Identificatie van de functie

Functiecode : DBV006

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)

Doel van de functie

Het autonoom onderzoeken van het dossier tot asielaanvraag, het voorbereiden van het gehoor van de asielzoeker, het horen van de asielzoeker tijdens een gehoor, het analyseren van de verklaringen van de asielzoeker en het opstellen van een voorstel

teneinde

het Commissariaat-generaal te ondersteunen bij het nemen van beslissingen m.b.t. de asielaanvragen (status van vluchteling, subsidiaire bescherming of terugsturen naar het land van herkomst).

 

Het aansturen en coachen van een eenheid van dossierbehandelaars

teneinde

de operationele resultaten van de geografische afdeling efficiënt te bereiken in overeenstemming met de strategische doelstellingen van het Commissariaat-generaal.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

het organiseren van de werkeenheid, alsook (in samenwerking met de geografisch coördinator) het coachen, begeleiden, vormen en evalueren van de dossierbehandelaars in de werkeenheid

teneinde

te voldoen aan de vooropgestelde (zowel kwantitatieve als kwalitatieve) doelstellingen

 

Voorbeelden van taken

• het administratief organiseren van de werkeenheid (o.a. planning, screening van dossiers, bij afwezigheid van de dossierbehandelaars van zijn/haar eenheid, het treffen van de nodige regelingen) dit in samenwerking met de geografisch coördinator, de collega's en de administratieve cel van de geografische afdeling

• het rapporteren en toelichten aan de werkeenheid van de in de operationele raad genomen werkafspraken en beleidsbeslissingen, het opvolgen van de implementatie van deze werkafspraken en beleidsbeslissingen en het mee bepalen van de richtlijnen binnen de geografische secties

• het controleren op kwaliteit (zowel inhoudelijk als vormelijk) van de ontwerpbeslissingen, waar nodig, het aanbrengen of laten aanbrengen van wijzigingen door de dossierbehandelaar van de werkeenheid en het bespreken van ontwerpbeslissingen met de dossierbehandelaar van de werkeenheid en andere collega's met het oog op een uniforme behandeling binnen de geografische afdeling

• het goedkeuren van ontwerpbeslissingen en deze ter advies voorleggen aan de commissarissen, alsook het opsporen van structurele eigenschappen van dossiers en rapporteren aan de geografisch coördinator

• het evalueren (zowel formeel als informeel), op regelmatige basis, van het werk van de dossierbehandelaars van zijn/haar werkeenheid, het motiveren van de dossierbehandelaars van zijn/haar werkeenheid, het helpen oplossen van conflicten binnen de werkeenheid en het opvolgen van de kwantitatieve normen van de leden van de werkeenheid en hierover rapporteren aan de geografisch coördinator

 

Als

dossierbeheerder

het autonoom beheren van complexe dossiers

teneinde

deze volgens de wettelijke vormvoorschriften af te handelen en te voorzien van juridisch correcte argumenten

 

Voorbeelden van taken

• het horen van asielzoekers; voor elk dossier is er minstens een, vaak zeer uitgebreid, gehoor nodig

• het voorbereiden en organiseren van het gehoor

• het verzamelen en analyseren van alle relevante informatie (algemene informatie, informatie die bekomen werd uit het gehoor)

• het formuleren van een voorstel

• voldoen aan de vooropgestelde doelstellingen (zowel kwalitatieve als kwantitatieve), gelet op de opdracht van het Commissariaat-generaal (het bieden van bescherming tegen ernstige vervolging en het wegwerken van de grote achterstand uit verleden) zijn die doelstellingen van hoog niveau

 

Als

analist

het autonoom uitvoeren van een uitgebreide en complexe analyse ter beoordeling van de echtheid van de door de asielzoeker voorgelegde stukken, de geloofwaardigheid van de door hem/haar aangehaalde feiten en het aangehaalde risico als een risico van vervolging in de zin van het Verdrag van Genève of een reëel risico op ernstige schade zoals bepaald in de definitie van subsidiaire bescherming

teneinde

te komen tot een goede beoordeling van de noodzaak tot bescherming of de mogelijkheid tot veilige terugkeer naar het land van herkomst

 

Voorbeelden van taken

• het beoordelen op echtheid van stukken en de geloofwaardigheid van verklaringen (eventueel met ondersteuning van interne of externe experts)

• het opzoeken of laten opzoeken en het beoordelen van de relevante rechtspraak en algemene informatie in samenwerking met andere diensten

• het opstellen van juridische en feitelijke argumentaties in ontwerpbeslissingen

• het autonoom analyseren van elk individueel dossier

 

Als

deskundige/specialist

beschikken over expertise in verschillende domeinen (eerst en vooral, goede juridische kennis (vluchtelingenrecht, de nationale vreemdelingenwet, de rechtspraak ter zake, voorschriften inzake vorm en inhoud), uitgebreide kennis over de situatie in de landen van herkomst van de asielzoekers van wie het dossier wordt behandeld, de nodige kennis en bekwaamheden om mensen te kunnen horen in soms moeilijke omstandigheden (communicatieproblemen, spanning bij de asielzoeker door de eventuele gevolgen, aanwezigheid van een tolk of een advocaat), die een groot concentratievermogen, stressbestendigheid, empathie en de vaardigheid om mensen te evalueren vereisen)

teneinde

de laatste evoluties op te nemen in de beslissingsvoorstellen en te komen tot beslissingen die voldoen aan de opgestelde kwalitatieve doelstellingen (dit is nodig gelet op de gevolgen van de beslissingen)

