Afdrukken

Dossierbeheerder administratieve geldboeten (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : TE004

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 04. Tewerkstelling (TE)




Doel van de functie

Het verzorgen van een veelheid van administratieve taken ter ondersteuning van de behandeling van de dossiers administratieve geldboeten in geval van sociaalrechtelijke inbreuken

teneinde

bij te dragen tot het vlotte verloop van het proces van administratieve vervolging van de inbreuken op de sociale wetgeving, waarmee de Directie van de Administratieve Geldboeten belast is.

 

Resultaatgebieden
Als
griffiemedewerker
    ondersteuning geven aan de behandeling van de dossiers administratieve geldboeten

teneinde

    een soepele en efficiënte werking mogelijk te maken van de Directie Administratieve Geldboeten

 

Voorbeelden van taken
  • behandelen van inkomende briefwisseling
  • verzenden van briefwisseling (kleine briefwisseling, verweermiddelen, beslissingen, betalingsherinneringen, betaling in termijnen, beroepen, …)
  • beantwoorden van elektronische en telefonische - eenvoudige en/of routinematige - vragen om inlichtingen van collega’s, werkgevers, arbeidsauditoraten, …
  • doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen en/of diensten
  • onthaal van bezoekers

 

Als
data-invoerder
    invoeren van gegevens in de geautomatiseerde databank van de administratieve geldboeten (« GINAA »)

teneinde

    verdere exploitatie van de gegevens te faciliteren

 

Voorbeelden van taken
  • data-invoer van processen-verbaal, de berichten van de arbeidsauditeurs (nieuwe termijn, strafvervolging, minnelijke schikkingen, correctionele vonnissen, afzien van strafvervolging, …), verweermiddelen, faillissementen, …
  • verrichten van opzoekingen en het ontleden van documenten met het oog op de aanvulling van de databank
  • tijdig invoeren van wijzigingen zodat de databank up-to-date blijft

 

Als
dossierbeheerder
    instaan voor het beheer van de dossiers van aanmaak tot archivering

teneinde

    te beantwoorden aan de reglementaire verplichtingen inzake de behandeling van de dossiers administratieve geldboeten

 

Voorbeelden van taken
  • aanmaak van een dossier
  • controle van de gegevens en toewijzen van de dossiers aan de attachés
  • briefwisseling i.v.m. een concreet dossier aan de betrokken attaché bezorgen
  • instaan voor de correcte eindbestemming van het dossier (klassement, archivering)

 

Als
interne/externe contactpersoon
    de “front office” van de dienst verzorgen

teneinde

    de interne en/of externe klanten een kwaliteitsvolle service te kunnen bieden

 

Voorbeelden van taken
  • eenvoudige en/of routinematige vragen om inlichtingen van externe en/of interne klanten persoonlijk, telefonisch of via e-mail beantwoorden
  • doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen of diensten
  • verschaffen van de gevraagde documenten/brochures
  • opvragen van de nodige informatie om de klant verder te kunnen helpen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Directe chef

opdrachten

persoonlijk contact, e-mail, telefonisch,

dagelijks

Naaste collega’s

vragen, adviezen

persoonlijk contact, telefonisch

dagelijks

Interne/externe klanten

vragen, klachten

persoonlijk contact, telefonisch

dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Directe chef

antwoorden, info

persoonlijk contact, e-mail, telefonisch,

dagelijks

Naaste collega’s

info

persoonlijk contact, telefonisch

dagelijks

Interne/externe klanten

info

persoonlijk contact, telefonisch

dagelijks

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

De adviseur (als hiërarchische overste ; verzorgt de OC) + de administratief deskundige (niveau B) (stuurt de groep aan ; treedt op als coach)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • De dagelijkse invulling van taken binnen zijn/haar pakket, rekening houdend met de door de dienst opgelegde planning

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • Alles wat afwijkt van de normale procedures en specifieke richtlijnen waarbinnen de functie zijn/haar taken uitvoert

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

Nihil

 

Eigen werkbudget

Nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. Nihil

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • Het Sociaal Strafwetboek
  • Draaiboek van de griffie-activiteiten

 

Welke vernieuwingen
  • Voorstellen tot verbetering van de bestaande werkmethodes

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • Ontwikkelingen in de reglementering en naleven van instructies

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.