Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO035

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Soutenir le directeur d’encadrement P&O en participant au développement, à l’opérationnalisation et à la mise en œuvre de la politique du personnel (et de l’organisation)

afin de

obtenir un engagement optimal du personnel (et une structure optimale de l’organisation) dans le cadre des objectifs stratégiques de l’organisation, et permettre au service d’encadrement P&O de remplir sa mission d’appui stratégique et méthodologique aux services verticaux.

 

Coordonner, soutenir et superviser la planification et le recrutement du personnel, les dossiers budgétaires, les négociations sociales et la concertation sociale, ainsi que la politique salariale en concertation étroite avec le directeur d’encadrement P&O

afin de

Optimiser l’utilisation des moyens mis à disposition (étayer les demandes de crédits sur le plan fonctionnel, rémunérer le personnel en fonction du poids de leur fonction ou d’autres éléments pouvant être clairement et objectivement distingués), ainsi que développer le dialogue avec le personnel et les organisations syndicales.

 

Coordonner, soutenir et superviser les dossiers juridiques portant sur les matières P&O, en particulier les dossiers contentieux pour le Conseil d’Etat et les cours et tribunaux ordinaires (avec ou sans intervention d’avocats), ainsi que le processus normatif (la préparation, l’élaboration des propositions de loi et le suivi de l’approbation à la demande de la hiérarchie, des cellules stratégiques ou de sa propre initiative)

afin de

soutenir les autres services de l’organisation en donnant des avis juridiques précis et assurer la cohérence et la conformité des décisions stratégiques avec le droit en vigueur.

 

Finalités

En tant que

conseiller stratégique

soutenir le directeur d’encadrement P&O comme partenaire stratégique et opérationnel

afin de

parvenir à des décisions consistantes et cohérentes dans le cadre de la gestion RH et, en développant la politique prêter attention à la particularité de l'organisation et de ses missions sociétales.

 

Exemples de tâches

• formuler des propositions de concrétisation des objectifs stratégiques, évaluer l’impact de la législation RH et suivre son évolution pour le directeur d'encadrement P&O, le président du comité de direction et des cellules stratégiques

• analyser et traiter des questions complexes à la demande du directeur d’encadrement P&O, du président du comité de direction ou des cellules stratégiques

• en tant que gestionnaire de la qualité, formuler des propositions dans le but de simplifier et d’optimaliser les processus et le fonctionnement des services

• assister le directeur d’encadrement P&O, le président du comité de direction ou les cellules stratégiques lors de réunions de négociation nécessitant une expertise particulière

• favoriser l’adaptation des règles en vue d’une harmonisation, gérer les procédures d’approbation et de suivi relatives aux adaptations réglementaires

 

En tant que

coordinateur

coordonner, harmoniser les activités P&O (planning, recrutement, gestion administrative et pécuniaire du personnel, gestion des compétences et des connaissances, développement de l’organisation, e-RH, ainsi que l’appui juridique et budgétaire de ces activités) et se concerter comme service horizontal avec les services verticaux et leurs SPOC (single points of contact, points de contact uniques), ainsi qu’assurer la gestion et le suivi de l’exécution des différents plans stratégiques et opérationnels (en ordre principal les plans de personnel et de recrutement)

afin de

développer les processus d’appui aux autres services, leur fournir les services qu’ils attendent d’un service horizontal

 

Exemples de tâches

• veiller à mettre en place les instruments nécessaires à une bonne transmission de l’information, ainsi que veiller à mettre en place les instruments nécessaires au contrôle interne

• stimuler l’échange d’informations, la concertation et la collaboration (en organisant notamment des réunions et des contacts réguliers), ainsi que convaincre les SPOC des services verticaux concernant les initiatives RH

• veiller à la cohérence des matières RH traitées au sein des différents services, ainsi que veiller à la cohérence des organigrammes fonctionnels des différents directions et services et de la cartographie des fonctions

• sur la base d’une collaboration avec les services concernés et d’une concertation, proposer au directeur d’encadrement P&O les actions nécessaires en matière RH (par ex. l’élaboration de plans de personnel, la formulation des propositions budgétaires, la formulation de propositions pour la réglementation commune ou spécifique)

