Identificatie van de functie

Functiecode : DIS033

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Thematische experten

Beroepscategorie : 12. Internationale Relaties (IS)

Doel van de functie

Het opbouwen van een diepgaande expertise en kennis inzake de politieke, economische en sociale situatie van de landen van de betrokken geografische regio of groep van landen over hun relaties met het buitenland en meer in het bijzonder met België

teneinde

de Belgische actoren op overheidsvlak door middel van informatie, analyses en adviezen te helpen in het uitstippelen van het beleid evenals de particuliere sector (zowel bedrijven, beroepsfederaties alsook ngo’s) de gewenste informatie, bijstand en adviezen te kunnen verstrekken.

 

Het opvolgen en analyseren van de bilaterale politieke en economische relaties van België met de landen van een geografische zone

teneinde

de nodige initiatieven en/of acties voor te stellen of te ondernemen om de Belgische belangen te verdedigen in de relaties met de landen van de betrokken geografische zone.

 

Resultaatgebieden

Als

beleidsadviseur

De nodige voorstellen, analyses en duidingen voorbereiden en formuleren met betrekking tot de politieke, economische, sociale situatie, alsook over de diplomatieke houding van de landen uit de desbetreffende geografische zone

teneinde

de Directeurs-generaal van het departement, de Voorzitter van het Directiecomité, de minister van Buitenlandse Zaken, de andere leden van de federale regering, het federaal Parlement en het Koninklijk Paleis te informeren en te adviseren

 

Voorbeelden van taken

• Politieke, economische en diplomatieke analyse van de gecoverde landen

• Een bepaalde (regionale) problematiek op proactieve en reactieve wijze bestuderen

• Opmaken van nota’s en/of verslagen ter attentie van de gezagsdragers van het Departement, de leden van de federale regering, het Koninklijk Paleis en de federale parlementsleden

• Opmaken van antwoorden op parlementaire vragen

• Voorbereiden en geven van de nodige instructies aan de betrokken Belgische diplomatieke posten van de zone

 

Als

deskundige/specialist

Informatie (voortkomende van de open bronnen in het betrokken land of in de wereld, van onze diplomatieke posten, ingezameld in internationale fora, ter gelegenheid interne task-force vergaderingen, contacten met andere FOD’s, collega’s, van een ander land…) aangaande betrokken landen inzamelen, actualiseren en interpreteren

teneinde

een expertise uit te bouwen et ter beschikking te stellen van de dienst, het Directoraat-generaal en de bevoegde administratieve en politieke autoriteiten

 

Voorbeelden van taken

• Informatie verzamelen, analyseren en behandelen, in samenwerking met de betrokken diplomatieke posten

• Deelnemen aan diverse vergaderingen binnen en buiten het Departement

• Antwoorden op vragen van overheidswege, het middenveld en van particulieren

• Gedocumenteerd (elektronisch en papieren) archief bijhouden betreffende de betrokken landen

 

Als

vertegenwoordiger

Het vertegenwoordigen van België en/of de FOD Buitenlandse Zaken, voor de desbetreffende geografische zone, op internationale vergaderingen (bv. Europese Unie), conferenties en bij contacten met de buitenlandse ambassades in België of buitenlandse instanties (BuZa, internationale instellingen, ad-hoc Contactgroepen…)

teneinde

de Belgische standpunten over te brengen, de Belgische belangen te verdedigen, kennis te nemen van de standpunten van de buitenlandse ambassades te Brussel en van onze buitenlandse partners

 

Voorbeelden van taken

• Het voorbereiden van vergaderingen van de Europese Unie (werkgroepen en zittingen van de Raad) en eraan deelnemen

• Het onderhouden van een regelmatige dialoog met de buitenlandse ambassades in België alsook met particuliere middens

• Deelnemen aan missies naar het buitenland die georganiseerd zijn door de Minister van Buitenlandse Zaken of andere vakdepartementen, de Diensten van de Eerste Minister inbegrepen

• Het vertegenwoordigen van België op internationale conferenties die verband houden met de desbetreffende geografische zone

• Het verslag van deze (internationale) vergaderingen opmaken en/of debriefings organiseren opdat kennis intern op de FOD wordt te beschikking gesteld

 

Als

coördinator/organisator

Het organiseren en coördineren van activiteiten met betrekking tot de geografische zone en het verzamelen van de actoren van de diverse sectoren, (federale en gefedereerde instanties, de privésector, de academische wereld, NGO’s, enz.) om informatie uit te wisselen en overleg te plegen over het te volgen beleid en indien nodig een positie en/of gemeenschappelijke actie te bepalen

teneinde

de coherentie van de Belgische politiek t.o.v. de betreffende landen of geografische regio te promoten en helpen tot stand te komen

 

Voorbeelden van taken

• • Organiseren van (met inbegrip van de logistiek hieromtrent), voorzitten van of deelnemen aan rondetafelgesprekken, ad-hoc vergaderingen, briefings, voorbereidingen van internationale of bilaterale vergaderingen

• Begeleiden van processen die groeien uit deze ontmoetingen (verslagen, follow-up…)

• Verdedigen van de belangen van het Directoraat-generaal en/of het Departement t.o.v. andere Belgische officiële instanties (publieke en/of private)

• Projecten opzetten en opvolgen

 

Als

contactpersoon

Fungeren als intern en extern contactpunt in het departement voor alle aspecten die te maken hebben met de betreffende geografische zone of het betrokken land evenals een permanente dialoog onderhouden met de actoren uit het maatschappelijk middenveld, de diaspora, de private sector

teneinde

een optimale informatiedoorstroming tussen de verschillende personen te verzekeren, beleidsvoorstellen te bespreken, synergieën na te streven en aangepaste vormen van ondersteuning te onderzoeken

