Conseiller documentation patrimoniale - Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DFI122
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 05. Fiscalité (FI)
Raison d'être de la fonction
Déterminer les objectifs d'une équipe de terrain de l'entité "Documentation patrimoniale" (il en existe quinze types: "Services patrimoniaux", "Biens meubles", « Biens immeubles », « Gestion de biens immeubles », «successions en déshérence", "Shape", "Recouvrement non-fiscal" & ", "Mesurages et évaluations", "Evaluations spéciales biens meubles", "Mesurages spéciaux", "Evaluations spéciales biens immeubles", "Archivage", "Satellite", "Réclamer des droits", "Droits de greffe") en ce qui concerne par exemple: - pour les équipes "Service patrimoniaux", jouer le rôle de "notaire public" et d'agence immobilière professionnelle de et pour les pouvoirs publics, entretenir les contacts avec les donneurs d'ordres - pour les équipes "Mesurages et évaluations", évaluer les biens immobiliers à propos desquels il existe des données locales, gèrer le plan cadastral et réaliser les mesurages - pour les équipes "Archivage" gérer la conservation et la mise à jour de la documentation patrimoniale (archives relatives aux hypothèques, aux enregistrements et au cadastre) et en permettre la consultation - ... en accord avec la politique des chefs de divisions, assumer la responsabilité finale de ces objectifs et diriger l'équipe sur le plan opérationnel
afin de
d'atteindre les objectifs de ces équipes de façon effective et efficace
Finalités
En tant quespécialistedéterminer les objectifs d'une des équipes de l'entité "Documentation patrimoniale" comme par exemple # pour les équipes "Service patrimoniaux": - diminuer le nombre de litiges - diminution du ratio coûts/revenus - accélérer les prestations de service - augmenter la compétence et la motivation des fonctionnaires - ... # pour les équipes "Mesures et évaluations": - augmenter le nombre de parcelles dont la délimitation est juridiquement correcte - augmenter le degré de couverture du plan cadastral du territoire par la cadastration du domaine public - élimination des incohérences entre le plan et la matrice cadastrale - actualisation des données - ... # pour les équipes "Archivage": - fournir une documentation complète y compris pour les données relatives à l'urbanisme et au milieu - augmenter la cohérence et garantir l'intégralité des différentes informations - améliorer le rapport entre les coûts des informations fournies et leur utilité pour le client - ...
afin de
les communiquer aux collaborateurs et faire contribuer l'équipe au meilleur fonctionnement possible de l'entité
En tant queorganisateurdéterminer les actions à mettre en oeuvre par les membres de son équipe en fonction des moyens disponibles
afin de
atteindre les objectifs fixés et de donner des directives claires au personnel
Exemples de tâches
- apprécier le volume de travail et/ou la disponibilité en personnel et en matériel
- expliquer les actions à mener
- établir l'inventaire des actions prioritaires à mener pour atteindre les objectifs
En tant queplanificateuropérationnaliser le plan du chef de division reprenant les actions concrètes à mettre en oeuvre par les membres de l'équipe
afin de
assumer la responsabilité de son exécution du plan
Exemples de tâches
- organiser des réunions avec les membres de l'équipe
- attribuer des missions claires et précises aux membres de l'équipe
- assurer un contact continu avec les membres de l'équipe
En tant quedirigeantmotiver, évaluer, diriger les différents membres de l'équipe
afin de
susciter un investissement optimal de chacun d'eux
Exemples de tâches
- supprimer toutes les causes de la démotivation
- agir sur le plan individuel et sur le plan de l'équipe
- impliquer les membres de l'équipe en déléguant
- participer à des séminaires de formation et de coaching individuel
En tant quecontroleurassurer le suivi qualitatif et quantitatif du travail produit par les membres de l'équipe
afin de
apprécier la réalisation des objectifs fixés par rapport aux moyens mis à disposition pour les atteindre
Exemples de tâches
- examiner régulièrement le tableaude bord de son équipe
- tirer des conclusions et interroger les membres de son équipe
- inciter à trouver des solutions d'amélioration
- reconnaître et apprécier les efforts et résultats positifs
- veiller au respect des règles du secret professionnel
En tant quepersonne de contactétablir des contacts formels et informels internes et externes nécessaires avec les institutions internationales, communautaires, régionales, provinciales et communales, les instances judiciaires, ... en matière de profils de risque, de législation, de prestations de service
afin de
disposer de toutes les informations nécessaires pour garantir le bon fonctionnement de son équipe
Exemples de tâches
- représenter son équipe lors de réunions internes et externes
- assurer la difusion des informations reçues auprès des membres de son équipe
En tant querapporteurassurer le feed-back régulier et ponctuel des activités et des résultats de son équipe auprès du chef de division (ou, pour les équipes "Réclamer des droits" et "Droits de greffe", auprès de l'administrateur de l'entité "Sécurité juridiquel")
afin de
lui permettre de les évaluer et de les intégrer dans sa politique de gestion
Exemples de tâches
- participer à des réunions
- provoquer des rencontres informelles avec le chef de division, le Directeur du centre ou l'administrateur
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
|
Quelle information
|
Sous quelle forme
|
Avec quelle fréquence
|
Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
|
Quelle information
|
Sous quelle forme
|
Avec quelle fréquence
|
Positionnement
La fonction est dirigée par
chef de division sauf pour les équipes "Réclamer des droits" et "Droits de Greffe" qui sont dirigées par l'Administrateur de l'entité "Sécurité juridique" et pour les équipes « Services patrimoniaux » qui sont dirigées par le chef de centre – Services patrimoniaux.
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- répartition du travail entre les membres de l'équipe
- méthodes de travail et missions au sein de l'équipe, dans le cadre de la réalisation de son plan d'action
- prise de contacts externes et internes
- méthodes d'évaluation du travail fourni par les membres de l'équipe
La fonction doit demander une autorisation pour
- faire apporter des adaptations au plan d'actions rédigé par le chef de division en fonction des moyens matériel, de personnel disponible, de circonstances particulières dans le déroulement des activités de son équipe
- engager des dépenses (personnel, matériel, ..)
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Autres données quantitatives
1. environ 15 VTE's
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- directives, instructions, législations fiscales en matière de documentation patrimoniale
- plan d'actions rédigé par un des chefs de division de l'entité
Quelles innovations
- instauration d'un meilleur service à la clientèle
- méthodes de travail dans le cadre de la réalisation de son plan d'action
- directives et instructions opérationnelles internes à l'équipe
Sur base de quel cadre de référence
- détermination et exécution des objectifs opérationnels d'une équipe de l'entité
|