Identification de la fonction

Code de la fonction : PO001

Niveau: B

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Organiser et assurer le suivi des tâches administratives, d’organisation et de facilitation pour un ou plusieurs supérieur(s) hiérarchique(s) de la cellule Ressources humaines

afin de

les soutenir dans l'accomplissement de leurs activités.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

Rassembler, traiter et ordonner les informations concernant les dossiers se rapportant à l’ensemble des matières traitées par la cellule (recrutement, définitions de fonction, accueil des stagiaires, cercles de développement, formations internes, standards et certifiées, examens d’accession, bien-être, enquête de satisfaction, …) et prendre contact avec les interlocuteurs nécessaires

afin de

disposer de tous les éléments et des informations nécessaires à la suite du traitement des dossiers.

 

Exemples de tâches

• rassembler les informations utiles (contenu des fonctions à pourvoir ou à élaborer, informations sur les candidats et/ou les stagiaires, demandes de formations, …)

• analyser les informations et préparer des propositions concrètes (de définition de fonction, de choix de formations, de profil de sélection, …) en adéquation avec les demandes faites par les interlocuteurs

• participer à des sélections et élaborer des projets de PV

• être responsable des contacts avec les candidats/stagiaires/membres du personnel et coordonner les interactions avec les autres personnes intervenant dans les processus de la cellule (invitations, communication et suivi)

• assurer le suivi des dossiers (encodage dans les différents fichiers, mises à jour régulières, élaboration d’état des lieux, …) et gérer le classement et l’archivage des différentes pièces des dossiers

 

En tant que

personne de contact

communiquer les informations nécessaires et répondre aux questions des membres du personnel et des partenaires internes et externes pour l’ensemble des domaines gérés par la cellule

afin de

soutenir au maximum les clients internes et externes dans la recherche d’une réponse à leurs questions en leur garantissant une information correcte.

 

Exemples de tâches

• transmettre l'information venant de la direction ou de la cellule vers les membres du personnel

• préparer et donner des présentations aux membres du personnel concernant les matières RH

• répondre aux questions des membres du personnel et des partenaires concernant les matières RH

• agir comme personne de contact entre le responsable hiérarchique et les partenaires externes (Selor, IFA, P&O, …) et/ou internes

• gérer l'ensemble des documents et informations propres au service afin de pouvoir répondre aux questions des collaborateurs et/ou des contacts externes et de veiller à un transfert adéquat des informations importantes

 

En tant que

secrétaire de direction

effectuer et coordonner des tâches administratives et organisationnelles

afin de

soutenir le responsable hiérarchique d’un point de vue administratif et organisationnel et contribuer ainsi au déroulement efficace de ses activités.

 

Exemples de tâches

• exécuter un ensemble de tâches administratives liées au suivi du secrétariat de la cellule (réception des appels entrants et sortants, du courrier entrant et sortant, établir des lettres types, …)

• prendre en charge l’organisation des réunions, convier les personnes concernées, réserver la salle et s’assurer de la mise à disposition des fournitures nécessaires (boissons, matériel informatique, …)

• participer aux réunions et éventuellement rédiger les comptes rendus dans le but d’informer les personnes concernées des décisions prises et de fixer les actions à mettre en œuvre

• gérer l’agenda du responsable hiérarchique aussi bien au niveau de la planification des réunions que de la coordination des formations et interventions à effectuer

 

En tant que

assistant(e) de la cellule

agir en tant que point de contact de la cellule pour les collègues, les autres départements et les partenaires externes

afin de

favoriser un échange d’idées et de permettre une meilleure collaboration entre la cellule et le reste de l’organisation ou des partenaires externes

 

Exemples de tâches

• nouer des contacts avec divers acteurs à la demande du supérieur hiérarchique

• remplacer le supérieur hiérarchique pour certaines tâches lorsque celui-ci est absent

• exprimer son opinion lors des échanges au sein de la cellule d’une manière argumentée

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

L ’attaché RH (DPO102)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.