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Gestionnaire de dossier – Secrétariat du Conseil des ministres (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : SA008

Niveau: C

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)




Raison d'être de la fonction

Assurer un large éventail de tâches administratives et exécutives pour la Direction générale Secrétariats et Concertation (DGSC), en particulier s’agissant de la gestion électronique et matérielle des dossiers/documents relatifs aux réunions dont la DG assure le secrétariat

afin de

contribuer au fonctionnement efficace de la DGSC et en particulier du SCM (Secrétariat de Conseil des ministres).

 

Finalités
En tant que
gestionnaire de dossiers/documents
    assurer la mise à jour « E-PREMIER » (e-P)

afin de

    mettre les dossiers et documents relatifs au Conseil des ministres de manière optimale à la disposition des utilisateurs, tant internes (le Premier ministre, sa cellule stratégique, la Chancellerie) qu’externes (cellules stratégiques, SPF & SPP et d’autres institutions et organisations qui font partie intégrante du pouvoir exécutif).

 

Exemples de tâches
  • Contrôle de la qualité et de l’état des dossiers/documents remis, pour permettre leur consultation
  • mettre à disposition/gerer des dossiers/documents (p. ex. les mettre sous format PDF pour ensuite les rassembler, les distribuer, les charger, etc.)
  • Veiller à la synchronisation des archives papier et numériques
  • Collaborer de manière constructive au développement d’e-P en donnant un feedback aux responsables IT (p.ex. atelier)
  • mise à disposition de dossiers et documents destinés au Parlement via les GUR (ordres de jour, notifications etc.)

 

En tant que
analyste/communicateur
    gérer les demandes de renseignements et d’informations émanant d’utilisateurs internes et externes

afin de

    garantir une communication efficace concernant les réunions.

 

Exemples de tâches
  • Aider l’utilisateur interne et externe à trouver des informations (e-mails, téléphone, etc.)
  • Répondre aux questions pratiques des utilisateurs
  • Fournir aux parties concernées SPF & SPP, cellules stratégiques, Palais etc.) des informations (p.ex. via e-P) relatives au Conseil des ministres et maintenir un réseau fédéral à cet effet.

 

En tant que
secrétaire
    accomplir différentes tâches administratives et logistiques

afin de

    contribuer au fonctionnement optimal et efficace des secrétariats.

 

Exemples de tâches
  • Contribuer notamment à la publication des ordres du jour, au suivi des dossiers et à la rédaction des notifications et procès-verbaux ;
  • Se charger de la gestion des archives et des tâches techniques ;
  • Veiller à la circulation interne des documents (p.ex. ordres du jour, dossiers papier, avis, etc.) ;
  • Contribuer au déroulement optimal et efficace des réunions (suivi copies, signataires, etc.)
  • Assurer la réception et le traitement des documents qui devront être distribués en séance (copies, suivi, etc.)

 

En tant que
importateur de données
    Insérer et importer des données dans les bases de données (e-P, groupes d’utilisateurs restreints – GUR)

afin de

    faciliter l’exploitation des données

 

Exemples de tâches
  • Créer des demandes, charger des documents et contrôler les données insérées (situations, liens, contrôle de qualité, etc.) ;
  • Importer des fichiers dans les GUR (ordres du jours, notifications, etc.) ;
  • Insérer en temps utile les données distribuées pendant ou après la réunion (notamment archivage électronique dans e-P) ;
  • Contrôler les données distribuées pendant ou après la réunion (e.a. archivage électronique dans l’e-P).

 

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

Conseiller soutien au management, Secrétariat du Conseil des ministres

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.