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Attaché A2 Centre d'expertise Payroll - Adjoint du directeur de la division HRM - Responsable d'équipe (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DPO054
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Experts thématiques
Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
Diriger et coordonner les tâches du Centre d’expertise (CoE) « Payroll » d’un point de vue administratif et informatique
afin de
réaliser les objectifs opérationnels de l'équipe et contribuer à la modernisation de la Division HRM (Ressources humaines)"
Finalités
En tant quedirigeant
- se charger de la gestion journalière du CoE (Centre d'expertise) Payroll
afin de
- garantir le traitement correct des dossiers et de respecter les règles en vigueur (statut et diverses prescriptions applicables).
Exemples de tâches
- contrôler l'organisation interne et gérer la répartition des tâches entre les différents collaborateurs
- instaurer toutes sortes de procédures et de contrôles, contrôler la gestion des flux d'informations
- diffuser les décisions et les directives du service parmi les collaborateurs
- donner des explications concernant les objectifs à atteindre
- veiller à ce que les tâches et les modifications de la réglementation implémentée soient exécutées correctement et à temps
En tant que
adjoint du chef de service
- assister le chef de service dans la gestion opérationnelle de la division HRM et le remplacer temporairement le cas échéant
afin de
- contribuer à la réalisation des objectifs stratégiques de la division HRM.
Exemples de tâches
- en concertation avec le chef de la division HRM, traduire les objectifs stratégiques et opérationnels de la division HRM en un plan d'actions annuel pour la division HRM en collaboration avec les chefs d'équipe
- donner des avis et rédiger des notes pour la hiérarchie HRM ou pour la Direction générale, des notes destinées au personnel de l'institution, au Comité de concertation de base, etc.
- élaborer des tableaux de bord, définir des outils de mesure BI (Business Intelligence)
- en l’absence du responsable de la division HRM, le représenter dans des réunions internes et externes
En tant que
gestionnaire payroll
- Valider les paiements à effectuer (salaires, rémunérations, factures, versements des précomptes professionnels et des cotisations ONSS, ...)
afin de
- garantir que les paiements soient réalisés correctement et dans les temps
Exemples de tâches
- préparer, ordonnancer et exécuter les paiements
- effectuer le traitement comptable
En tant que
chef de projet
- Mettre au point, diriger et évaluer des projets de modernisation relatifs aux matières RH (entre autres en matière de carrière et de pension : Arno, Capello, XTremis)
afin de
- veiller à ce que de nouvelles méthodes et de nouveaux processus soit instaurés.
Exemples de tâches
- identifier les objectifs qui répondent aux besoins réels
- diriger un groupe de projet
- évaluer l'avancement d'un projet et les résultats intermédiaires
- prendre les contacts nécessaires pour un suivi efficace
En tant que
gestionnaire des systèmes logiciels,
- veiller en permanence au bon fonctionnement des systèmes logiciels au sein de la division HRM
afin de
- garantir la continuité et la qualité des services attendus.
Exemples de tâches
- effectuer des tâches de monitoring
- entretenir des contacts avec les fournisseurs des logiciels
- gérer les paramètres, les mises en jour et les différentes versions
En tant que
coach
- accompagner et soutenir ses collaborateurs
afin de
- contribuer au développement de leurs compétences et à la réalisation optimale des résultats de la cellule Payroll
Exemples de tâches
- conduire des entretiens de fonction, de planification, de fonctionnement et d'évaluation dans le cadre des cercles de développement
- mener des entretiens individuels avec ses collaborateurs
- rechercher d'éventuels obstacles et entreprendre des actions d'amélioration
- améliorer l'efficacité de l'équipe en donnant du feed-back et en organisant des réunions de travail, en assurant une évaluation constante et une formation permanente
En tant que
consultant interne
- Informer, conseiller et aider la hiérarchie pour chaque question/demande relative à la gestion du personnel, informer et conseiller les collaborateurs du service ainsi que tous les agents de l'institution sur leurs droits et devoirs ainsi que sur le déroulement de leur carrière
afin de
- conférer une valeur maximale à leur carrière tout en respectant le statut et les réglementations en vigueur.
Exemples de tâches
- étudier des dossiers individuels, parfois complexes et formuler des solutions
- informer le personnel des modifications au niveau de la réglementation à appliquer. Diffuser ces informations via des techniques modernes
- répondre aux questions précises des agents
- participer à l'élaboration d'un outil de gestion des connaissances en matière de gestion du personnel
En tant que
consultant externe / personne de contact
- s'occuper des différentes demandes d’information et de données diverses des autres services publics et participer à des réunions organisées par des partenaires externes (SPF P&O, IFA, SPF Budget, IPSS, Parastataux, Comité de Gestion, Selor, ...)
afin de
- représenter, expliquer et soutenir la stratégie RH souhaitée ou développée par le management de la CAPAC
Exemples de tâches
- réceptionner les demandes des partenaires externes et en assurer le traitement correct (par ex; fichiers ITMA pour la gestion des formations, base de données du personnel fédéral p-data, ...)
- représenter la CAPAC auprès des partenaires externes conformément à la stratégie souhaitée par le management de l'institution (synergies, réunions, ...)
- répondre aux questions parlementaires, aux questions de Médiateur fédéral,…
Positionnement
La fonction est dirigée par
Directeur HRM
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.