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Attaché A2 back office (M/F/X)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB174

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)




Raison d'être de la fonction

Conformément au back office d’une institution financière, diriger des processus administratifs et de paiement

afin de

garantir l'exécution correcte et dans les délais des opérations financières du Front Office.

 

Etablir, analyser et finaliser des dossiers de financement complexes

afin de

pouvoir fournir des avis fondés sur le traitement de ces dossiers à la comptabilité, la gestion de la base des données des transactions de la Dette, budget et gestionnaires informatiques.

 

Finalités
En tant que
expert
    développer le cadre conceptuel dans lequel les processus de travail de back office de salle des marchés sont exécutés

afin de

    mettre au point des méthodes de travail, et des procédures/systèmes garantissant la bonne exécution du service financier et administratif de la dette (paiements corrects, dans les délais et conformes à la règlementation)

 

Exemples de tâches
  • développer certains aspects du cadre conceptuel du fonctionnement du Back Office
  • analyser de façon approfondie l’implémentation au Back Office de nouveaux produits (produits dérivés, reprise de dettes,..) et de produits complexes (produits à long terme et dérivés)
  • déterminer des méthodes de travail et procédures en concertation avec le Sous-directeur Responsable Back Office
  • assurer le suivi et la validation des résultats
  • stimuler l'adaptation et les changements.

 

En tant que
conseiller stratégique
    déterminer l'approche à adopter (en participant à la définition de la stratégie) et suivre les processus et procédures financiers complexes en matière d'enregistrement administratif

afin de

    contribuer à la stratégie générale et garantir l'exécution correcte et dans les délais des opérations financières

 

Exemples de tâches
  • participer à la définition de l'approche du contenu de la politique de la dette fédérale (relations Front, Middle et Back Offices) en matière d'enregistrement administratif
  • participer à la définition de l'approche des (nouveaux) processus comptables, des processus de gestion des paiements de la dette, et de l'organisation générale et technique du Back Office.
     
  • rédiger des notes techniques destinées au Comité Executif

 

En tant que
analyste / organisation interne
    analyser le cours actuel des affaires organiques au Back Office et mettre en place des adaptations

afin de

    améliorer les processus et les procédures dans le sens de l’efficacité et de l’efficience

 

Exemples de tâches
  • suivre les processus et leurs résultats
  • suivre le système de comptabilité de l'Etat, les systèmes de paiement (projet des confirmations, règlementation chemins de paiement,...) et le nouveau système de comptabilité en partie double
  • collaborer à la modification de la réglementation et à une (éventuelle) implémentation concrète (adaptation du système informatique aux nouveaux besoins)
  • suivre et implémenter les mises à jour et les nouvelles fonctionnalités du système intégré de la base de données de la dette (système Tradix).

 

En tant que
personne de contact/ gestionnaire
    en accord avec le Sous-directeur responsable du Back Office, interagir avec les entités de l'Agence et de l'Administration « Financement de l’Etat et Marchés Financiers » (FEMF) de la Trésorerie et/ou les fournisseurs d'informations concernés

afin de

    enrichir le niveau de connaissance et de pouvoir exécuter les tâches au sein de l’Agence en tenant d’une perspective plus large

 

Exemples de tâches
  • élaborer des réseaux d'informations et des relations internes (services comptabilité, prévisions de Trésorerie,...) et externes (contreparties financières, Banque Nationale de Belgique, Fonds d’infrastructure ferroviaire, Euroclear..)
  • recueillir des informations auprès des services et organisations compétents
  • consulter des sites internet à valeur ajoutée au plan professionnel

 

En tant que
gestionnaire de dossiers/ conseiller
    établir, analyser et finaliser des dossiers complexes (produits dérivés)

afin de

    pouvoir donner un avis au Sous-directeur Responsable Back Office et aux entités compétentes et/ou pouvoir échanger des concepts dans des réunions d'organisations compétentes

 

Exemples de tâches
  • établir et suivre des dossiers (et notamment les dossiers complexes des produits dérivés)
  • exercer le contrôle interne au sein de l'entité sous sa responsabilité
  • contribuer à l'étude de la composition de la dette, ses délais et son évolution (suivi des échéanciers de la dette), et contribuer à des études de marketing et à l'élaboration de canaux de communication (par exemple presse, site web)
  • assurer la gestion ou la supervision de dossiers complexes en matière de processus de comptabilité, suivi et signature des contrats de financement de la dette, suivi et règlement des litiges en matière de dette.

 

En tant que
coach
    motiver et diriger une équipe de collaborateurs au Back Office

afin de

    obtenir la pleine assistance pour l'exécution des tâches de confirmation, de validation, de paiement et de transmission à la comptabilité.