• coordonner le cycle budgétaire en ce qui concerne les dépenses de personnel, en respectant le planning imposé et le format imposé

 

En tant que

expert budgétaire

élaborer un plan du personnel qui tient compte des possibilités budgétaires, des différents besoins en personnel des directions et réagit aux nouvelles tendances sociétales et au rôle sociétal évolutif du SPF

afin de

mener une politique du personnel intégrée au sein du SPF qui permettra de réaliser une politique de rémunération et de promotion cohérente ainsi qu'une politique de la "bonne personne à la bonne place"

 

Exemples de tâches

• développer une vision en lien avec la politique du personnel, qui répond aux tendances à court et long terme (par ex. le vieillissement de la population, la rétention de hauts potentiels, et les professions critiques),

• participer aux négociations budgétaires avec le SPF B&CG et le SPF P&O , le directeur d'encadrement P&O et le président du comité de direction et les cellules stratégiques

• négocier avec les chefs d'administration et de service pour parvenir à une analyse des besoins équilibrée, la coördination transversale du SPF au niveau de la préparation du plan du personnel annuel, ainsi que l'élaboration d'un plan du personnel transparent et cohérent qui permet un équilibre entre la politique de recrutement, de promotion et de rémunération

• suivre les réalisations des crédits du personnel et anticiper les développements sociétaux (e.a. dans le cadre des conclaves budgétaires ou d'autres décisions du Conseil des ministres, ...) en proposant des adaptations si nécessaire.

• donner des avis sur l'impact des nouvelles mesures (par ex. règlementation interne propre au SPF pour des services spécifiques) quant au budget du personnel, ainsi que prendre des décisions à ce propos et développer des méthodes pour gérer le budget de façon optimale

 

En tant que

expert juridique/gestionnaire

développer des nouvelles règlementations pour le personnel des services spécifiques, en veillant à la cohérence entre les différentes règlementations en vigueur, en function des finalités de ces services au sein du SPF

afin de

permettre à tous les collaborateurs de ces services au sein du SPF de disposer d'un statut, d'un régime de travail et d'une carrière qui rentre dans la législation belge et européenne, qui répond aux missions sociétales de ces services et aux besoins de leur personnel

 

Exemples de tâches

• adapter la règlementation existante en ce qui concerne le règlement de travail, les carrières, ... pour les services spéciques au sein du SPF (par ex. les unités opérationnelles de la Sécurité Civile, les centres fermées de l'Office de létranger, les calltakers des centres d'appels d'urgence) en concertation avec les cellules stratégiques, les syndicats, et d'autres partenaires

• développer une nouvelle règlementation concernant le statut, le règlement de travail et les carrières, ... pour les services spécifiques au sein du SPF (par ex. le personnel fédéralisé des centrales 100) en concertation avec les cellules stratégiques, les syndicats, et d'autres partenaires

• donner des avis sur l'impact budgétaire des modifications règlementaires

• en tant que responsable final, contrôler les dossiers de licenciement aussi bien au niveau des motifs de contenu que de forme, le contrôle des projets de mémoires concernant le contentieux RH

• conseiller le comité de direction en ce qui concerne les dossiers complexes contentieux

 

En tant que

représentant

représenter le service d’encadrement P&O dans le cadre de réunions et de contacts avec d’autres SPF et organisations

afin de

donner une visibilité au service et assurer la communication des objectifs et des priorités, aini que faire connaître la vision RH du SPF et la faire intégrer au personnel

 

Exemples de tâches

• construire des relations avec les syndicats, les directeurs-généraux des SPF B&CG et P&O afin de parvenir à une bonne collaboration et stimuler une concertation permanente

• représenter le service d'encadrement P&O dans les organes de concertation avec les syndicats et d'autres partenaires, défendre la position P&O, faire converger les différents points de vue, convaincre les syndicats et les autres partenaires des mesures RH que le SPF souhaite prendre, ainsi que la recherche d'alliances dans certains dossiers

• présider les commissions paritaires (par ex. la commission départementale de stage, ...)

