Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV049

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Experts thématiques

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

Coordonner les activités en relation avec une problématique horizontale d'asile (mineurs, genre, ordre public, ...)

afin de

réaliser une harmonisation de la politique concernant un domaine d'expertise spécifique et de garantir le respect de la réglementation nationale et internationale dans ce domaine et, d'ainsi, soutenir de façon efficace le Commissariat Général aux Réfugiés et aux Apatrides dans la réalisation de ses objectifs opérationnels et stratégiques (plan de gestion).

 

Finalités

En tant que

coordinateur

déterminer les objectifs opérationnels en relation avec une problématique horizontale d'asile spécifique - mineurs, genre, ordre public, ... - et en coordonner la réalisation

afin de

assurer une harmonisation dans le traitement des demandes d'asile, conformément aux réglementations nationales et internationales.

 

Exemples de tâches

• traduire le plan stratégique et opérationnel du commissaire général dans le plan d'action pourla problématique horizontale d'asile concernée ;

• déterminer des directivers spécifiques de traitement pour la problématique horizontale d'asile concernée, directives qui doivent être suivies par collaborateurs qui traitent les demandes (les sections géographiques) et par les services administratifs ;

• assurer le soutien aux services du CGRA, notamment en répondant aux questions, en organisant des formations (formations de base et formations permanentes), en fournissant les informations nécessaires aux collaborateurs et services concernés ou encore en assumant personnellement le suivi de certains dossiers complexes ou litigieux ;

• gérer la coordination avec l'ensemble des services du CGRA (sections géographiques, service juridique...) et répondre aux questions portant spécifiquement sur cette problématique ;

• organiser le suivi des activités et des objectifs en vue de la réalisation des objectifs opérationnels du service et
  fournir régulièrement un feedback périodique sur les activités et la réalisation des objectifs.

 

En tant que

conseiller interne

formuler des avis à la hiérarchie et aux services du CGRA

afin de

soutenir le traitement des dossiers d'asile et d'ainsi garantir la qualité des propositions de décision.

 

Exemples de tâches

• partager les informations, formuler des conseils et avis et répondre aux questions spécifiques ;

• assister les collègues afin de clôturer des dossiers complexes et sensibles ;

• fixer les instructions nécessaires au traitement des dossiers d'asile ;

• constituer, suivre et clôturer soi-même les dossiers complexes /sensibles ;

• en concertation avec le Commissaire général, participer au processus de réflexion générale et actuelle sur cette problématique.

 

En tant que

expert/spécialiste

développer et tenir à jour des connaissances approfondies et pertinentes de la matière

afin de

les transmettre dans les sections géographiques et d'accroître le niveau d'expertise et d'autonomie des collègues.

 

Exemples de tâches

• suivre les évolutions réglementaires et jurisprudentielles, tant au niveau nationale qu'internationale, en la matière

• contrôler le traitement des dossiers complexes en appliquant la réglementation afin de résoudre rapidement, efficacement et durablement les points sensibles

• veiller à l'appréciation du traitement des dossiers d'asile et, si nécessaire, demander d'adapter les directives iliées à la problématique

• partager les connaissances relatives à la matière, aux méthodes de travail et aux processus.

 

En tant que

personne de contact

entretenir des relations avec l'ensemble des services du Commissariat général ainsi qu'avec l'ensemble des collaborateurs (internes - externes), y compris pendant les processus de concertation,

afin de

d'assurer une gestion optimale de l'information, garantes de la cohérence et de l'efficacité du service.

 

Exemples de tâches

• être le point de contact vis-à-vis des correspondants extérieurs pour les questions de principe et les informations de base en la matière;

• assurer la communication d’une part, entre les supérieurs hiérarchiques / la direction et les collaborateurs et d’autre part, entre les différents services du Commissariat général, conformément aux besoins et objectifs des différents services ;

• représenter la cellule dans le processus de concertation de l'organisation;

• établir et entretenir des contacts externes et les entretenir;

• assurer l'amélioration des contacts et des pratiques avec les services externes qui sont également compétents en la matière (Service des Tutelles, Office des Etrangers, Services d'aide à la jeunesse des Communautés, Fedasil, Police etc.).
  

