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Attaché A2 Centre d'expertise Payroll - Adjoint du directeur de la division HRM - Responsable d'équipe (M/F/X)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO054

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Experts thématiques

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)




Raison d'être de la fonction

Diriger et coordonner les tâches du Centre d’expertise (CoE) « Payroll » d’un point de vue administratif et informatique

afin de

réaliser les objectifs opérationnels de l'équipe et contribuer à la modernisation de la Division HRM (Ressources humaines)"

 

Finalités
En tant que
dirigeant
    se charger de la gestion journalière du CoE (Centre d'expertise) Payroll

afin de

    garantir le traitement correct des dossiers et de respecter les règles en vigueur (statut et diverses prescriptions applicables).

 

Exemples de tâches
  • contrôler l'organisation interne et gérer la répartition des tâches entre les différents collaborateurs
  • instaurer toutes sortes de procédures et de contrôles, contrôler la gestion des flux d'informations
  • diffuser les décisions et les directives du service parmi les collaborateurs
  • donner des explications concernant les objectifs à atteindre
  • veiller à ce que les tâches et les modifications de la réglementation implémentée soient exécutées correctement et à temps

 

En tant que
adjoint du chef de service
    assister le chef de service dans la gestion opérationnelle de la division HRM et le remplacer temporairement le cas échéant

afin de

    contribuer à la réalisation des objectifs stratégiques de la division HRM.

 

Exemples de tâches
  • en concertation avec le chef de la division HRM, traduire les objectifs stratégiques et opérationnels de la division HRM en un plan d'actions annuel pour la division HRM en collaboration avec les chefs d'équipe
  • donner des avis et rédiger des notes pour la hiérarchie HRM ou pour la Direction générale, des notes destinées au personnel de l'institution, au Comité de concertation de base, etc.
  • élaborer des tableaux de bord, définir des outils de mesure BI (Business Intelligence)
  • en l’absence du responsable de la division HRM, le représenter dans des réunions internes et externes

 

En tant que
gestionnaire payroll
    Valider les paiements à effectuer (salaires, rémunérations, factures, versements des précomptes professionnels et des cotisations ONSS, ...)

afin de

    garantir que les paiements soient réalisés correctement et dans les temps

 

Exemples de tâches
  • préparer, ordonnancer et exécuter les paiements
  • effectuer le traitement comptable

 

En tant que
chef de projet
    Mettre au point, diriger et évaluer des projets de modernisation relatifs aux matières RH (entre autres en matière de carrière et de pension : Arno, Capello, XTremis)

afin de

    veiller à ce que de nouvelles méthodes et de nouveaux processus soit instaurés.

 

Exemples de tâches
  • identifier les objectifs qui répondent aux besoins réels
  • diriger un groupe de projet
  • évaluer l'avancement d'un projet et les résultats intermédiaires
  • prendre les contacts nécessaires pour un suivi efficace

 

En tant que
gestionnaire des systèmes logiciels,
    veiller en permanence au bon fonctionnement des systèmes logiciels au sein de la division HRM

afin de

    garantir la continuité et la qualité des services attendus.

 

Exemples de tâches
  • effectuer des tâches de monitoring
  • entretenir des contacts avec les fournisseurs des logiciels
  • gérer les paramètres, les mises en jour et les différentes versions

 

En tant que
coach
    accompagner et soutenir ses collaborateurs

afin de

    contribuer au développement de leurs compétences et à la réalisation optimale des résultats de la cellule Payroll

 

Exemples de tâches
  • conduire des entretiens de fonction, de planification, de fonctionnement et d'évaluation dans le cadre des cercles de développement
  • mener des entretiens individuels avec ses collaborateurs
  • rechercher d'éventuels obstacles et entreprendre des actions d'amélioration
  • améliorer l'efficacité de l'équipe en donnant du feed-back et en organisant des réunions de travail, en assurant une évaluation constante et une formation permanente

 

En tant que
consultant interne
    Informer, conseiller et aider la hiérarchie pour chaque question/demande relative à la gestion du personnel, informer et conseiller les collaborateurs du service ainsi que tous les agents de l'institution sur leurs droits et devoirs ainsi que sur le déroulement de leur carrière

afin de

    conférer une valeur maximale à leur carrière tout en respectant le statut et les réglementations en vigueur.

