Identification de la fonction

Code de la fonction : SA005

Niveau: B

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

veiller à la coordination et au planning journalier des activités d’un groupe de collaborateurs

afin de

garantir un fonctionnement efficace du service.

 

Finalités

En tant que

coordinateur

veiller à la coordination et au planning journalier des activités et surveiller l’exécution qualitative des tâches administratives (suivi et gestion de dossiers) et/ou opérationnelles (effectuer des contrôles, …)

afin de

exécuter les tâches du service de façon efficace et d’obtenir des résultats concrets

 

Exemples de tâches

• Etablir un planning, fixer les priorités, organiser et suivre les tâches et rectifier les résultats

• Transmettre les instructions concrètes, les missions ou les responsabilités aux collaborateurs directs

• Surveiller l’exécution correcte des tâches et/ou le traitement correct des dossiers

• Résoudre les problèmes que les collaborateurs ne peuvent pas résoudre eux-mêmes et venir en aide dans des dossiers difficiles

• Soigner la communication entre les supérieurs hiérarchiques/la direction et les employés (notes de service, règles et procédures, …).

 

En tant que

personne de contact interne

pour les supérieurs hiérarchiques et les collègues-chefs d’équipe, entretenir la communication interne et la concertation concernant le travail de son service

afin de

s’adapter aux activités des autres services.

 

Exemples de tâches

• Participer aux réunions de concertation

• Faire correspondre la planification de son service aux autres services et aux priorités fixées par les supérieurs hiérarchiques

• Suivre et filtrer les notes de service, les nouvelles règles et procédures,…

 

En tant que

personne de contact externe

pour le citoyen et pour d’autres services externes, répondre aux demandes de renseignements tant par téléphone que par écrit

afin de

fournir de l’information spécifique, donner des conseils, répondre rapidement et correctement aux questions

 

Exemples de tâches

• Faire le suivi de la correspondance (lettres, fax, notes)

• Donner des renseignements (par écrit ou oralement)

• Renvoyer de l’information à des tiers

• Répondre et filtrer les messages reçus

• Participer à des concertations concernant des opérations ou des activités impliquant des organisations externes

 

En tant que

coach

motiver et accompagner les collaborateurs dans leurs activités quotidiennes

afin de

les responsabiliser et veiller à ce qu’ils exécutent leurs tâches de façon adequate

 

Exemples de tâches

• Soutenir les collaborateurs dans leurs missions quotidiennes et les accompagner dans le développement de leurs connaissances et compétences via par ex. des entretiens dans le cadre des cercles de développement

• Ecouter les problèmes collaborateurs et chercher des solutions

• Encourager les collaborateurs à prendre des initiatives

• Accompagner les nouveaux collaborateurs

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
supérieur hiérarchique	missions/tâches	par écrite et oralement	quotidiennement/ hebdomadairement
autres services et tiers	questions/info	par écrite et oralement	quotidiennement/ hebdomadairement

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
supérieur hiérarchique	missions exécutés et données traitées	par écrite et oralement	quotidiennement/ hebdomadairement
autres services et tiers	réponses/info	par écrite et oralement	quotidiennement/ hebdomadairement

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Responsable d’équipe

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• Un pouvoir de décision autonome quant à l’exécution journalière de ses propres tâches

• Répartition des tâches au sein du team

• Planning et organisation des activités au sein du service

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Tout ce qui s’écarte des procédures normales et des directives spécifiques pour le titulaire de la fonction concernée

• Dossiers avec impact budgétaire

• Dossiers complexes

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

Pas d’application

 

Budget de travail propre

Pas d’application

 

Autres données quantitatives

1. Pas d’application

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Fonctionnement interne, réglementation spécifique, par ex. la loi sur les marches publics

 

Quelles innovations

• Adapter les processus

• Proposer des ameliorations sur les méthodes de travail

 

Sur base de quel cadre de référence

• Le domaine de compétences attribué

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.