 

Voorbeelden van taken

• Het geven van instructies en informatie aan de Belgische diplomatieke posten om ze te oriënteren en bij te staan bij de uitvoering van hun taken en om met hen een regelmatige dialoog te onderhouden

• Fungeren als de gesprekspartner van de buitenlandse ambassades in Brussel

• Het verstrekken van informatie zowel binnen als buiten het departement

• Een netwerk van nationale en internationale contacten uitbouwen en in stand houden

 

Als

coach

Junior deskundigen bijstaan en hen begeleiden in hun ontplooiing (voorbeeldfunctie)

teneinde

hun integratie en werkzaamheden/taken te optimaliseren

 

Voorbeelden van taken

• Toezien op de correcte uitvoering van de toevertrouwde taken, de kwaliteit van de prestaties en de resultaten van de werkzaamheden van de junior medeweker(s) garanderen

• De medewerkers begeleiden door hun duidelijke richtlijnen te geven (duidelijke operationele doelstellingen op basis van de operationele en strategische doelstellingen van de organisatie en van de betrokken autoriteiten); een participatieve en sturende taak vervullen en de doelstellingen van een project helpen visualiseren

• De kennis van junior medewerkers ontwikkelen via een gestructureerde kennisoverdracht en via het suggereren van mogelijke opleidingen, rekening houdende met de verwachtingen van de medewerkers en de operationele doelstellingen van de organisatie

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Management	Beslissingen, mondeling/schriftelijk	nota’s, email, als dossier, persoonlijk contact	dagelijks
Belgische diplomatieke posten in het buitenland	Mondeling/schriftelijk	TELOP, mails, schriftelijke rapporten	dagelijks
Buitenlandse posten in Brussel	Mondeling/schriftelijk	persoonlijk contact, email, brief, verbale nota	ad hoc
Beleidscel Minister	Mondeling/schriftelijk	mails, nota’s, persoonlijk contact	ad hoc
Interne diensten in FOD	Mondeling/schriftelijk	als dossiers, nota’s, vergaderingen, persoonlijk contact	dagelijks
Particulieren/burgers	Schriftelijke vragen/antwoorden	per brief, e-mail ...	wekelijks
Civiele verenigingen	Schriftelijke vragen/antwoorden	per brief, e-mail ...	wekelijks
Internationale organisaties	Schriftelijke vragen, beslissingen	per brief, email, vergaderingen	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Management	Mondeling/schriftelijk	nota’s, dossiers, mails, persoonlijk contact	dagelijks
Belgische diplomatieke posten in het buitenland	Mondeling/schriftelijk	emails, schriftelijke rapporten, TELOP	dagelijks
Buitenlandse posten in Brussel	Mondeling/schriftelijk	persoonlijk contact, email, brief, verbale nota	ad hoc
Beleidscel Minister	Mondeling/schriftelijk	mails, nota’s, persoonlijk contact	ad hoc
Interne diensten in FOD	Mondeling/schriftelijk	als dossiers, nota’s, vergaderingen, persoonlijk contact	ad hoc
Particulieren/burgers	Schriftelijke vragen/antwoorden	per brief, e-mail ...	wekelijks
Civiele verenigingen	Schriftelijke vragen/antwoorden	per brief, e-mail ...	wekelijks
Internationale organisaties	Schriftelijke vragen/antwoorden	per brief, email, vergaderingen	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

De Voorzitter van het Directiecomité: N
De Directeur-generaal Bilaterale Zaken (DGB): N-1
Directeur / diensthoofd

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• Formuleren van in te nemen Belgische standpunten voor zover er geen politieke impact is en het gaat om technische aspecten of de toepassing van gemaakte en door de hiërarchie goedgekeurde afspraken. • De (praktische) organisatie van vergaderingen (rondetafelgesprekken, ad-hocvergaderingen, enz.) • de uitwerking van het eigen netwerk binnen de nationale en internationale instanties • Zijn/haar tijdsindeling • De organisatie van de missies/taken die hem/haar zijn toevertrouwd

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Standpunten die een politieke of financiële impact hebben • het bepalen van het beleid en de strategieën van de directie/dienst • Deelname aan vergaderingen en missies in het buitenland

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

Niet nader bepaald

 

Eigen werkbudget

/

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• De Belgische wetgeving en het Belgisch administratief systeem (het federaal niveau is niet langer bevoegd voor alle internationale materies) • De interne procedures en instructies van het Departement • Protocollaire regels inzake vertegenwoordiging, procedureregels van de internationale organisaties

 

Welke vernieuwingen

• interne verbeteringen op het vlak van de aanpak en de organisatie van het werk • suggesties voor de verbetering van de organisatie van de dienst • coördineren van de standpunten met de andere diensten met het oog op het verbeteren van de kwaliteit van de geleverde output • meewerken aan het uitstippelen van een strategische thema/sector-gebonden visie (op korte, middellange en lange termijn) die wordt opgevolgd en verdedigd in het kader van de bilaterale betrekkingen van België

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Managementplan van de DGB • managementplan van de dienst • verslagen en besluiten van internationale vergaderingen • organisatie en functionering van de instellingen die betrekking hebben met de functie, gespecialiseerde literatuur, kennis van de internationale en Belgische institutionele structuur • eigen ervaring, kennis, netwerk

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.