Identificatie van de functie

Functiecode : DBV001

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)

Doel van de functie

Het leiden en coördineren van een geografische sectie, d.w.z. het garanderen van de kwaliteit en de kwantiteit van de uitvoering van de belangrijkste taak van het Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en staatlozen (CGVS), namelijk de behandeling van asielaanvragen van personen die uit een bepaalde regio afkomstig zijn

teneinde

de strategische en operationele resultaten van de sectie efficiënt te bereiken in overeenstemming met de strategische en operationele doelstellingen van het CGVS (het uitoefenen van de taken met respect voor de richtlijnen van de directie en het beheersplan).

 

Resultaatgebieden

Als

diensthoofd

het verzekeren van de organisatie en de leiding van de sectie

teneinde

de strategische en operationele doelstellingen te realiseren in uitvoering van het beheersplan en de centrale rol van de geografische sectie te verzekeren binnen het CGVS

 

Voorbeelden van taken

• het vertalen van het strategisch en operationeel plan (beheersplan) in de actieplannen voor de sectie, samen met de Commissaris-generaal en de operationele coördinator

• het uitvoeren van de actieplannen met de supervisors en de dossierbehandelaars om de operationele doelstellingen van de dienst te realiseren

• het vastleggen van de prioriteiten in overeenstemming met de actieplannen

• het structureren van het werk, namelijk, het precies vaststellen, coördineren en leiden van de activiteiten van alle medewerkers van de sectie

• het beheren van de coördinatie met alle ondersteunende diensten (CEDOCA (Centrum voor Documentatie inzake asiel), juridische ondersteuning, administratieve diensten) van de geografische sectie

 

Als

leidinggevende

het coördineren en aansturen van de werkzaamheden van de supervisors en van hun eenheid dossierbehandelaars, alsook van de administratieve cel

teneinde

de operationele doelstellingen van de sectie te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• het geven van duidelijke richtlijnen en doelstellingen aan elke medewerker van de sectie

• zorgen voor de organisatie, het beheer en de opvolging van de dossierbehandelaars, te weten, het voorbereiden en het houden van gehoren, en het bewaren van de orde tijdens de gehoren van de asielzoekers

• toezien op de naleving van de richtlijnen, de interne voorschriften en de termijnen bij het opstellen van beslissingsontwerpen door de dossierbehandelaars

• het organiseren en voorzitten van de sectievergaderingen

• het handhaven van de orde (het naleven van de interne regels)

 

Als

coach

het verschaffen van advies, instaan voor de individuele begeleiding en ontwikkeling van medewerkers van de geografische sectie

teneinde

hun prestaties op een hoger niveau te brengen

 

Voorbeelden van taken

• het voeren van individuele gesprekken met de dossierbehandelaars en de supervisors, het definiëren van de knelpunten en van de aanwezige en de te ontwikkelen competenties in samenwerking met de HRM-cel (human resources management)

• het begeleiden van de medewerkers in hun ontwikkeling

• het geven van opbouwende feedback, zowel positieve als negatieve, met betrekking tot het functioneren

• het formuleren, als vertrouwenspersoon, van oplossingen voor persoonlijke situaties die toch een professioneel aspect hebben

 

Als

kwaliteitsmanager (

bijdragen tot de kwaliteit (vorm en inhoud) van het werk van de medewerkers en het nagan van de toepassing ervan

teneinde

beslissingsontwerpen af te leveren die in overeenstemming zijn met de kwalitatieve en de kwantatieve eisen van de organisatie

 

Voorbeelden van taken

• het objectief beoordelen en het geven van weloverwogen adviezen over de algemene situatie in de landen die door de sectie worden behandeld

• het uitwerken van richtlijnen en specifieke adviezen bij de individuele beoordeling van de dossiers

• het uitwerken en waarborgen van de kwaliteitsvereisten bij het nemen van de beslissingen en toezien op de correcte uitvoering van de taken en/of de correcte behandeling van de dossiers

• het motiveren van zijn/haar medewerkers door prioriteiten vast te leggen en door gecoördineerde acties uit te werken en feedback te geven aan de medewerkers over de uitvoering van hun werk

• het bevestigen van de grote invloed van het werk op de asielzoekers

 

Als

diensthoofd

het ontwikkelen en onderhouden, samen met de commissarissen en de operationele coördinator, van een systeem van informatie-uitwisseling en prestatiemeting dat beantwoordt aan de noden van de algemene directie

teneinde

een goede planning, prestatieopvolging en rapportering te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van de opvolging van de uitgevoerde activiteiten om de operationele doelstellingen van de sectie te verwezenlijken

• het organiseren van de opvolging van de statistische hulpmiddelen (boordtabellen, statistieken en analyses)

• toezien op het meedelen aan de medewerkers van de instructies van de Commissaris-generaal

 

Als

expert/specialist

het bezitten van een grondige kennis van de landen van herkomst en van de behandeling van asieldossiers

teneinde

de kennis binnen de geografische sectie over te dragen, de expertise en de autonomie van de medewerkers te verhogen en de Commissaris-generaal adviezen te verschaffen

 

Voorbeelden van taken

• toezien op de behandeling van complexe dossiers in overeenstemming met de reglementering om snel en doeltreffend een duurzame oplossing voor de gevoelige punten te verschaffen

• toezien op de beoordeling van de algemene situatie in de landen van herkomst en, indien nodig, het laten aanpassen van de richtlijnen die hiermee samengaan