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

suivre et partager la connaissance de la réglementation en relation avec la problématique d'asile concernée

afin de

assurer, selon cette réglementation, un traitement consistant des dossiers par l'ensemble des services.

 

Exemples de tâches

• mettre à disposition les connaissances, les méthodes et les processus en la matière ;

• assurer la cohérence dans l'application de la réglementation et de la matière ;

• actualiser la matière ;

• fournir un feedback efficace aux différents services du Commissariat général ;

 

En tant que

coach

diriger les collaborateurs qui le/la soutiennent administrativement et soutenir les collaborateurs spécialisés au sein des sections géographiques

afin de

assurer la collaboration optimale avec les services du CGRA et un traitement de qualité des dossiers.

 

Exemples de tâches

• organiser et fixer les priorités des tâches à réaliser par les collaborateurs administratifs

• mettre en place une structure organisationnelle adaptée

• élaborer les règles et procédures internes relatives à la matière traitée par la cellule et à la collaboration de la cellule avec les autres services

• fournir un feedback aux collaborateurs concernés

• prévoir de la formation

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	décisions	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
autres services publics f[...]	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc
autres services publics f[...]	législation (loi, AR, AM,...)	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	questions orales	en tant que dossier	ad hoc
organisations/entreprises	décisions	en tant que dossier	ad hoc
organisations/entreprises	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc
management	conseils oraux	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
organisations/entreprises	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc
autres services publics f[...]	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc
organisations/entreprises	conseils oraux	en tant que dossier	ad hoc
particuliers/citoyens	décisions	en tant que dossier	ad hoc
autres services publics f[...]	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Le Commissaire général (N-1)

Les commissaires-adjoints (N-2)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• Sa propre organisation de travail

• Les actions concrètes à entreprendre pour les dossiers

• La priorité des dossiers, conformément aux objectifs du Commissariat général

• L'élaboration de plans d'action

• Les bonnes relations de collaboration à développer avec les différents services du Commissariat général

• La gestion des connaissances au sein des sections géographiques

• La mise à jour de la matière

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Les principes de base des plans d'action pour la réalisation des objectifs opérationnels

• La modification des délais dans lesquels des projets doivent être réalisés

• Des modifications importantes du fonctionnement de la cellule

• La rédaction de directives générales concernant l'appréciation de la Convention de Genève et le traitement des dossiers

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. Coordonne, assure la formation et donne des instructions à plusieurs gestionnaires de dossiers (de niveau A), spécialistes du domaine d'expertise au sein des sections géographiques.

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Aux directives et instructions des commissaires (y compris le Manuel administratif du CGRA), aux législations nationale, européenne et internationale relatives au droit d'asile, à la jurisprudence du Conseil d'Etat, à la Convention de Genève, en ce compris le Protocole additionnel de 1967, à la Loi du 15 décembre 1980

 

Quelles innovations

• Des suggestions relatives à des modifications dans le traitement de la matière sont possibles. En outre, des outils peuvent être développés afin d'assurer une meilleure gestion fonctionnelle et administrative des dossiers.

• Elaborer et rédiger des plans d'action et une/des note(s) d'orientation relative(s) à la gestion des dossiers.

• Rédiger une/des note(s) relative(s) au traitement spécifique des dossiers liés à une problématique bien définie.

• Si nécessaire, proposer des adaptations des directives internes et de traitement des dossiers d'asile propres à la matière traitée.

 

Sur base de quel cadre de référence

• L'innovation se fait en utilisant l'expérience personnelle (de constatations et d'analyses) par le plan de gestion, les directives opérationnelles, les formations suivies, les connaissances acquises au cours de réunions de service ainsi que grâce à la participation à des groupes de travail et à la lecture de la littérature spécialisée.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.