Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV001

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

Diriger et coordonner une section géographique, à savoir garantir la qualité et la quantité de l'exécution de la tâche primordiale du Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides (CGRA), c'est-à-dire le traitement des demandes d'asile provenant d'une certaine région

afin de

atteindre les résultats stratégiques et opérationnels de la section de façon efficiente et ce, en conformité avec les objectifs stratégiques et opérationnels du CGRA (exercer des tâches dans le respect des directives de la direction et du plan de gestion)

 

Finalités

En tant que

chef de section

assurer l'organisation et la direction de la section

afin de

atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels dans l'exécution du plan de gestion et garantir le rôle central de la section géographique au sein du CGRA

 

Exemples de tâches

• traduire le plan stratégique et opérationnel (plan de gestion) dans les plans d'action de la section, conjointement avec le commissaire général et le coordinateur opérationnel

• appliquer les plans d'action avec les superviseurs et les agents traitants afin d'atteindre les objectifs opérationnels du service

• fixer les priorités en conformité avec les plans d'action

• structurer le travail, à savoir définir, coordonner et diriger les activités de tous les collaborateurs de la section

• gérer la coordination avec tous les services d'appui de la section géographique (centre de documentation CEDOCA, support juridique et services administratifs)

 

En tant que

dirigeant

coordonner et piloter les activités des superviseurs, de leur unité d'agents traitants ainsi que de la cellule administrative

afin de

atteindre les objectifs opérationnels de la section

 

Exemples de tâches

• donner des directives claires et des objectifs précis à chaque collaborateur de la section

• veiller à l'organisation, à la gestion et au suivi du travail des agents traitants, à savoir la préparation, la tenue et la police des auditions de demandeurs d'asile

• veiller au respect des directives, des instructions internes et des délais dans la rédaction de projets de décision par les agents traitants

• organiser et présider des réunions de section

• maintenir la discipline (respect des règles internes)

 

En tant que

coach

fournir des avis et se charger de l'accompagnement individuel et du développement des collaborateurs de la section géographique

afin de

améliorer leurs prestations

 

Exemples de tâches

• mener des entretiens individuels avec les collaborateurs, définir les points sensibles, les compétences présentes et celles à développer, en collaboration avec la cellule de gestion des ressources humaines

• accompagner les collaborateurs dans leur développement

• donner un 'feed-back' constructif sur le fonctionnement, tant positif que négatif

• formuler, en tant que personne de confiance, des solutions pour des situations personnelles ayant toutefois un aspect professionnel

 

En tant que

gestionnaire de la qualité

contribuer à la qualité, sur la forme et le fond, du travail fourni par les collaborateurs et vérifier son application

afin de

rendre des projets de décision conformes aux exigences qualitatives et quantitatives de l'organisation

 

Exemples de tâches

• apprécier objectivement la situation générale des pays traités par la section et fournir des avis éclairés à ce sujet

• développer des directives et des avis spécifiques dans le cadre de l'appréciation individuelle des dossiers

• développer et garantir des exigences de qualité dans la prise de décisions et surveiller l'exécution correcte des tâches et/ou le traitement correct des dossiers

• motiver ses collaborateurs en établissant des priorités et en développant des actions coordonnées et donner du 'feed-back' aux collaborateurs sur l'exécution de leur travail

• confirmer l'impact important du travail sur les demandeurs d'asile

 

En tant que

chef de section

développer et entretenir, conjointement avec les commissaires et le coordinateur opérationnel, un système d'échange d'informations et de mesure de performances qui corresponde aux besoins de la direction générale

afin de

garantir une planification, un suivi des performances et un compte rendu de qualité

 

Exemples de tâches

• organiser le suivi des activités menées en vue de la réalisation des objectifs opérationnels de la section

• organiser le suivi des outils statistiques (tableaux de bord, statistiques et analyses)

• veiller à la communication des instructions du commissaire général aux collaborateurs de la section

 

En tant que

expert/spécialiste

avoir une connaissance approfondie des pays d'origine et du traitement des dossiers d'asile

afin de

transférer les connaissances au sein de la section géographique, d'augmenter l'expertise et l'autonomie des collaborateurs et fournir des avis au commissaire général

 

Exemples de tâches

• veiller au traitement de dossiers complexes, en appliquant la réglementation, afin de procurer rapidement et efficacement une solution durable aux points sensibles

• veiller à l'appréciation de la situation générale dans les pays d'origine et faire adapter, si nécessaire, les directives connexes

• veiller à l'appréciation du traitement des dossiers d'asile et faire adapter, si nécessaire, les directives connexes

• disposer des capacités de supervision des dossiers de demandeurs d'asile, y compris dans la gestion de l'audition

• présenter les connaissances de la matière, des méthodes de travail et des processus

