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Secrétaire de direction (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : SA004

Niveau: C

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)




Raison d'être de la fonction

Apporter un soutien administratif et organisationnel à un chef de service ou d’administration et l’aider dans l’accomplissement de sa fonction

afin de

contribuer au bon fonctionnement du service et à la réalisation des objectifs du chef de service ou d’administration

 

Finalités
En tant que
collaborateur de secrétariat
    exécuter les tâches administratives relatives à la gestion du secrétariat d’un chef de service ou d’administration selon les règles en vigueur

afin de

    assurer que le chef de service ou d’administration dispose des documents et des informations nécessaires au moment convenu

 

Exemples de tâches
  • établir des lettres types et des lettres personnalisées pour le service
  • traiter la correspondance entrante et sortante
  • rédiger des comptes-rendus des réunions internes, des textes, des mémos, des notes et des présentations

 

En tant que
organisateur
    organiser et planifier les activités du chef de service ou d’administration

afin de

    permettre au chef de service ou d’administration de se concentrer sur ses activités

 

Exemples de tâches
  • gérer l’agenda du chef de service ou d’administration
  • planifier des réunions, envoyer les invitations, réserver la salle et mettre à disposition les fournitures nécessaires
  • réserver et prévoir le matériel logistique pour le service
  • organiser les déplacements

 

En tant que
personne d’accueil
    être responsable du « front-office » du service

afin de

    mettre en contact les clients avec les bonnes personnes ou services

 

Exemples de tâches
  • accueillir les visiteurs
  • répondre au téléphone
  • orienter vers les personnes et/ou les services spécialisés
  • réceptionner et transmettre des messages

 

En tant que
personne de contact
    recevoir les questions et préparer des solutions/réponses aux plaintes des personnes internes et externes de manière adéquate et fournir les informations nécessaires aux demandeurs

afin de

    améliorer la qualité du service offert aux clients et assurer une bonne circulation de l’information

 

Exemples de tâches
  • répondre personnellement, par téléphone ou par courrier électronique, aux demandes de renseignements simples et/ou routinières
  • recevoir les plaintes, les traiter et élaborer une proposition de réponse
  • transmettre l’information venant de la hiérarchie vers les collaborateurs
  • agir comme intermédiaire entre le supérieur hiérarchique et les intervenants externes (autres autorités, consultants,…) et/ou internes (P&O, budget, logistique,…)
  • informer les parties concernées de l’état d’avancement des dossiers.

 

En tant que
gestionnaire de données
    classer et archiver en version papier ou de manière électronique des dossiers, documents ou autres informations pertinentes pour le service

afin de

    assurer un accès rapide et efficace aux informations /connaissances nécessaires pour le chef de service ou d’administration et ses collaborateurs

 

Exemples de tâches
  • recueillir les documents, dossiers ou informations à classer
  • classer et archiver ceux-ci selon les règles en vigueur
  • veiller à l’accessibilité du classement (apporter des étiquettes, table de matière,…)

 

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

Le chef de service ou d’administration

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.