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Assistant administratif formation & développement (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : PO009

Niveau: C

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)




Raison d'être de la fonction

Assurer des tâches administratives, d’organisation et de facilitation relatives aux formations individuelles et/ou collectives

afin de

fournir un service efficace et équitable aux collaborateurs de l’INAMI

 

Assister le Conseiller en formation ou un tiers dans une ou plusieurs activités spécifiques du département Formation & Développement

afin de

contribuer à la professionnalisation continue de la gestion interne du département et de ses principales activités

 

Finalités
En tant que
gestionnaire de dossiers
    analyser et suivre les dossiers qui lui sont confiés

afin de

    contribuer à un service efficace et optimal en terme de formation et de développement du personnel

 

Exemples de tâches
  • Traiter les demandes de formation en s’assurant qu’elles répondent aux conditions d’octroi
  • Assurer un suivi administratif des dossiers de formation suivant les procédures en vigueur
  • Suivre les procédures de marchés publics en cours et produire les documents administratifs qui y sont liés
  • Réaliser les enregistrements comptables/budgétaires nécessaires et l’établissement de la facture lors de formations confiées à des tiers externes payants

 

En tant que
gestionnaire de données
    encoder et actualiser les données/informations dans fichiers/programmes spécifiques et classer des dossiers, des documents ou d’autres informations sous format papier ou électronique

afin de

    faciliter l’exploitation ultérieure des informations

 

Exemples de tâches
  • Classer les documents ou mails liés à la gestion de demandes de formation ou de toutes autres activités du service
  • Encoder, vérifier et interpréter des données suivant les procédures internes en vigueur
  • Assurer un contrôle qualité et une mise à jour pointue des banques de données/tableaux de suivi en tenant compte des délais impartis
  • Elaborer et tirer des listes sur base de la banque de données
  • Alimenter et actualiser les fichiers liés à son domaine de responsabilité

 

En tant que
organisateur
    assurer des tâches de coordination, de planification et de suivi administratif

afin de

    contribuer à une organisation efficace des activités du service

 

Exemples de tâches
  • Elaborer des tableaux de suivi et des check-lists des actions à mener en fonction de la tâche confiée
  • Coordonner et contacter différents acteurs en fonction des besoins (fournisseurs, commanditaires, collaborateurs internes/externes, …)
  • Effectuer la réservation de salle et du matériel nécessaire pour le bon déroulement de la formation/réunion
  • Assurer la préparation et la diffusion des documents préparatoires à la formation/réunion (invitations, inscriptions, confirmations, liste de présence, syllabus, documents de travail, ordres du jour…)
  • Gérer (envoi, réception, analyse, encodage) les documents post-formation/réunion (fiches d’évaluation des participants, rapport de feed-back du/des formateur(s), procès-verbaux de réunions)

 

En tant que
personne de contact
    répondre aux demandes formulées par les collaborateurs internes ou par des acteurs externes

afin de

    de leur fournir une information adéquate et adaptée à leurs besoins

 

Exemples de tâches
  • Répondre aux demandes d’information par téléphone/par mail ou transférer vers les personnes adéquates
  • Fournir les documents nécessaires en fonction des demandes/besoins
  • Assurer l’accueil et l’accompagnement des formateurs/visiteurs ou collaborateurs internes
  • Agir en tant qu’intermédiaire entre les différentes parties concernées (formateurs, collaborateurs, …) et les tenir au courant de l’évolution de la demande/de l’action

 

En tant que
soutien au management
    fournir une aide spécifique dans la gestion du service ou dans certaines activités confiées au département

afin de

    de contribuer à son fonctionnement optimal

 

Exemples de tâches
  • Réaliser des reporting systématiques ou ponctuels d’activités spécifiques
  • Rédiger des lettres, notes, rapports, présentations pour le service et en assurer la mise en forme
  • Elaborer des tableaux, formulaires, check-list
  • Gérer le matériel et l’économat

 

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

Responsable formation et développement (Conseiller en formation)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.