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Attaché A2 coordination et suivi – Responsable d’équipe (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DLO160
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels
Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)
Raison d'être de la fonction
Coordonner et diriger la cellule Coordination et Suivi de la direction Logistique
afin de
atteindre de façon efficiente les résultats opérationnels de la cellule dans le respect des directives de la direction.
Finalités
En tant quedirigeant
- Diriger la cellule coordination
afin de
- effectuer les trois tâches principales (contrôle des livraisons et des factures, gestion des crédits de la logistique, publication de marchés publics) dans les limites du cadre préétabli.
Exemples de tâches
- Organise le contrôle des factures afin de vérifier si ces dernières correspondent aux livraisons effectuées, organise l'enregistrement des factures approuvées dans les systèmes comptables CGAB et/ou FEDCOM (système comptable électronique pour les autorités fédérales), fournit des indications en cas de problèmes
- Planifie les congés et délègue les tâches, traite et répartit les factures entrantes, ainsi que les lettres de rappel
- Dirige, dans le cadre de la rédaction des fiches de synthèse (marchés publics, provisions, etc) le contrôle de la réalisation des engagements et l’adaptation des fiches de synthèse communiquant au service chargé de l’exécution du budget le planning des paiements et le besoin y afférent de crédits d’ordonnancement
- Organise avec son équipe la publication des marchés publics via le portail électronique « e-procurement »
- Dirige des groupes de travail en matière de description de processus
En tant que
gestionnaire
- Assurer le suivi des crédits gérés par la direction Logistique de l'administration centrale et des maisons de justice en tant qu'ordonnateur (ou au nom de l'ordonnateur)
afin de
- assurer la disponibilité des crédits requis.
Exemples de tâches
- Demander les crédits requis au correspondant budgétaire dans les délais
- Effectuer l’engagement des crédits, ainsi que rédiger et mettre à jour des fiches de synthèse
- Maintenir à jour les fichiers qui établissent le lien entre le bon de commande et la facture
- Etablir des analyses du point de vue logistique et produire des tableaux récapitulatifs
- Vérifier l’affectation optimale des crédits
En tant que
gestionnaire de processus de la logistique
- Gérer les différents processus de la direction logistique
afin de
- décrire et de tenir à jour les processus existants.
Exemples de tâches
- Décrire les processus en BPMN (Business Process Modeling Notation). BPMN est une norme pour la notation de processus et a pour objectif de décrire les processus de manière claire
- Mise à disposition de ces processus
- Examen annuel de chaque processus; proposition et apport d'améliorations
En tant que
coordinateur des correspondants logistique
- Définir leur rôle et organiser l’information à ce sujet
afin de
- mettre en place une collaboration efficace entre les correspondants et leurs entités, d’une part, et la direction logistique, d’autre part, au niveau de la recherche de solutions à des problèmes structurels en matière de logistique.
Exemples de tâches
- Rédiger et tenir à jour une description de rôle
- Organiser des sessions d’information avec les correspondants logistiques et structurer la collaboration avec les accountmanagers du service d’encadrement
- Maintenir la liste des correspondants à jour
En tant que
coordinateur des publications de marchés publics
- Coordonner le processus de publication pour la direction Logistique
afin de
- publier via e-procurement de manière aisée et correcte
Exemples de tâches
- Vérifier si le dossier est complet en vue de publication
- Enregistrer les marchés publics dans le système
- Expliquer le processus à des collaborateurs
- Proposer d’éventuelles améliorations
Positionnement
La fonction est dirigée par
Conseiller général
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau C
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.