 

En tant que

représentant de la section

entretenir des relations avec tous les services du commissariat général ainsi qu'avec tous les collaborateurs (internes et externes), y compris lors des processus de concertation

afin de

assurer une gestion optimale de l'information garante de cohérence et d'efficacité du service

 

Exemples de tâches

• soigner la communication entre les supérieurs hiérarchiques, la direction et les collaborateurs et entre les différents services du commissariat général, afin que les besoins et les objectifs de la section soient rencontrés

• être disponible comme personne de contact du service

• construire un réseau de contacts

• représenter la section géographique dans le processus de concertation de l'organisation

• donner des directives de recherche auprès du CEDOCA (centre de documentation), en concertation avec le responsable

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	décisions	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
Autorités et organisations externes	conseils écrits	en tant que dossier	quotidien
Autorités et organisations externes	législation (loi, AR, AM ...	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
organisations/entreprises	questions orales	en tant que dossier	ad hoc
organisations/entreprises	décisions	en tant que dossier	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	conseils écrits	en tant que dossier	quotidien
management	conseils oraux	réunion, groupe de pilotage	mensuel
organisations/entreprises	conseils écrits	en tant que dossier	mensuel
Autorités et organisations externes	conseils écrits	en tant que dossier	quotidien
Autorités et organisations externes	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
organisations/entreprises	conseils oraux	en tant que dossier	mensuel
particuliers/citoyens	décisions	en tant que dossier	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le commissaire général et les commissaires adjoints

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• propre organisation de travail

• gestion de la section, à savoir la répartition du travail au sein de l'équipe, la coordination des dossiers, le flux de dossiers destinés aux collaborateurs et le suivi de leurs prestations

• étapes concrètes qui doivent être abordées dans les dossiers (préparation du dossier, préparation de l'audition, respect de la police de l'audition, qualité de la décision)

• ordre de priorité des dossiers en conformité avec les objectifs du commissariat général

• élaboration des plans d'action

• synergie adéquate à développer entre les différents services du commissariat général

• gestion des connaissances au sein de la section géographique

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• l'affectation spécifique du personnel et des outils de travail à des tâches spécifiques et temporaires

• des principes de base des plans d'action destinés à atteindre les objectifs opérationnels

• les modifications des délais dans lesquels des projets doivent être implémentés

• l'appréciation de dossiers complexes ou particuliers de demandeurs d'asile

• la modification substantielle du fonctionnement de la section

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

néant

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. le coordinateur élabore, implémente et suit ses plans d'action, conformément au plan de gestion du CGRA ; en 2004, 12.379 décisions en recevabilité, 8.370 décisions sur le fond et 873 renonciations ont été traitées par différentes sections géographiques

2. le coordinateur géographique a un réel impact sur le fonctionnement du CGRA et plus spécifiquement sur la gestion, l'organisation et le mode de traitement des dossiers d'asile ; l'organisation de la procédure d'asile coûte beaucoup d'argent ; en outre, il s'agit d'un coût ou d'une pertinence sociale importante ; pour ces raisons, il est important qu'une décision soit prise le plus vite possible après l'introduction de la demande d'asile ; ce n'est possible que si l'on peut compter sur des coordinateurs géographiques ayant les connaissances, les aptitudes et la motivation nécessaire pour remplir leurs tâches conformément aux exigences et aux objectifs fixés par le commissaire général

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• les directives et instructions des commissaires (y compris le manuel administratif), la législation nationale, européenne et internationale relative au droit d'asile, la jurisprudence du Conseil d'Etat, (la Convention de Genève de 1951, y compris le protocole additionnel de 1967, les directives 'Qualifications' et 'Procédures' ainsi que la loi de 1980)

 

Quelles innovations

• possibilité de faire des suggestions concernant les modifications au sein de la section géographique, en fonction des besoins et au sujet des adaptations de l'organisation personnelle de travail ; en outre, il est possible de développer des outils pour améliorer la gestion et le traitement fonctionnel et administratif des dossiers

• élaboration et rédaction de plans d'action et rédaction de note(s) d'orientation sur la gestion des dossiers d'asile

• éventuellement, rédaction de projet(s) d'amélioration sur le fonctionnement de la cellule géographique et rédaction de note(s) pour le traitement spécifique de dossiers liés à une problématique précise

• proposition, si nécessaire, d'adaptations des directives concernant la situation générale des pays d'origine et concernant le traitement des dossiers d'asile

 

Sur base de quel cadre de référence

• l'innovation se fait en utilisant son expérience personnelle (constatations et analyses), le plan de gestion et les directives opérationnelles, les formations effectuées, ainsi que les connaissances collectées lors de réunions de service et grâce à la participation à des groupes de travail et à la lecture de la littérature spécialisée

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.