Identification de la fonction

Code de la fonction : NLO002

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Coordonner et diriger un service logistique

afin de

atteindre de façon efficiente les résultats opérationnels du service dans le respect des directives de la direction.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

gérer un département constitué de plusieurs petites équipes

afin de

fournir les services logistiques attendus (le classement, la sécurité, le réfectoire, la distribution de café, l'économat, l'impression,...)

 

Exemples de tâches

• planifier et suivre le travail hebdomadaire des équipes respectives

• effectuer des contrôles sur le terrain du travail fourni par les équipes

• valider les demandes de congés et les horaires des collaborateurs

• intervenir en cas de manque d'effectifs dans certaines équipes (chercher des remplaçants, modifier les équipes dans la mesure du possible)

 

En tant que

gestionnaire

établir et suivre les besoins du service en termes d'équipement, de personnel et de matériel

afin de

soumettre annuellement les demandes au supérieur hiérarchique

 

Exemples de tâches

• établir un plan d'équipement pour les services demandeurs de matériel ou pour son propre service

• suivre la comptabilité du service (en termes d'achats et de dépenses réalisées durant l'année) en fonction des crédits disponibles

• (faire) réaliser des achats de matériel pour fournir l'économat, fournir le matériel de bureau ou disposer du matériel nécessaire aux petites équipes logistiques

• vérifier les factures concernant les achats de matériel

• contrôler d'éventuels contrats de sous-traitance avec des sociétés de maintenance

 

En tant que

responsable budget et logistique

gérer l'unité (structure, fonctionnement, collaborateurs)

afin de

respecter les contraintes budgétaires dans la réalisation des activités demandées

 

Exemples de tâches

• établir des crédits disponibles pour les services logistiques

• consolider les estimations budgétaires des services de ligne du point de vue logistique

• (faire) établir des analyses budgétaires du point de vue logistique

• (faire) produire des tableaux récapitulatifs

• (faire) contrôler les dépenses budgétaires

 

En tant que

chef de projet

veiller à la passation de marchés publics par une des petites équipes sous sa direction ou par le service en charge des marchés publics au sein de l'organisation

afin de

disposer du matériel ou de la sous-traitance nécessaire au service logistique

 

Exemples de tâches

• suivre la stratégie d'achat des services en ligne ou de la direction

• contrôler les crédits budgétaires mis à disposition en termes de frais de fonctionnement, d'achat de matériel ou d'investissements

• suivre l'élaboration de la partie technique de certains contrats de sous-traitance ou d'achat de matériel

• recueillir les demandes d'achat et faire réaliser les procédures d'achat pour satisfaire les demandes

• assurer le suivi de certains contrats (mise à jour en cas d'annexe, indexation des prix, résiliation)

 

En tant que

dirigeant

contrôler le travail des équipes

afin de

garantir un service optimal aux autres directions ou services de l'organisation

 

Exemples de tâches

• accorder les congés aux collaborateurs du service

• adapter l'organisation du travail des équipes en cas de besoin

• se rendre sur le terrain afin de vérifier le travail des petites équipes

• centraliser les plaintes ou demandes éventuelles d'autres services afin d'y apporter une réponse

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
services dits de "ligne"	questions	contact personnel	hebdomadaire
management	budget disponible	réunion, groupe de pilotage	annuelle
management	politique d'achat	informel	mensuel
collaborateurs équipes	conseils oraux	informel	quotidien
organisations/entreprises	informations sur les services	par lettre, e-mail ... informel	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collaborateurs des équipes	planification / tâches	contact personnel	quotidien
management	avancement des travaux	informel	hebdomadaire
entreprises	décisions	par lettre, e-mail ...	quotidien
entreprises	cahiers des charges	en tant que dossier	mensuel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur des services logistiques : N-3 ou N-4 / l'administrateur général

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• gestion des équipes

• utilisation quotidienne du budget

• suivi des marchés publics ou des contrats

• suivi de certaines formations pour certains collaborateurs

• rédaction d'un cahier spécial des charges

• contacts et relations avec les fournisseurs

• contrôle de la facturation

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les bons de commande ou les factures

• les dossiers relatifs à l'octroi de certains marchés publics

• la sélection des candidats éventuels lors d'un recrutement

• les coûts de fonctionnement mentionnés de l'utilisation du budget

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• réglementation relative aux marchés publics, droit budgétaire, droit administratif

 

Quelles innovations

• amélioration du fonctionnement de l'équipe

 

Sur base de quel cadre de référence

• sur base des objectifs de l'organisation

 

Profil de compétences génériques

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