Conseiller soutien du Management, PMO et gestion du changement - Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DPO806
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Experts support à l'organisation Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
Diriger le service Soutien du management, PMO (Program Management Office) et gestion du changement, et assumer la responsabilité finale des tâches du service
afin de
fournir un accompagnement en matière de gestion de projets, de gestion du changement et de techniques de management à la direction générale Comptable fédéral et au SPF B&CG (chefs de projet, formateurs, chefs de service, ...) et à ses clients externes (services de l'administration fédérale), et d'atteindre les objectifs du service tels que définis dans le plan de management de l'organisation.
Finalités
En tant quedirigeantorganiser, diriger, coordonner, motiver et développer le service Soutien du Management, PMO et Gestion du changement
afin de
garantir son fonctionnement et contribuer ainsi à la réalisation des missions de la direction générale.
Exemples de tâches
- Déterminer les objectifs du service en concertation avec le Président et le Directeur général
- Evaluer les besoins en personnel et décrire les fonctions du service
- Gérer le budget du service
- Planifier, organiser, distribuer, coordonner et suivre les activités
- Mener les cercles de développement et accompagner les collaborateurs dans le développement de leurs compétences
En tant quequ’expert en soutien du managementconcevoir et mettre en œuvre des méthodes et des outils de gestion et conseiller, accompagner et appuyer le Directeur général et les chefs de service en la matière
afin de
optimiser l'organisation de la direction générale, et assurer une bonne coordination et un suivi des activités
Exemples de tâches
- Organiser la description des processus et procédures de travail
- Définir des méthodes et des modèles de documents
- Elaborer et mettre en œuvre des outils de suivi et de reporting (tableaux de bord, balanced scorecard, …)
- Organiser la coordination entre les membres du management
En tant quequ’expert en gestion de projetsconcevoir et mettre en œuvre des méthodes et des outils de gestion de projets et conseiller, accompagner et appuyer les chefs de projet en la matière
afin de
contribuer au succès du portefeuille de projets de la direction générale.
Exemples de tâches
- Développer et mettre en œuvre une méthodologie et des instruments de gestion de projets
- Elaborer et mettre en œuvre des outils de suivi et de reporting
- Informer les chefs de projet sur la méthodologie de projets
- Encadrer les chefs de projet dans la définition, la coordination et l’évaluation de leur projet
- Identifier les besoins en formation des chefs de projet et entreprendre les actions nécessaires
En tant quequ’expert en gestion du changementconcevoir et mettre en œuvre des méthodes et des outils de ‘gestion du changement’ et conseiller, accompagner et appuyer en la matière l’ensemble de la direction générale (management, chefs de projet, formateurs, collaborateurs, …) et de ses parties prenantes internes et externes (services du SPF B&CG, autres SPF, SPP, Cour des Comptes, Inspection des Finances, …)
afin de
définir et réaliser les objectifs stratégiques et opérationnels de communication, formation et documentation liés aux activités quotidiennes de la direction générale ainsi que les plans ‘gestion du changement' management’ des différents projets se déroulant dans les services de l’administration générale ou dans les organismes d’intérêt public).
Exemples de tâches
- Mettre en place une politique de formation interne à la direction générale
- Définir et exécuter un plan de communication, formation et documentation pour chaque projet
- Conseiller et accompagner les chefs de projet en terme de gestion du changement
- Coacher les équipes de projet externes en terme de formation, documentation et communication
- Accompagner les équipes de projet externes dans la définition et l’exécution de plans locaux
En tant quechef de projetdiriger, coordonner et assurer le suivi des projets du service Soutien du Management, PMO et Gestion du changement
afin de
garantir la réalisation de ces projets dans les limites, délais, budget et critères de qualité prévus
Exemples de tâches
- Elaborer les plans de projet
- Composer et gérer les équipes de projet
- Planifier les actions et structurer le travail
- Faire rapport sur les projets
En tant quepersonne de contactêtre le référent en matière de soutien au management, PMO et gestion du changement à l’égard de l’ensemble de la direction générale (management, chefs de projet, formateurs, collaborateurs, …) et de ses parties prenantes internes et externes (services du SPF B&CG, autres SPF, SPP, Cour des Comptes, Inspection des Finances, …)
afin de
entretenir et développer un réseau de contacts et lui fournir une information pertinente
Exemples de tâches
- Répondre aux demandes d’information des parties prenantes
- Représenter le service lors de réunions, de sessions d’info et d’événements internes et externes
- Représenter la direction générale dans le groupe de travail ‘Communication’ du SPF B&CG.
En tant quegestionnaire de connaissancesmaintenir, développer et partager son expertise
afin de
améliorer en permanence l’expertise du service et de la direction générale
Exemples de tâches
- Se tenir au courant des dernières évolutions dans son domaine d’expertise
- Développer son expertise en permanence par la formation, la littérature spécialisée, etc
- Documenter les formations suivies et diffuser cette documentation
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Président
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questions, décisions, info
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Ad hoc
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Directeur général
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questions, décisions, info
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Membres du service
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questions, info
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Chefs autres services
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questions, info
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Chefs de projet
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questions, info
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Auterus documentation
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questions, info
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Formateurs internes
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questions, info
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Autres membres de la DG
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questions, info
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Groupe de travail 'Communication' SPF B&CG
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questions, info
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Mensuel
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Management SPF B&CG
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questions, décisions, info
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Mensuel
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Autres SPF, SPP, IF, Cour des Comptes
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questions, info
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Président
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Avis, infos
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Ad hoc
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Directeur général
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Avis, infos
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Membres du service
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Avis, décisions, infos
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Chefs autres services
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Avis, infos, coaching
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Chefs de projet
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Avis, coaching
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Auteurs documentation
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Avis, coaching
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Formateurs internes
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Avis, coaching
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Autres membres de la DG
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Avis, coaching
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Groupe de travail 'Communication' SPF B&CG
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Avis, coaching
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Mensuel
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Management SPF B&CG
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Avis, décisions, infos
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Mensuel
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Autres SPF, SPP, IF, Cour des Comptes
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Avis, décisions, info, coaching
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Positionnement
La fonction est dirigée par
Directeur général Federal Accountant (N-1)
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- Autonomie de décision dans le cadre stratégique et budgétaire déterminé au préalable avec le management
- L'organisation de travail au sein de l'équipe
La fonction doit demander une autorisation pour
- Décisions à caractère stratégique ou avec impact budgétaire
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
• 100 000 € (budget de formation SAP)
• Budgets spécifiques des différents projets
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- - Plan de management du SPF B&CG
- Décisions du Comité de direction
- Standards en matière de gestion de projets
- Législation et réglementation sur les marchés publics
- Législation sur le budget et la comptabilité de l’Etat
Quelles innovations
- - Instauration d’une culture de management auprès des chefs de service et du directeur général
- Instauration d’une culture de travail par projets au sein des chefs de projet la direction générale
- Instauration d’une gestion du changement auprès de la direction générale et de ses parties prenantes
- Développement constant de nouveaux projets, processus de travail, méthodes et outils
Sur base de quel cadre de référence
- - Expérience personnelle
- Expérience récoltée auprès du réseau de contacts
- ‘Lessons learned’ des projets antérieurs
- Bonnes pratiques de l’administration fédérale
- Conseil de la consultance et d’auditeurs.
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