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan interne vergaderingen die gericht zijn op kennisoverdracht

• deelnemen aan studiedagen

• het doornemen van vakliteratuur op eigen initiatief

 

Als

raadgever

het voorstellen voor elk dossier van een ontwerpbeslissing op basis van een bijzondere, individuele analyse en beoordeling

teneinde

te komen tot individuele beslissingen die voldoen aan de vooropgestelde doelstellingen en een uniforme interpretatie van de wetten en de feitelijke omstandigheden

 

Voorbeelden van taken

• helpen bij het bepalen van de noden voor algemeen onderzoek en het uitwerken van een uniform standpunt inzake principiële of vaak voorkomende knelpunten

• het verrichten of laten verrichten van opzoekingen m.b.t de wetgeving, rechtspraak en rechtsleer, alsook m.b.t. feitelijke omstandigheden

• het uiteenzetten van administratieve standpunten in interne vergaderingen

 

Als

contactpersoon

het ontvangen en horen van de asielzoeker en eventueel zijn/haar advocaat en het op geregelde basis communiceren van zijn/haar activiteiten, bevindingen en resultaten aan de leiddinggevende en de collega's

teneinde

de asielzoeker de mogelijkheid te geven de redenen voor zijn/haar vlucht en het risico van vervolging uiteen te zetten en de leiddinggevenden en de collega's op een efficiënte manier op de hoogte te houden van de belangrijkste vaststellingen en dossiers

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van een goed gehoor (wat niet evident is, gezien de moeilijkheden in de communicatie en de spanning in hoofde van de asielzoeker)

• het bijwonen van rapporteringsvergaderingen

• het communiceren van beslissingen in belangrijke dossiers aan collega's

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	mondelinge en schriftelijke vragen	persoonlijk contact	dagelijks
andere fed. overh. diensten	beslissingen	per brief, e-mail ...	maandelijks
andere fed. overh. diensten	wetgeving (wet, KB, MB ...	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	informeel	maandelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	per brief, e-mail ...	wekelijks
andere fed. overh. diensten	wetgeving (wet, KB, MB ...	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	als dossier	dagelijks
particulieren/burgers	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks
particulieren/burgers	beslissingen	als dossier	dagelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	informeel	maandelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	als dossier	dagelijks
andere fed. overh. diensten	mondelinge vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de commissaris-generaal, de adjunct-commissarissen en de geografisch coördinator

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de juridische en feitelijke elementen uit een dossier die in een beslissingsvoorstel worden gebruikt

• de begeleiding, coaching en de supervisie van het werk van een eenheid (in het algemeen 4 à 5 dossierbehandelaars)

• de opstelling van het beslissingsvoorstel op basis van het individueel gehoor van de asielzoeker: alleen hij/zij heeft direct contact met de asielzoeker

• de wijze van kennisoverdracht

• de werkverdeling binnen de werkeenheid, de doorstroming van dossiers naar leidinggevenden en collega's en de opvolging van de individuele prestaties

• de concrete stappen die in dossiers moeten worden genomen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de prioriteit van de dossiers

• het nemen van principebeslissingen, alsook het wijzigen van procedures en van standaarddocumenten

• schriftelijke en mondelinge adviezen

• de participatie bij het concretiseren van het jaarlijks actieplan om de operationele doelstellingen te realiseren

• wijzigingen van de termijnen waarbinnen projecten moeten worden geïmplementeerd

• deelname aan studiedagen en bijscholingsactiviteiten in het algemeen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. 150 à 200 beslissingsvoorstellen per jaar of hij/zij superviseert 4 x 150 à 200 beslissingen per jaar;
de impact van een beslissing is voor de asielzoeker zeer verregaand, in geval van een positieve beslissing bekomt de asielzoeker de status van vluchteling en alle hiermee samenhangende gevolgen (onder meer een definitieve verblijfsvergunning), in geval van een negatieve beslissing kan de asielzoeker in principe worden teruggestuurd naar zijn/haar land van herkomst

2. hij/zij leidt, binnen een van de 6 geografische secties, een werkeenheid bestaande uit 4 à 5 dossierbehandelaars

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• aan het verdrag van Genève van 1951 en de vreemdelingenwet, aan de richtlijnen en instructies van de commissarissen en de geografisch coördinator

 

Welke vernieuwingen

• elk dossier vergt een bijzondere, individuele benadering, dit is van essentieel belang in de Belgische asielprocedure, voor elk dossier is dan ook een bijzondere, individuele analyse en beoordeling noodzakelijk

• tegelijkertijd wordt er verwacht dat hij of zij meehelpt bij het bepalen van de behoeften voor algemeen onderzoek en het uitwerken van een uniform standpunt inzake principiële of vaak voorkomende knelpunten

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de vernieuwing gebeurt door gebruik te maken van de eigen ervaring, de gevolgde opleidingen, evenals van de kennis die verzameld werd door deel uit te maken van werkgroepen en door het lezen van vakliteratuur

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.