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Collaborateur administratif (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : SA006

Niveau: C

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)




Raison d'être de la fonction

Effectuer différentes tâches administratives et d’organisation

afin de

contribuer de façon optimale aux prestations du service

 

Finalités
En tant que
gestionnaire de données
    encoder et importer des données dans des fichiers automatisés (Document Management System) ou l’intranet

afin de

    faciliter l’exploitation ultérieure des données

 

Exemples de tâches
  • Interpréter les données et les encoder dans les bases de données
  • Imprimer les listes des données importées
  • Contrôler les données importées
  • Tenir à jour la (les) base(s) de données/introduire les données à temps
  • Alimenter et gérer quotidiennement l’intranet (news, textes, rubriques diverses…)

 

En tant que
organisateur
    préparer l’organisation pratique des réunions, manifestations, conférences, activités et assemblées de manière thématique

afin de

    garantir la bonne organisation pratique de ces manifestations

 

Exemples de tâches
  • Elaborer un planning
  • Convoquer les parties concernées
  • Etablir une liste du matériel/de membres
  • Contacter les fournisseurs
  • Réserver les locaux

 

En tant que
gestionnaire de documentation
    effectuer le classement (format papier et Document Management System)

afin de

    garantir une facilité d’accès à l’information et aux documents pour le service.

 

Exemples de tâches
  • Recueillir les documents à classer
  • Suivre la procédure administrative en matière du classement
  • Veiller à l’accessibilité du classement (apporter des étiquettes, table des matières, …)

 

En tant que
collaborateur administratif
    exécuter les tâches du service selon les règles en vigueur

afin de

    permettre au responsable hiérarchique d’assumer l’ensemble de ses tâches d’une manière efficiente

 

Exemples de tâches
  • Etablir des lettres types et des lettres personnalisées pour le service
  • Etablir des lettres types et des lettres personnalisées pour le service
  • Etablir des lettres types et des lettres personnalisées pour le service
  • Etablir des tableaux/plannings/accords.
  • Répondre au téléphone

 

En tant que
collaborateur d’accueil
    être responsable du front-office du service

afin de

    fournir une information fiable et de qualité aux interlocuteurs du service

 

Exemples de tâches
  • Accueillir des visiteurs
  • Répondre personnellement, par téléphone ou par courrier électronique, aux demandes de renseignements simples et/ou routinières du client interne et externe
  • Orienter vers les personnes et/ou services spécialisé(e)s
  • Fournir les documents/brochures nécessaires
  • Réclamer l’information nécessaire et/ou vérifier les documents afin d’aider le client

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

Responsable hiérarchique

Instructions, procédures, questions concrètes

Notes structurées, directives claires, informations orales, mails

quotidien

Autres membres du personnel

Instructions, demandes simples

Directives, questions ad hoc, informations orales, mails

quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

Responsable hiérarchique

Dossiers concrets, proposition de solution aux questions posées

Structurée, standardisée, Intranet

quotidien

Autres membres du personnel

Réponses ad hoc, état de la situation des dossiers

Problèmes concrets résolus, réponses aux questions

quotidien

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

L’Attaché A2 - Politique de communication (ICO005)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • L’organisation de ses activités quotidiennes dans le cadre de ses responsabilités
  • Le contenu des réponses orales et écrites fournies aux interlocuteurs internes et externes dans le cadre de ses responsabilités

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • Les activités qui ne ressortent pas de ses domaines de responsabilité

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

/

 

Budget de travail propre

/

 

Autres données quantitatives

1. /

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • Procédures et méthodes de travail FMP

 

Quelles innovations
  • les suggestions quant à l’adaptation et l’amélioration des procédures et méthodes de travail.

 

Sur base de quel cadre de référence
  • /

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.