• défendre les points de vue du SPF dans les réseaux/les groupes de concertation relatifs aux thèmes juridiques et budgétaires organisés par le SPF P&O et/ou le SPF B&CG

• être le SPOC (single point of contact) concernant des matières budgétaires et juridiques et l’interlocuteur pour le service d’encadrement B&B, le SPF P&O et le SPF B&CG

 

En tant que

dirigeant

assurer l’organisation et la coordination des services qui relèvent de sa compétence, ainsi que traduire les objectifs stratégiques en objectifs opérationnels, en ce qui concerne les services

afin de

assurer un fonctionnement efficace et ciblé de ces services, atteindre les objectifs RH et exécuter la politique P&O de manière cohérente dans l’ensemble de l’organisation

 

Exemples de tâches

• définir les objectifs de manière transparente aux responsables des services, répartir les tâches et coordonner les activités, ainsi que définir le planning et les priorités, informer les collaborateurs et les services, et rendre compatible les connaissances et les compétences des collaborateurs

• suivre et ajuster les résultats des collaborateurs, guider, motiver, évaluer et développer les collaborateurs, ou permettre de le faire

• agir tant au niveau individuel qu’au niveau de l’équipe

• organiser des réunions d’équipe

• (faire) élaborer des procédures de travail ainsi que des plans pour les activités

 

En tant que

coach

soutenir et accompagner en permanence les collaborateurs, ainsi que diffuser les informations pertinentes parmi les collaborateurs et les collègues

afin de

identifier les bonnes idées et les réaliser, promouvoir l’autonomie, augmenter l’expertise au sein du service, ainsi qu’offrir la possibilité de développer les compétences en vue d’optimiser les prestations du service

 

Exemples de tâches

• aider à la réalisation de la meilleure vision et des best practices (bonnes pratiques)

• accroître la responsabilité des collaborateurs sur le plan des résultats, motiver les collaborateurs

• évaluer les collaborateurs et leur donner un feed-back dans le cadre, par exemple, des cercles de développement, définir les besoins de formation du personnel et planifier les actions en vue du développement des compétences

• fournir un appui sur le plan conceptuel, partager ses propres expériences, échanger des points de vue

• organiser des réunions autour d’un thème spécifique ou d’une question spécifique afin d’évaluer le niveau de connaissance des collaborateurs

 

En tant que

chef de projet

poursuivre l’élaboration de projets concernant la gestion du personnel (comme par ex. la conception d’un outil uniforme permettant le monitoring et la planification du nombre d’ETP et des crédits et l’élaboration d’une carrière pour les opérateurs 112), les implémenter ainsi que partager la responsabilité pour l’exécution de ceux-ci avec les chefs d’équipe et les suivre

afin de

réaliser les objectifs des projets dans les conditions sur le plan du timing et de la qualité

 

Exemples de tâches

• rédiger des projets de fiches

• sélectionner les membres de l'équipe en tenant compte de leurs connaissances, compétences et les différences entre eux à cet égard

• organiser des réunions avec les responsables et les stakeholders

• donner des missions ainsi que des horaires clairs et précis à toutes les équipes

