Secrétaire de direction (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : SA010
Niveau: C
Famille de fonctions : Agents de support Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Exécuter des tâches administratives, d’organisation, de planification pour un directeur général* et éventuellement une direction générale
afin de
faciliter la réalisation de la mission du directeur général et/ou le fonctionnement de la direction générale. (* Le terme « directeur général » recouvre également celui de coordinateur des services de soutien. Le terme « direction générale » recouvre également celui de « services de soutien »)
Finalités
En tant queassistantprendre en charge et assurer le suivi des tâches administratives qui incombent au directeur général
afin de
soutenir et soulager celui-ci de sorte qu’il puisse se concentrer sur sa mission.
Exemples de tâches
- Organiser l’agenda du directeur général
- Planifier des réunions, inviter les participants et réserver les salles, la matériel IT
- Assurer une partie de la correspondance du directeur général
- (Re)mettre en page et imprimer les documents
- Supporter l’organisation des événements et séminaires pour la direction générale
En tant quecollaborateur administratifexécuter et prendre en charge des tâches administratives de la direction générale
afin de
supporter et faciliter le fonctionnement global de la direction générale.
Exemples de tâches
- Mettre à jour les procédures internes du secrétariat et l’organigramme de la DG
- Faire le suivi des mails destinés au secrétariat (transfert, rappels…)
- Indicer et distribuer le courrier entrant dans le délai déterminé pour toute la direction générale
- Créer et tenir à jour les tableaux de suivi concernant différentes actions de la DG (réunions de staff, suivi formations…)
- Organiser les sessions d’accueil pour les nouveaux collaborateurs
En tant quepersonne de contactrenseigner des personnes (internes ou externes) et répondre à leurs questions
afin de
leur permettre d’avoir l’information correcte et adéquate dans les meilleurs délais.
Exemples de tâches
- Prendre les appels téléphoniques, les transférer si nécessaire, prendre un message
- Accueillir les personnes externes
- Informer les collaborateurs sur le fonctionnement de la direction générale (procédure interne)
En tant quegestionnaire de donnéesencoder, compléter, corriger des données et des informations
afin de
garantir une qualité optimale des données présentes dans les systèmes informatiques ou papier.
Exemples de tâches
- Encoder et faire le suivi des données KPI, des demandes de formation, de mission selon la procédure en vigueur
- Valider et nettoyer des listes
En tant querédacteurProposer ou adapter différentes formes de communication sur demande du directeur général
afin de
contribuer à une communication claire et dans les meilleurs délais du directeur général.
Exemples de tâches
- Rédiger des propositions de courrier au nom du directeur général
- Améliorer et mettre à jour des documents ou des présentations (lay out, partie de contenu)
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
|
Quelle information
|
Sous quelle forme
|
Avec quelle fréquence
|
Directeur général
|
Instruction, question
|
Mails, oralement
|
Quotidien
|
Chefs de division
|
Instruction, question
|
Mails, communication téléphonique, oralement
|
Quotidien
|
Collaborateurs internes
|
Question
|
Mails, communication téléphonique, oralement
|
Quotidien
|
Clients externes
|
Question
|
Mails, communication téléphonique, oralement
|
Quotidien
|
Autres instances fédérales, Cabinet, Instances européennes
|
Instruction, question, réglementation
|
Courrier, parfois mails
|
Plusieurs fois par semaine
|
Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
|
Quelle information
|
Sous quelle forme
|
Avec quelle fréquence
|
Directeur général
|
Information,question
|
Mails, oralement
|
Quotidien
|
Chefs de division
|
Action, information, question, instruction
|
Mails, communication téléphonique, oralement
|
Quotidien
|
Collaborateurs internes
|
Instruction, information
|
Mails, communication téléphonique, oralement
|
Quotidien
|
Clients externes & citoyens
|
Conseil, information
|
Mails, communication téléphonique
|
Quotidien
|
Autres instances fédérales, Cabinet, Instances européennes
|
Information
|
Courrier, parfois mails
|
Plusieurs fois par semaine
|
Positionnement
La fonction est dirigée par
Le directeur général (manager) ou le coordinateur des services de soutien (A4) ou un assistant du DG (A3) selon la structure dans laquelle opère la fonction.
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- L’organisation quotidienne de son travail
- modalité de recherche de données pour assurer une information adéquate
La fonction doit demander une autorisation pour
- Toutes les actions faites au nom du directeur général ou de la direction générale qui ne sont pas reprises dans des instructions de travail validées.
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
/
Budget de travail propre
/
Autres données quantitatives
1. /
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- Procédures internes, notes de service et arrêtés ministériels
Quelles innovations
- Au sein du secrétariat : proposer de nouvelles procédures internes et adapter les procédures existantes
Sur base de quel cadre de référence
|