercussions budgétaires du plan du personnel, des mouvements du personnel, des initiatives législatives et réglementaires (lois, AR, AM,...) ou autres

afin de

Pouvoir donner des avis.

 

Exemples de tâches

• Faire des monitorings des crédits du personnel.

• Analyser et assurer le suivi de l'exécution des budgets.

• Estimer l'impact budgétaire d'initiatives.

• Calculer la marge budgétaire des mouvements du personnel.

• Faire des rapports sur la gestion.

 

En tant que

dirigeant

Diriger le service traitement/l'appui budgétaire

afin de

Assurer le paiement correct des salaires, allocations, primes,...

 

Exemples de tâches

• Contrôler et valider des mutations comme l'ordonnateur.

• Coacher le personnel (donner des conseils sur la manière dont les tâches doivent être réamisées).

• Diriger le personnel aux fins d'une méthode de travail efficiente.

• Déterminer les priorités.

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

Suivre la législation et la réglementation relatives au budget et à l'enveloppe du personnel ainsi que leur application

afin de

Partager, gérer et mettre à disposition les informations pertinentes.

 

Exemples de tâches

• Transmettre et expliquer les nouveautés réglementaires aux collaborateurs ou aux services concernés.

• Soutenir différentes initiatives.

• Développer et entretenir les instruments d'analyse et de prévision adéquats.

• Suivre des formations.

 

En tant que

spécialiste

Donner un avis et surveiller la bonne application de la réglementation en vigueur concernant le plan du personnel, le recrutement et les sélections, les promotions, les mesures de compétence, les primes etc.

afin de

Garantir l'application objective de la réglementation à l'égard des membres du personnel du SPF Intérieur et donner le soutien nécessaire lors de la résolution des dossiers complexes.

 

Exemples de tâches

• Chercher et interpréter la réglementation.

• Expliquer la réglementation aux collaborateurs.

• Répondre aux questions spécifiques des collaborateurs concernant cette matière.

 

En tant que

formateur

Assurer l'organisation et la formation permanente ainsi que le transfert de connaissances relatives au plan du personnel, aux calculs complexes, à l'attribution des différentes primes,… au sein du SPF Intérieur

afin de

Développer et faire bénéficier le service de son expertise.
Accompagner des membres du personnel recrutés.

 

Exemples de tâches

• Composer un trajet de formation adapté.

• Organiser et fournir une formation spécifique.

• Donner un exposé de la matière.

• Transférer des connaissances individuelles.

 

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
service d'encadrement P&O	questions écrites	en tant que dossier	mensuel
service d'encadrement P&O	avis écrits	en tant que dossier	mensuel
directions IBZ	questions écrites	e-mail	quotidien
organisations/entreprises	questions orales	contact personnel	quotidien
chef de service	décisions	e-mail ...	hebdomadaire
chef de service	conseils écrits	en tant que dossier	hebdomadaire
chef de service	questions orales	contact personnel	quotidien
membres du personnel	questions orales et écrites	e-mail, téléphone, contact personnel	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	conseils écrits	en tant que dossier	mensuel
organisations/entreprises	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	quotidien
organisations/entreprises	conseils oraux	par lettre, e-mail ...	quotidien
autres services publics f[...]	conseils oraux	par lettre, e-mail ...	mensuel
membres du personnel	législation (loi, AR, AM,...)	par lettre, e-mail ...	mensuel
membres du personnel	conseils oraux	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
membres du personnel	questions orales	contact personnel	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Coordinatrice Service d'encadrement P&O

Conseiller A3

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• Etablir des propositions budgétaires afin de suivre les mouvements du personnel des différents services.

• Suivre les indicateurs de gestion ; contrôle interne des processus budgétaires.

• Contrôler les mutations vers le SCDF. Il est l'ordonnateur.

• Valider les notes à destination de l'inspecteur des Finances en lien avec les recrutements, promotions, prolongations de contrat,... des membres du personnel.

• Etre responsable pour le paiement correct des traitements, des primes de compétences, des primes linguistiques, des prestations irrégulières,...

• Développer le service "Appui Budgétaire" et de nouvelles procédures internes.

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Elaborer et suivre le plan du personnel.

• Implémenter des instruments de gestion (pour l'analyse des budgets et des coûts, rapports).

• Donner des avis budgétaires à l'attention des services et de la direction de l'organisation.

• Faire des rapports sur la gestion.

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

le service d'encadrement compte 70 membres de personnel : budget 3,3 millions d'euros

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. le budget du personnel est d'environ 250 millions d'euros au total

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Les instructions déterminées dans les diverses circulaires (circulaires 544, 550, 600 ...) qui ont trait au plan et à la planification du personnel.

• Arrêté ministériel portant délégation de compétence et de signature ainsi que portant désignation dans certaines matières de personnel. Ainsi que l'arrêté de la présidente du comité de direction qui habilite l'ordonnateur à signer les mutations.

• Décisions du comité de direction concernant l'utilisation des marges budgétaires et directives y relatives.

• Arrêté royal du 2 octobre 1937 portant le statut des agents de l'Etat. Arrêté royal du 29 juin 1973 portant statut pécuniaire du personnel des services publics fédéraux. Arrêté royal du 16 novembre 1994 relatif au contrôle administratif et budgétaire. Arrêté royal du 5 juillet 2010 portant modification de diverses dispositions relatives au statut pécuniaire des membres du personnel des services publics fédéraux. Divers AR relatifs aux grades spécifiques.

 

Quelles innovations

• Développer de nouveaux outils de gestion (estimer les budgets et les coûts, gérer les risques).

• Développer SEPP (participation au projet pilote sous la direction du SPF P&O).

• Rénover les différents processus à l'intérieur du service grâce aux MPM.

• Participer au trajet d'accompagnement 2010 management intermédiaire afin d'améliorer ses propres compétences.

 

Sur base de quel cadre de référence

• Le Service d'encadrement Personnel et Organisation est chargé de la gestion du personnel de l'ensemble du SPF Intérieur, qui compte plus de 5000 membres du personnel. Le Service d'encadrement est divisé en cinq services, parmi lesquels le service d'appui juridique et budgétaire qui est sous la direction d'un conseiller. Ce service traite toutes les questions et tâches juridiques et budgétaires au sein du Service d'encadrement. La cellule budget est dirigée par un attaché A2 qui participe à l'élaboration du plan du personnel; à l'élaboration et au suivi des budgets, à l'analyse des processus clé; qui fait rapport sur les indicateurs de gestion; qui assure le suivi et le contrôle des données de coûts salariaux; qui est responsable des mutations...

 

Profil de compétences génériques

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