• entretenir un contact permanent avec les responsables et les stakeholders

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
propre SPF, autres services public, cellules stratégiques	décisions, questions, avis, réglementation	en tant que dossier	quotidien
propre SPF, autres services public, cellules stratégiques	décisions, questions, avis, réglementation	informel	quotidien
propre SPF, autres services public, cellules stratégiques	décisions, questions, avis, réglementation	par lettre, e-mail ...	quotidien
propre SPF, autres services public, cellules stratégiques	décisions, questions, avis, réglementation	contact personnel	quotidien
propre SPF, autres services public, cellules stratégiques	décisions, questions, avis, réglementation	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
organisations/entreprises	questions, avis	en tant que dossier	ad hoc
organisations/entreprises	questions, avis	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	questions, avis	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
organisations/entreprises	questions, avis	contact personnel	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
propre SPF, autres services public, cellules stratégiques	décisions, questions, avis, réglementation	en tant que dossier	quotidien
propre SPF, autres services public, cellules stratégiques	décisions, questions, avis, réglementation	informel	quotidien
propre SPF, autres services public, cellules stratégiques	décisions, questions, avis, réglementation	par lettre, e-mail ...	quotidien
propre SPF, autres services public, cellules stratégiques	décisions, questions, avis, réglementation	contact personnel	quotidien
propre SPF, autres services public, cellules stratégiques	décisions, questions, avis, réglementation	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
organisations/entreprises	décisions, questions, avis, réglementation	en tant que dossier	ad hoc
organisations/entreprises	décisions, questions, avis, réglementation	informel	ad hoc
organisations/entreprises	décisions, questions, avis, réglementation	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	décisions, questions, avis, réglementation	contact personnel	ad hoc
organisations/entreprises	décisions, questions, avis, réglementation	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
particuliers/citoyens	décisions, questions, avis, réglementation	en tant que dossier	ad hoc
particuliers/citoyens	décisions, questions, avis, réglementation	informel	ad hoc
particuliers/citoyens	décisions, questions, avis, réglementation	par lettre, e-mail ...	ad hoc
particuliers/citoyens	décisions, questions, avis, réglementation	contact personnel	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur d'encadrement P&O

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• le suivi des projets spécifiques pour lesquels il/elle est responsable et la réalisation des actions qui ont été prédéfinies en fonction de ces projets

• la coordination et l'harmonisation des acivités dans le cadre de l'élaboration du plan du personnel

• l'organisation, la planification et les priorités du service, l'approche des problèmes rencontrés, les méthodes de travail utilisées et la présentation

• l'organisation de la concertation avec les autres services fédéraux, les syndicats et les particuliers

• les décisions concernant l'application de la règlementation

• en tant que gestionnaire de projet, composer les équipes

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les options stratégiques

• chaque décision qui implique un engagement de la direction générale envers des parties tiers, ou qui diverge de la jurisprudence, ou qui a un impact budgétaire substantiel

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

les crédits de personnel s’élevaient en 2011 à plus de 262 millions d’euros, soit environ la moitié des crédits totaux du SPF

 

Budget de travail propre

-

 

Autres données quantitatives

1. le SPF Intérieur comptait en 2011 plus de 5 000 agents, dont 25 % dans des services continus

2. le budget total des services d’encadrement, de coordination et logistiques s’élevait en 2011 à plus de 18 millions d’euros, dont un peu plus de la moitié a été utilisé par le service d’encadrement P&O

3. la fonction supervise, de manière indirecte, une centaine de membres du personnel du service d'encadrement P&O, y compris les correspondants P&O et B&CG des différentes directions et services

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Les objectifs généraux fixés par le directeur d’encadrement P&O ou un lead manager

• Les décisions du comité de direction

• Les règles et procédures en vigueur au SPF

• La législation générale en vigueur ainsi que la réglementation directement ou indirectement liée au domaine

• Les directives du Ministre compétent, des cellules stratégiques et du gouvernement

 

Quelles innovations

• Développer des méthodes de travail qui peuvent servir de base pour arriver à un plan du personnel global et cohérent, comme la mesure de la charge de travail, des méthodes pour déterminer les organigrammes, des méthodes pour obtenir des informations objectives

• Développer une règlementation spécifique pour les services continus, pour lesquels le SPF doit prévoir son propre règlement de travail et ses propres carrières, de même que faire des propositions relatives à la règlementation générale RH

• Développer des méthodes de travail budgétaires innovantes et les implémenter dans l'ensemble du SPF

• Proposer des alternatives aux textes réglementaires dans le cadre de la simplification administrative

 

Sur base de quel cadre de référence

• Le plan de management de l’organisation et les objectifs opérationnels du service d’encadrement P&O

• Le contexte légal et réglementaire

• Les directives et instructions du SPF P&O et du SPF B&CG

• Les best practices (bonnes pratiques) dans le domaine RH

• Les tendances RH

• Les expériences des autres

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.