 

Exemples de tâches
  • étudier des dossiers individuels, parfois complexes et formuler des solutions
  • informer le personnel des modifications au niveau de la réglementation à appliquer. Diffuser ces informations via des techniques modernes
  • répondre aux questions précises des agents
  • participer à l'élaboration d'un outil de gestion des connaissances en matière de gestion du personnel

 

En tant que
consultant externe / personne de contact
    s'occuper des différentes demandes d’information et de données diverses des autres services publics et participer à des réunions organisées par des partenaires externes (SPF P&O, IFA, SPF Budget, IPSS, Parastataux, Comité de Gestion, Selor, ...)

afin de

    représenter, expliquer et soutenir la stratégie RH souhaitée ou développée par le management de la CAPAC

 

Exemples de tâches
  • réceptionner les demandes des partenaires externes et en assurer le traitement correct (par ex; fichiers ITMA pour la gestion des formations, base de données du personnel fédéral p-data, ...)
  • représenter la CAPAC auprès des partenaires externes conformément à la stratégie souhaitée par le management de l'institution (synergies, réunions, ...)
  • répondre aux questions parlementaires, aux questions de Médiateur fédéral,…

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

autres services publics fédéraux[...]

Conseils écrits / oraux, décisions, questions, législation,

en tant que dossier, informel, par lettre, e-mail, contact personnel, réunion,

ad hoc, mensuel

management

Conseils écrits / oraux, décisions, questions, législation, ...

en tant que dossier, informel, par lettre, e-mail, contact personnel, réunion,

ad hoc, hebdomadaire

organisations/entreprises

Conseils écrits / oraux, décisions, questions, législation, ...

en tant que dossier, informel, par lettre, e-mail, contact personnel, réunion,

ad hoc

Collègues, autres agents

Conseils écrits / oraux, décisions, questions, législation, ...

en tant que dossier, informel, par lettre, e-mail, contact personnel, réunion,

ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

autres services publics fédéraux[...]

Conseils écrits / oraux, décisions, questions, législation, ...

en tant que dossier, informel, par lettre, e-mail, contact personnel, réunion,

ad hoc, mensuel

management

Conseils écrits / oraux, décisions, questions, législation, ...

en tant que dossier, informel, par lettre, e-mail, contact personnel, réunion,

ad hoc, hebdomadaire

organisations/entreprises

Conseils écrits / oraux, décisions, questions, législation, ...

en tant que dossier, informel, par lettre, e-mail, contact personnel, réunion,

ad hoc

Collègues, autres agents

Conseils écrits / oraux, décisions, questions, législation, ...

en tant que dossier, informel, par lettre, e-mail, contact personnel, réunion,

ad hoc

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

Directeur HRM

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • de l'organisation du travail de sa cellule en fonction des tâches
  • de l'ordonnancement des traitements et autres transferts de compétences par le management

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • le lancement de nouveaux projets

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • options stratégiques et directives de la Direction
  • statut administratif et légal des différentes catégories du personnel au sein de l'organisation (contractuels, statutaires)
  • réglementation en matière de budget, de finances et de marchés publics

 

Quelles innovations
  • systèmes administratifs en collaboration avec le service ICT
  • organisation des activités du service ou des différentes cellules

 

Sur base de quel cadre de référence
  • options stratégiques et directives de la Direction
  • statut administratif et légal des différentes catégories du personnel au sein de l'organisation (contractuels, statutaires)
  • réglementation en matière de budget, de finances et de marchés publics

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.