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Secrétaire de direction (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : SA010

Niveau: C

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)




Raison d'être de la fonction

Exécuter des tâches administratives, d’organisation, de planification pour un directeur général* et éventuellement une direction générale

afin de

faciliter la réalisation de la mission du directeur général et/ou le fonctionnement de la direction générale. (* Le terme « directeur général » recouvre également celui de coordinateur des services de soutien. Le terme « direction générale » recouvre également celui de « services de soutien »)

 

Finalités
En tant que
assistant
    prendre en charge et assurer le suivi des tâches administratives qui incombent au directeur général

afin de

    soutenir et soulager celui-ci de sorte qu’il puisse se concentrer sur sa mission.

 

Exemples de tâches
  • Organiser l’agenda du directeur général
  • Planifier des réunions, inviter les participants et réserver les salles, la matériel IT
  • Assurer une partie de la correspondance du directeur général
  • (Re)mettre en page et imprimer les documents
  • Supporter l’organisation des événements et séminaires pour la direction générale

 

En tant que
collaborateur administratif
    exécuter et prendre en charge des tâches administratives de la direction générale

afin de

    supporter et faciliter le fonctionnement global de la direction générale.

 

Exemples de tâches
  • Mettre à jour les procédures internes du secrétariat et l’organigramme de la DG
  • Faire le suivi des mails destinés au secrétariat (transfert, rappels…)
  • Indicer et distribuer le courrier entrant dans le délai déterminé pour toute la direction générale
  • Créer et tenir à jour les tableaux de suivi concernant différentes actions de la DG (réunions de staff, suivi formations…)
  • Organiser les sessions d’accueil pour les nouveaux collaborateurs

 

En tant que
personne de contact
    renseigner des personnes (internes ou externes) et répondre à leurs questions

afin de

    leur permettre d’avoir l’information correcte et adéquate dans les meilleurs délais.

 

Exemples de tâches
  • Prendre les appels téléphoniques, les transférer si nécessaire, prendre un message
  • Accueillir les personnes externes
  • Informer les collaborateurs sur le fonctionnement de la direction générale (procédure interne)

 

En tant que
gestionnaire de données
    encoder, compléter, corriger des données et des informations

afin de

    garantir une qualité optimale des données présentes dans les systèmes informatiques ou papier.

 

Exemples de tâches
  • Encoder et faire le suivi des données KPI, des demandes de formation, de mission selon la procédure en vigueur
  • Indicer le courrier
  • Valider et nettoyer des listes
  • Archiver des documents

 

En tant que
rédacteur
    Proposer ou adapter différentes formes de communication sur demande du directeur général

afin de

    contribuer à une communication claire et dans les meilleurs délais du directeur général.

 

Exemples de tâches
  • Rédiger des propositions de courrier au nom du directeur général
  • Améliorer et mettre à jour des documents ou des présentations (lay out, partie de contenu)

 

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

Le directeur général (manager) ou le coordinateur des services de soutien (A4) ou un assistant du DG (A3) selon la structure dans laquelle opère la fonction.

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.