Identification de la fonction

Code de la fonction : DLO160

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Coordonner et diriger la cellule Coordination et Suivi de la direction Logistique

afin de

atteindre de façon efficiente les résultats opérationnels de la cellule dans le respect des directives de la direction.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

Diriger la cellule coordination

afin de

effectuer les trois tâches principales (contrôle des livraisons et des factures, gestion des crédits de la logistique, publication de marchés publics) dans les limites du cadre préétabli.

 

Exemples de tâches

• Organise le contrôle des factures afin de vérifier si ces dernières correspondent aux livraisons effectuées, organise l'enregistrement des factures approuvées dans les systèmes comptables CGAB et/ou FEDCOM (système comptable électronique pour les autorités fédérales), fournit des indications en cas de problèmes

• Planifie les congés et délègue les tâches, traite et répartit les factures entrantes, ainsi que les lettres de rappel

• Dirige, dans le cadre de la rédaction des fiches de synthèse (marchés publics, provisions, etc) le contrôle de la réalisation des engagements et l’adaptation des fiches de synthèse communiquant au service chargé de l’exécution du budget le planning des paiements et le besoin y afférent de crédits d’ordonnancement

• Organise avec son équipe la publication des marchés publics via le portail électronique « e-procurement »

• Dirige des groupes de travail en matière de description de processus

 

En tant que

gestionnaire

Assurer le suivi des crédits gérés par la direction Logistique de l'administration centrale et des maisons de justice en tant qu'ordonnateur (ou au nom de l'ordonnateur)

afin de

assurer la disponibilité des crédits requis.

 

Exemples de tâches

• Demander les crédits requis au correspondant budgétaire dans les délais

• Effectuer l’engagement des crédits, ainsi que rédiger et mettre à jour des fiches de synthèse

• Maintenir à jour les fichiers qui établissent le lien entre le bon de commande et la facture

• Etablir des analyses du point de vue logistique et produire des tableaux récapitulatifs

• Vérifier l’affectation optimale des crédits

 

En tant que

gestionnaire de processus de la logistique

Gérer les différents processus de la direction logistique

afin de

décrire et de tenir à jour les processus existants.

 

Exemples de tâches

• Décrire les processus en BPMN (Business Process Modeling Notation). BPMN est une norme pour la notation de processus et a pour objectif de décrire les processus de manière claire

• Mise à disposition de ces processus

• Examen annuel de chaque processus; proposition et apport d'améliorations

 

En tant que

coordinateur des correspondants logistique

Définir leur rôle et organiser l’information à ce sujet

afin de

mettre en place une collaboration efficace entre les correspondants et leurs entités, d’une part, et la direction logistique, d’autre part, au niveau de la recherche de solutions à des problèmes structurels en matière de logistique.

 

Exemples de tâches

• Rédiger et tenir à jour une description de rôle

• Organiser des sessions d’information avec les correspondants logistiques et structurer la collaboration avec les accountmanagers du service d’encadrement

• Maintenir la liste des correspondants à jour

 

En tant que

coordinateur des publications de marchés publics

Coordonner le processus de publication pour la direction Logistique

afin de

publier via e-procurement de manière aisée et correcte

 

Exemples de tâches

• Vérifier si le dossier est complet en vue de publication

• Enregistrer les marchés publics dans le système

• Expliquer le processus à des collaborateurs

• Proposer d’éventuelles améliorations

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Directeur d’encadrement	directives	toutes formes	mensuel
Conseiller général	instructions	toutes formes	hebdomadaire
Correspondants budgétaires	informations budgétaires	tableaux	mensuel

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Equipe	répartition du travail	orale	chaque jour
Conseiller général	rapportage	orale et écrite	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Conseiller général

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• La propre organisation du travail

• Organise le planning des collaborateurs et définit des priorités

• Définit les provisions sur la base de tableaux relatifs aux besoins, formule des propositions en matière de transferts, de réaménagements de lignes budgétaires, etc.

• Fixe le planning de l’ordonnancement dans la fiche de synthèse

• Décide du renvoi de factures en cas de litiges

• Préside le groupe de travail gestion des processus logistique

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Approbation de factures importantes (> 7.500 euro)

• Modifications en profondeur de processus

• Décisions dans des dossiers de principe

• Recrutement de personnel

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

Sans objet

 

Budget de travail propre

Pas de budget

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Lois sur la comptabilité de l’Etat et les marchés publics

• Principes généraux du droit et droit public en général

• Directives du management

 

Quelles innovations

• Digitalisation complète des marchés publics (e-procurement)

• Descriptions de processus de la direction Logistique

• Introduction de FEDCOM

 

Sur base de quel cadre de référence

• Plan de management

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.