Identification de la fonction

Code de la fonction : TE004

Niveau: C

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 04. Emploi (TE)

Raison d'être de la fonction

Réaliser un large éventail de tâches administratives en support au traitement des dossiers d’amendes administratives en cas d’infractions au droit social

afin de

contribuer au bon déroulement du processus de poursuites administratives des infractions à la législation sociale, dont est chargée la Direction des Amendes administratives.

 

Finalités

En tant que

collaborateur de greffe

fournir un soutien au traitement des dossiers d’amendes administratives

afin de

permettre un fonctionnement souple et efficace de la Direction des Amendes administratives

 

Exemples de tâches

• traiter la correspondance entrante

• envoyer des courriers (courtes lettres, moyens de défense, décisions, rappels de paiement, paiements échelonnés, recours, …)

• répondre aux questions – simples et/ou de routine – par voie électronique ou téléphonique, émanant de collègues, employeurs, Auditorats du Travail,…

• transférer vers les personnes et/ou services spécialisés

• accueillir les visiteurs

 

En tant que

importateur de données

introduire des données dans la base de données automatisée des amendes administratives (« GINAA »)

afin de

faciliter la poursuite de l’exploitation des données

 

Exemples de tâches

• importer des données des procès-verbaux, des avis des Auditeurs du Travail (nouveau délai, poursuites pénales, accords amiables, jugements correctionnels, abandon des poursuites pénales, …), voies de défense, faillites, …

• effectuer des recherches et analyser des documents en vue de compléter la base de données

• introduire les modifications en temps voulu, de sorte que la base de données reste à jour

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

Se charger de la gestion des dossiers, de la création à l’archivage

afin de

satisfaire aux obligations réglementaires en matière de traitement des dossiers d’amendes administratives

 

Exemples de tâches

• créer un dossier

• contrôler les données et attribuer les dossiers aux attachés

• transmette la correspondance relative à un dossier concret à l’attaché responsable

• assurer correctement l’étape finale du dossier (classement, archivage)

 

En tant que

personne de contact interne / externe

se charger du « front office » du service

afin de

pouvoir offrir un service de qualité aux clients internes et/ou externes

 

Exemples de tâches

• répondre personnellement, par téléphone ou par courriel à des demandes d’informations simples et/ou de routine émanant de clients externes et/ou internes

• transférer vers les personnes et/ou services spécialisés

• fournir les documents/brochures souhaités

• demander les informations nécessaires pour aider le client au mieux

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Chef direct	instructions	contact personnel, téléphonique, courriel,	journalière
Collègues proches	questions, avis	contact personnel, téléphonique	journalière
Clients internes / externes	questions, réclamations	contact personnel, téléphonique	journalière

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Chef direct	réponses, infos	contact personnel, téléphonique, courriel,	journalière
Collègues proches	infos	contact personnel, téléphonique, courriel,	journalière
Clients internes / externes	infos	contact personnel, téléphonique, courriel,	journalière

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Le conseiller (en tant que supérieur hiérarchique ; se charge des CD) + l’expert technique (niveau B) (pilote le groupe ; agit en tant que coach)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• La réalisation journalière des tâches qui lui sont attribuées, compte tenu du planning établi par le service

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Tout ce qui déroge aux procédures normales et directives spécifiques régissant les tâches exercées par la fonction

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

Néant

 

Budget de travail propre

Néant

 

Autres données quantitatives

1. Néant

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Le Code pénal social

• Guide des activités du greffe

 

Quelles innovations

• Propositions d’amélioration des méthodes de travail

 

Sur base de quel cadre de référence

• Evolutions de la réglementation et respect des instructions

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.