• toezien op de beoordeling van de behandeling van de asieldossiers en, indien nodig, het laten aanpassen van de richtlijnen die hiermee samengaan

• beschikken over de vaardigheden voor het superviseren van de dossiers van asielzoekers, inclusief het beheren van het gehoor

• het aanbieden van zijn/haar kennis met betrekking tot de materie, de werkmethodes en de processen

 

Als

vertegenwoordiger van de sectie

het onderhouden van betrekkingen met alle diensten van het Commissariaat-generaal, alsook met alle medewerkers (zowel intern als extern), ook tijdens de overlegprocessen

teneinde

een optimaal beheer te verzekeren van de informatie dat garant staat voor de coherentie en efficiëntie van de dienst

 

Voorbeelden van taken

• zorgen voor de communicatie tussen de hiërarchische oversten/de directie en de medewerkers en tussen de verschillende diensten van het Commissariaat-generaal om te voldoen aan de behoeften en doelstellingen van zijn/haar sectie

• beschikbaar zijn als contactpersoon van de dienst

• het opbouwen van een netwerk van contacten

• het vertegenwoordigen van de geografische sectie bij de overlegprocessen van de organisatie

• het geven van richtlijnen met betrekking tot opzoekingen bij CEDOCA in samenwerking met de verantwoordelijke

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	beslissingen	vergadering, stuurgroep ...	wekelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke adviezen	als dossier	dagelijks
andere fed. overh. diensten	wetgeving (wet, KB, MB ...	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen	als dossier	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	schriftelijke adviezen	als dossier	dagelijks
management	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep ...	maandelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	als dossier	maandelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke adviezen	als dossier	dagelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	als dossier	maandelijks
particulieren/burgers	beslissingen	als dossier	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de commissaris-generaal en de adjunct commissarissen

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• zijn/haar eigen werkorganisatie

• het beheer van de sectie, nl. de werkverdeling binnen het team, de dossiercoördinatie, de doorstroming van dossiers die bestemd zijn voor de medewerkers en de opvolging van hun prestaties

• de concrete stappen die in de dossiers moeten worden genomen (voorbereiding van het dossier, voorbereiding van het gehoor, respect voor het bewaren van de orde tijdens het gehoor, kwaliteit van de beslissing)

• de prioriteit van de dossiers in overeenstemming met de doelstellingen van de commissaris-generaal

• de uitwerking van actieplannen

• het ontwikkelen van goede samenwerkingsverbanden tussen de verschillende diensten van het Commissariaat-generaal

• het beheer van de kennis binnen de geografische sectie

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de specifieke aanwending van personeels- en werkingsmiddelen voor specifieke en tijdelijke taken

• de basisprincipes van de actieplannen om de operationele doelstellingen te realiseren

• wijzigingen van de termijnen binnen dewelke projecten moeten worden geïmplementeerd

• de beoordeling van ingewikkelde of bijzondere dossiers van asielzoekers

• de substantiële wijziging van de werking van de sectie

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

geen

 

Eigen werkbudget

geen

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. de coördinator zorgt voor de uitwerking, de implementatie en de opvolging van zijn/haar actieplannen die overeenstemmen met het beheersplan van het CGVS; in 2004 werden er 12.379 beslissingen in ontvankelijkheid, 8.370 beslissingen ten gronde en 873 aanvragen tot afstand verwerkt door de verschillende geografische secties

2. de geografisch coördinator heeft een reële impact op de werking van het CGVS en meer bepaald op het beheer, de organisatie en de manier waarop de asieldossiers worden behandeld; de organisatie van de asielprocedure kost veel geld; bovendien gaat het om een grote kost of sociaal belang; daarom is het belangrijk dat een beslissing zo vlug mogelijk na de indiening van de asielaanvraag wordt genomen; dit is slechts mogelijk indien men kan rekenen op geografische coördinatoren die beschikken over de noodzakelijke kennis, vaardigheden en motivatie om hun taak uit te voeren in overeenstemming met de door de commissaris-generaal bepaalde eisen en doelstellingen

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• aan de richtlijnen en instructies van de commissarissen (inclusief het administratieve handboek van het CGVS), aan de nationale, Europese en internationale wetgeving inzake asielrecht, aan de rechtspraak van de Raad van State, (aan het Verdrag van Genève van 1951, alsook het Aanvullend Protocol van 1967, de Kwalificatierichtlijn en de Procedurerichtlijn en de wet van 1980)

 

Welke vernieuwingen

• suggesties inzake wijzigingen binnen de geografische sectie zijn mogelijk, afhankelijk van de behoeften en met betrekking tot aanpassingen van de eigen werkorganisatie; bovendien kunnen instrumenten voor een beter functioneel en administratief beheer van de dossiers worden ontwikkeld

• het uitwerken en opstellen van actieplannen en het opstellen van oriëntatienota's over het beheer van asieldossiers

• eventueel, het opstellen van projecten ter verbetering van de werking van de geografische cel en het opstellen van nota's voor de specifieke behandeling van dossiers in verband met een specifieke problematiek

• het voorstellen, indien nodig, van aanpassingen van de richtlijnen betreffende de algemene situatie in de landen van herkomst en betreffende de behandeling van asieldossiers

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de innovatie gebeurt door gebruik te maken van de eigen ervaring (vaststellingen en analyses), het beheersplan en de operationele richtlijnen, de gevolgde opleidingen, alsook de kennis die werd vergaard tijdens dienstvergaderingen en door deelname aan werkgroepen en het lezen van vakliteratuur

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.