Identificatie van de functie

Functiecode : IPO010

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Controleurs / inspecteurs / auditors

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Verstrekken van relevante informatie, uitwerken en voorstellen van aanbevelingen en verbeteringen die betrekking heeft op de goede werking van de organisatie, van de ingevoerde processen en procedures, alsook op de efficiëntie van het interne controlesysteem in het bijzonder en van de beheersing van de risico’s in het algemeen, aan het Auditcomité, de Algemene Directie en het management

teneinde

de managers te helpen om hun doelstellingen te behalen en de werking van de organisatie te verbeteren.

 

De medewerkers aansturen en de activiteiten van de dienst Interne audit organiseren

teneinde

de doelstellingen van de audit te behalen en een doeltreffende controle te garanderen.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

op zelfstandige wijze beslissen over de organisatie van zijn/haar dienst

teneinde

de zelfstandigheid van de dienst te garanderen in vergelijking met de andere activiteiten van de FOD of de instelling, de vastgelegde doelstellingen te realiseren en er een maximale toegevoegde waarde aan te geven

 

Voorbeelden van taken

• aansturen, motiveren, evalueren en ontwikkelen van de medewerkers om de prestaties van de werknemers op een hoger niveau te brengen en om de verschillende opdrachten van de dienst tot een goed einde te brengen

• ervoor zorgen dat de expertise waarover de interne audit beschikt op optimale wijze gebruikt wordt en verschillende organisationele maatregelen overwegen (bv. de verdeling onder de auditoren-specialisten en de meer algemene auditors, enz.)

• voor elke opdracht de nodige middelen inzake tijd en personeel bepalen

• uitwerken en verdedigen van het budgetvoorstel van de interne audit en het personeelsplan in samenwerking met de voorzitter van het directiecomité en deze laten nakijken en goedkeuren door het auditcomité

• uitwerken van de procedures voor het opstarten van projecten en verschaffen van advies over de manier waarop het werk uitgevoerd moet worden

 

Als

analist

Opvragen, verzamelen en analyseren van informatie m.b.t. de organisatie, de processen, de projecten, de reglementeringen, de procedures,…

teneinde

over voldoende achtergrond te beschikken om de audit te kunnen uitvoeren

 

Voorbeelden van taken

• opvragen van informatie bij aan de entiteit

• bestuderen van door de entiteit opgeleverde informatie

• bestuderen van reglementeringen,documenten en procedures van diverse rechtsbronnen

• al deze informatie analyseren en integreren

 

Als

auditor

door het uitvoeren van een audit anomaliën in de interne controle van de organisatie vaststellen

teneinde

de werking van de interne controle binnen de betrokken entiteit te analyseren

 

Voorbeelden van taken

• verkregen informatie (vnl. omtrent organisatiedoel, structuur en processen) checken op consistentie en op conformiteit met de interne controlemaatregelen die voorzien zijn of met de maatstaven voor goed overheidsbeheer

• de situatie ter plaatse checken op consistentie en op conformiteit met de geldende reglementering en procedures

• de effectiviteit verifiëren van de processen, de activiteiten en de maatregelen van interne controle ; de kwaliteit en betrouwbaarheid verifiëren van de rapportering binnen de instelling ; de kwaliteit van het risicobeheer verifiëren binnen de instelling ; uitwerking van de uitvoering van verschillende types auditopdrachten (operationeel, conformiteit, ICT, financieel,…)

• steekproefsgewijs checken in hoeverre de interne controle effectief wordt toegepast

• afnemen van interviews

 

Als

deskundige/specialist

evalueren van een interne audit en verbeteringsvoorstellen doen

teneinde

de werking van de interne controle binnen de betrokken entiteit te verbeteren

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van een evaluatierapport na een audit

• verbeteringsvoorstellen uitwerken en de implementatie ervan bij de gecontroleerde entiteiten opvolgen

• bestuderen en becommentariëren van dossiers op vraag van het directiecomité

• opvolgen van de werkzaamheden van de assistenten

 

Als

intern adviseur

bijstaan van DG's (directies generaal) of entiteiten door het formuleren van methoden tot optimalisatie van de interne controle

teneinde

de entiteit in staat te stellen de bestaande risico's in de organisatie te minimaliseren en de procedures te vergemakkelijken

 

Voorbeelden van taken

• de diensten ondersteunen bij het risicobeheer en bij de ontwikkeling van maatregelen van interne controle in hun processen

• voorstellen van oplossingen voor concrete risico's of organisatorische problemen

• geven van workshops

• deelnemen aan besprekingen omtrent risicobeheersing

• uitwerken van aanbevelingen

 

Als

bemiddelaar

op diplomatische wijze trachten de reglementering en het gevoerde beleid op elkaar af te stemmen

teneinde

de naleving van de (interne/externe) reglementering in overeenstemming te brengen met de organisatiedoelstellingen

 

Voorbeelden van taken

• praktische werkwijzen die niet volledig conform zijn aan de reglementering bij het rekenhof bepleiten

• de entiteiten overtuigen van bepaalde maatregelen

• voorstellen formuleren tot verzoening van uiteenlopende belangen

• onderhandelen van een actieplan

 

Als

projectmedewerker

bijdragen tot de ontwikkeling van beheersinstrumenten of kwaliteitssystemen binnen de overheidsorganisatie

teneinde

het auditgebeuren te verbeteren

 

Voorbeelden van taken

• actief deelnemen aan het ontwikkelen van werkinstrumenten (checklists,…) en kwaliteitssystemen eventueel met ondersteuning van een externe consultant

• werkinstrumenten en kwaliteitssystemen voor audit in werking stellen en verspreiden

• assisteren bij de uitwerking van het auditplan

• uitschrijven van procedures

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Management	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks
Management	schriftelijke vragen	Als dossier	maandelijks
Andere afdelingen / diensten	mondelinge vragen	persoonlijk contact, vergadering	dagelijks
Interne diensten Andere afdelingen / diensten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail	maandelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
management	schriftelijke adviezen	als dossier	maandelijks
Andere afdelingen / diensten	mondelinge adviezen	contact personnel	dagelijks
Andere afdelingen / diensten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail	maandelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke adviezen en nota's	per brief, e-mail	ad hoc
externe instanties	schriftelijke adviezen en nota's	per brief, e-mail	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de chef interne audit

(of de Voorzitter van het directiecomité bij afwezigheid van de chef van de cel interne audit)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• werkwijzen, gebruikte methodologieën

• adviezen

• de inhoud van de rapporten

• de aanpak van een audit

• de werkwijze van de dienst Interne audit

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het tijdstip meedelen van de uitvoering van een audit

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

de dienst interne audit ontvang van het auditcomité een budget voor al haar werkingskosten, teneinde de onafhankelijkheid van de dienst te waarborgen

 

Eigen werkbudget

geen

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Europese reglementering inzake interne audit

• richtlijnen van FOD B&B

• instructies en/of opmerkingen van het Belgische rekenhof en de commissie

 

Welke vernieuwingen

• meewerken aan vernieuwing werkprocedrures

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• eigen ervaring

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.