 

Exemples de tâches
  • encadrer les collaborateurs et ajuster leur méthode de travail
  • donner des instructions et un soutien
  • contribuer à la mise à disposition de moyens en vue d’augmenter l’efficacité et l’efficience.

 

En tant que
chef de projet
    lancer et diriger, ou suivre, des projets dans différentes matières du domaine de la dette

afin de

    atteindre les objectifs fixés

 

Exemples de tâches
  • contribuer, en ce qui concerne l'activité Back Office, à lancer des projets en relation avec les thèmes suivants : projet FEDCOM de mise en œuvre d'une comptabilité publique en partie double, projet collatéral,
    projet des dossiers de reprises de dette, Euro Medium Term Notes EMTN, mise en oeuvre de nouveaux produits dérivés, révision de l'ensemble des procédures de confirmations,...
  • préparer les réunions de groupes de travail.
  • déterminer ou participer à la détermination des besoins fonctionnels et des budgets à engager

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

supérieur hiérarchique

décisions

réunion, groupe de pilotage

hebdomadaire

supérieur hiérarchique

questions écrites

en tant que dossier

ad hoc

supérieur hiérarchique

questions orales

en tant que dossier

ad hoc

supérieur hiérarchique

législation (loi, AR, AM,...)

en tant que dossier

ad hoc

particuliers/citoyens

questions orales

par lettre, e-mail ...

ad hoc

organisations/entreprises

questions orales

par lettre, e-mail ...

quotidien

organisations/entreprises

questions écrites

en tant que dossier

quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

supérieur hiérarchique

conseils écrits

réunion, groupe de pilotage

ad hoc

supérieur hiérarchique

conseils écrits

par lettre, e-mail ...

ad hoc

particuliers/citoyens

décisions

en tant que dossier

ad hoc

organisations/entreprises

décisions

en tant que dossier

quotidien

organisations/entreprises

conseils écrits

en tant que dossier

quotidien

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

Le Conseiller back office - Sous-directeur

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • Opérations qui s'inscrivent dans les cadres juridique, opérationnel, budgétaire et comptable tels que définis dans la loi budgétaire, le plan de financement, les arrêtés de délégations à certains membres de l'Agence de la dette et les directives générales en matière de gestion publique.
  • Toute initiative en matière d'étude et d'analyse de nouvelles procédures, nouveaux produits, nouvelle organisation interne au Back Office
  • Tous les règlements financiers et administratifs des opérations traitées à l'Agence de la dette (contreparties, Banque Nationale de Belgique, Euroclear,..).
  • La gestion de l’équipe de collaborateurs

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • Toute opération nouvelle qui ne s'inscrit pas dans le cadre juridique ou opérationnel actuel.

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

Budget annuel charges d'intérêts de la Dette publique : € 12,4 milliards

 

Budget de travail propre

Dette Fédérale : € 350 milliards

 

Autres données quantitatives

1. Volume annuel d'émission OLO: € 34 milliards.
Volume annuel d'émission de Certificats de Trésorerie : € 50 milliards.
Flux financiers quotidiens : jusqu'à € 5 milliards.

2. Besoins de financement de 35 à 40 milliards d'EUR par an impliquant une trentaine d'opérations financières par jour.

3. Gestion des dossiers de dérivés existants (plus de 500 dossiers de dérivés) + mise en place des nouveaux produits dérivés (ad hoc) + gestion des reprises de dettes d'autres organismes

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • La fonction s'inscrit dans le cadre de la législation relative à la gestion de la dette publique, à celle en vigueur sur les marchés nationaux et internationaux des capitaux et des produits financiers Article 8 du Budget des Voies et Moyens  
  • Article 8 du Budget des Voies et Moyens

 

Quelles innovations
  • Beaucoup de parties externes interviennent dans les opérations du Back Office : le Caissier de l’Etat, les institutions de compensation et de règlement-livraison de titres, les banques correspondantes des contreparties, les systèmes de sécurité des paiements, les plateformes de commerce électronique et d’adjudication, les fournisseurs de données de marché, la comptabilité. Le suivi et l’adaptation sont donc quasi permanents au Back Office ;
  • L’introduction de tout nouveau produit de la Dette, nécessite la mise en place d’une administration particulière ;
  • L’assurance du service le soir à la clôture des marchés, requiert la disponibilité de main d’œuvre en dehors de la plage d’horaire normal

 

Sur base de quel cadre de référence
  • Le cadre de référence est celui des marchés monétaires et de capitaux.
  • cadre dans lequel on travaille (Banque Nationale de Belgique pour les règlements cash, clearing - Euroclear - Documentations juridiques : International Swaps & Derivatives Association ISDA , International Capital Markets Association ICMA,…).

 

Profil de compétences génériques

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