Identificatie van de functie

Functiecode : DFI556

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Controleurs / inspecteurs / auditors

Beroepscategorie : 05. Fiscaliteit (FI)

Doel van de functie

Het uitvoeren van administratieve onderzoeken (audits) indien zich ernstige indicaties van mogelijke onregelmatigheden voordoen. Onderzoek doen naar eventuele onregelmatigheden en geschillen en dit met de nodige deskundigheid, knowhow, objectiviteit en onafhankelijkheid

teneinde

het topmanagement een redelijke zekerheid te bieden inzake het voorkomen en opsporen van interne fraude en het doelmatig functioneren van de interne controlesystemen.

 

Het verzamelen, controleren, bewerken, analyseren van en rapporteren over gegevens met het oog op waarheidsbevindingen en/of bewijsvoering. Dit alles in een geijkt referentiekader op het terrein van juridisch / financiële geschillen en/of onregelmatigheden (waaronder fraude) Eveneens het geven van preventieve adviezen op dit terrein

teneinde

alle feiten aan het licht te brengen inzake mogelijke interne fraude, zonder dat gerechtelijke instanties direct worden ingeschakeld bij vermoedens of indicaties van mogelijke onregelmatigheden

 

Resultaatgebieden

Als

auditor

Uitvoeren van interne inspecties die betrekking hebben op interne fraude en tegelijkertijd nagaan waar bestaande processen en procedures ontoereikend zijn om interne fraude tegen te gaan

teneinde

straf- en tuchtprocedures op te starten en aanbevelingen en verbeteringsvoorstellen uit te werken en voor te leggen inzake de goede werking van de organisatie

 

Voorbeelden van taken

• het zorgvuldig analyseren van elke aanvraag of klacht die kan leiden tot een interne inspectie. Nagaan of de klachten en/of vermoedens degelijk onderbouwd zijn en steunen op betrouwbare aanknopingspunten

• het afbakenen van het concrete interne inspectiewerkterrein

• het opstellen van een plan van aanpak, waarbij de prioriteiten en de te hanteren methoden voor interne inspectie en onderzoekstechnieken worden vastgelegd aan de hand van de voorliggende problematiek

• het verzamelen en analyseren van relevante documenten, dossiers en gegevens m.b.t de interne inspectie; het opzoeken en bestuderen van relevante wetgeving, reglementering, omzendbrieven en rechtprocedures, het onderzoeken en doorgronden van procedures en werkinstructies, het doelgericht analyseren van risico’s op interne fraude

• gerechtelijke stappen ondernemen en/of een tuchtprocedure opstarten tegen de personen die de interne fraude pleegde

 

Als

evaluator

het evalueren van de diverse aspecten van het auditobject

teneinde

op een zo correct en zo volledig mogelijke manier de eventuele interne fraude te kunnen inschatten en indien nodig verbeteringsvoorstellen te formuleren voor procedures die onvoldoende efficiënt zijn

 

Voorbeelden van taken

• het uitvoeren van risicoanalyses

• permanent aandacht besteden aan de interne controleaspecten

• het aanwenden van visie en integrerend vermogen

• bepalen welke stappen ondernomen worden na het vaststellen van interne fraude (juridische stappen, tuchtprocedures, …)

• advies verlenen bij het voorkomen van de vastgestelde interne fraude

 

Als

adviseur

verstrekken van advies of proactieve aanbevelingen met betrekking tot nieuwe procedures of de reorganisatie van bepaalde procedures in het kader van verdere verbeteringen en ontwikkelingen

teneinde

de werking van de organisatie te verbeteren en de processen aan te passen aan de operationele en beleidsdoelstellingen

 

Voorbeelden van taken

• verschaffen van informatie en adviezen waardoor het management de werking van de organisatie, de efficiëntie en de geschiktheid van de interne systemen en procedures kan beoordelen en verbeteren

• formuleren van aanbevelingen aan het top management om de risicobeheersing en de beheerssystemen te verbeteren

• verlenen van advies aan het management over de invoering van systemen voor zelfcontrole binnen de organisatie en een bijdrage leveren als "facilitator"

• adviseren van het management met betrekking tot organisatorische en operationele kwesties

 

Als

specialist

het aanwenden van de technische kennis inzake het werkterrein

teneinde

de draagwijdte van de eventuele interne fraude precies te kunnen evalueren en hieromtrent correcte en verantwoorde adviezen te kunnen geven

 

Voorbeelden van taken

• onderzoeken van de betrouwbaarheid van alle verkregen informatie/bewijsmateriaal

• actief op zoek gaan naar allerlei informatiebronnen (o.a. leveranciers, ex-medewerkers, klokkenluiders) en achtergronden, relaties, transacties die betrekking hebben op eventuele onregelmatigheden

• verhoren van de intern betrokken personen teneinde verklaringen te vinden omtrent opmerkelijke handelingen en transacties

• onderzoek voeren naar de digitale verwerking van transacties (zowel financieel als niet financieel in geval van vermoedens van fraude)

 

