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Gestionnaire de dossier – Secrétariat du Conseil des ministres (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : SA008

Niveau: C

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)




Raison d'être de la fonction

Assurer un large éventail de tâches administratives et exécutives pour la Direction générale Secrétariats et Concertation (DGSC), en particulier s’agissant de la gestion électronique et matérielle des dossiers/documents relatifs aux réunions dont la DG assure le secrétariat

afin de

contribuer au fonctionnement efficace de la DGSC et en particulier du SCM (Secrétariat de Conseil des ministres).

 

Finalités
En tant que
gestionnaire de dossiers/documents
    assurer la mise à jour « E-PREMIER » (e-P)

afin de

    mettre les dossiers et documents relatifs au Conseil des ministres de manière optimale à la disposition des utilisateurs, tant internes (le Premier ministre, sa cellule stratégique, la Chancellerie) qu’externes (cellules stratégiques, SPF & SPP et d’autres institutions et organisations qui font partie intégrante du pouvoir exécutif).

 

Exemples de tâches
  • Contrôle de la qualité et de l’état des dossiers/documents remis, pour permettre leur consultation
  • mettre à disposition/gerer des dossiers/documents (p. ex. les mettre sous format PDF pour ensuite les rassembler, les distribuer, les charger, etc.)
  • Veiller à la synchronisation des archives papier et numériques
  • Collaborer de manière constructive au développement d’e-P en donnant un feedback aux responsables IT (p.ex. atelier)
  • mise à disposition de dossiers et documents destinés au Parlement via les GUR (ordres de jour, notifications etc.)

 

En tant que
analyste/communicateur
    gérer les demandes de renseignements et d’informations émanant d’utilisateurs internes et externes

afin de

    garantir une communication efficace concernant les réunions.

 

Exemples de tâches
  • Aider l’utilisateur interne et externe à trouver des informations (e-mails, téléphone, etc.)
  • Répondre aux questions pratiques des utilisateurs
  • Fournir aux parties concernées SPF & SPP, cellules stratégiques, Palais etc.) des informations (p.ex. via e-P) relatives au Conseil des ministres et maintenir un réseau fédéral à cet effet.

 

En tant que
secrétaire
    accomplir différentes tâches administratives et logistiques

afin de

    contribuer au fonctionnement optimal et efficace des secrétariats.

 

Exemples de tâches
  • Contribuer notamment à la publication des ordres du jour, au suivi des dossiers et à la rédaction des notifications et procès-verbaux ;
  • Se charger de la gestion des archives et des tâches techniques ;
  • Veiller à la circulation interne des documents (p.ex. ordres du jour, dossiers papier, avis, etc.) ;
  • Contribuer au déroulement optimal et efficace des réunions (suivi copies, signataires, etc.)
  • Assurer la réception et le traitement des documents qui devront être distribués en séance (copies, suivi, etc.)

 

En tant que
importateur de données
    Insérer et importer des données dans les bases de données (e-P, groupes d’utilisateurs restreints – GUR)

afin de

    faciliter l’exploitation des données

 

Exemples de tâches
  • Créer des demandes, charger des documents et contrôler les données insérées (situations, liens, contrôle de qualité, etc.) ;
  • Importer des fichiers dans les GUR (ordres du jours, notifications, etc.) ;
  • Insérer en temps utile les données distribuées pendant ou après la réunion (notamment archivage électronique dans e-P) ;
  • Contrôler les données distribuées pendant ou après la réunion (e.a. archivage électronique dans l’e-P).

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

Management Attaché

Instructions, questions, problèmes

Contact personnel, par e-mail, téléphone

Quotidiennement

Collègues

Questions, problèmes

Contact personnel, par e-mail, téléphone

Quotidiennement

Clients externes

Questions

Par téléphone et e-mail

Quotidiennement

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

Collaborateurs ICT

Feedback

Par e-mail

Épisodiquement

Management Attaché

Feedback sur les tâches exécutées

Contact personnel

Quotidiennement

Clients externe

Réponse aux questions

Par téléphone et e-mail

Quotidiennement

Groupes d’utilisateurs restreints

JO, notifications

Électronique

Ad hoc

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

Conseiller soutien au management, Secrétariat du Conseil des ministres

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • Liberté d’action et autonomie relativement grandes, néanmoins dans le cadre de tâches spécifiques et bien déterminées.

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • Tout ce qui ne relève pas des procédures normales et des directives spécifiques dans lesquelles le collaborateur administratif réalise ses tâches.

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

Pas d’application

 

Budget de travail propre

Pas d’application

 

Autres données quantitatives

1. En 2013, ce sont quelque 50 réunions physiques et électroniques du Conseil des ministres se sont déroulées.

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • Les directives du ministre, ainsi que du mandataire (Directeur général Secrétariats et Concertation)
  • Les directives et procédures internes
  • 10/01/2012 – circulaire relative au fonctionnement du Conseil des ministres
  • Planning/fréquence des Conseils des ministres

 

Quelles innovations
  • Gestion électronique des dossiers : utiliser e-premier
  • Propositions limitées pour améliorer les procédures de travail

 

Sur base de quel cadre de référence
  • Les notes de politique générale
  • Le plan stratégique
  • L’expérience et l’expertise propres
  • Perception personnelle de l’organisation

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.