Als

innovator

het onderzoeken van manieren om interne fraude te plegen en op basis van de resultaten adviezen verlenen om veranderingen aan te brengen in de werkprocedures en/of –instrumenten

teneinde

te voorkomen dat vastgestelde onregelmatigheden worden herhaald

 

Voorbeelden van taken

• ontdekt nieuwe verbanden in informatie en bedenkt nieuwe benaderingen voor bestaande situaties

• kan een materie vanuit nieuwe en verschillende invalshoeken benaderen om zo interne fraude op te sporen

• ontwikkelt en bouwt de methodologie interne inspectie verder uit

• geeft preventieve adviezen aan het hoger management

 

Als

rapporteur

het opstellen van werkdocumenten en interne inspectierapporten op accurate en zorgvuldige wijze

teneinde

zo correct mogelijk de interne inspectiebevindingen weer te geven en de aanbevelingen zo nauwkeurig mogelijk te kunnen omschrijven in een vorm die bruikbaar en hanteerbaar is zowel voor het topmanagement als de entiteit waarbij de interne inspectie uitgevoerd werd

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van een rapport dat op een objectieve wijze de vastgestelde feiten en eventuele gepleegde inbreuken weergeeft

• preventieve adviezen schrijven die de bevoegde personen toelaat om de nodige maatregelen te treffen om een herhaling van de feiten te voorkomen

• het rapport overmaken aan het hoofd van de betrokken (N-)entiteit

• elk element in het rapport dient onweerlegbaar gefundeerd te zijn op een ondersteunend document

 

Als

coach

het organiseren van de interne inspectie, het leiden van de inspectievergaderingen en het verzorgen van de opvolging van de interne inspectierapporten

teneinde

de entiteiten waarbij fraude werd vastgesteld en het hoger management in te lichten over de onregelmatigheden en het proces te doorlopen dat leidt tot preventieve adviezen en de toepassing ervan

 

Voorbeelden van taken

• het maximaliseren van de interne inspectie door een optimale selectie van de gesprekspartners te doen in functie van hun kennis van het werkterrein

• het zo opbouwen van de interviews dat de gesprekpartners een zo volledig mogelijk beeld kunnen en willen geven van de situatie

• het doorgeven van essentiële aandachtspunten/bevindingen aan de geïnspecteerde entiteit; zorgen voor een systematische steun aan het management bij het implementeren van de preventieve adviezen, het uitlokken van betrokkenheid; sociaalvaardig onderhandelen en het overbruggen van hindernissen, de geïnspecteerde entiteit overtuigen van het belang om de preventieve adviezen in concreto toe te passen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
topmanagement	gesignaleerde disfuncties en opdrachten	Rapports, discussions de missions	ad hoc
management	gesignaleerde disfuncties en opdrachten	documenten, rapporten	ad hoc
lijndiensten	gegevens	documenten, mondeling	ad hoc
ombudsdienst of klokkenluider	gesignaleerde disfuncties	documenten, schriftelijke of mondelinge klachten	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
topmanagement	adviezen en resultaten interne inspectie	rapporten	ad hoc
management	adviezen en resultaten interne inspectie	documenten en rapporten	ad hoc
lijndiensten	adviess, gegevens	mondeling en schriftelijk	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de adviseur-generaal interne audit IPO099

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• De adviseurs interne inspectie treden autonoom op zonder hiervoor een expliciete opdracht te moeten krijgen, weliswaar binnen het kader van hun algemene opdracht: voorbereiding van de werkzaamheden, werkterreinafbakening, risicoanalyse, keuze van de onderzoeksmethode, toepassing van de inspectiemethodologie, verloop van de werkzaamheden, keuze van de gesprekspartners, raadpleging van dossiers, gegevens, documenten en databanken, verwerking van materiaal, interpretaties, conclusies, aanbevelingen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Het uitvoeren van opdrachten die niet conform hun missie zijn

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. Het aantal, de omvang en de complexiteit van de interne inspectie opdrachten, de uitgestrektheid en de diversiteit van het werkterrein

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de wet van 22 juli 1993 betreffende de organisatie van het budget en de comptabiliteit van de federale staat, met name artikel 31, K.B. van 26 mei 2002 betreffende het systeem van interne controle binnen de federale overheidsdiensten (wordt aangepast), K.B. van 09/10/2002 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten (wordt vervangen), KB van ... betreffende de administratieve, begrotings- en beheerscontrole (nog in ontwerp); elke dienst interne audit onderschrijft de IIA-normen (Standards for the professional practice of International Auditing van het Institute of Internal Auditors) en de 'Code of Ethics'; de IIA vormt de normatieve referentie-instantie inzake interne audit; de INTOSAI-richtlijnen voor interne controle in de publieke sector; de normen die betrekking hebben op de kwaliteitssystemen, bv. ISO; de nationale en internationale normen en bijzonderheden van de overheidssector; alle regels, wetten, reglementen, interne richtlijnen en procedures die van toepassing zijn voor de FOD

 

Welke vernieuwingen

• De functie is gericht op innovatie en verbetering. Er worden adviezen verwacht die zorgen voor een remediëring van de disfuncties.

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• De strategische en operationele objectieven bepaald door zijn manager

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.