Assistant/Assistante secrétariat de direction (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : VBFBSA004
Niveau: C
Famille de fonctions : Agents de support Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Exécuter des tâches administratives, de soutien, d’organisation et/ou de planification
afin de
faciliter le fonctionnement global d’une direction, d’un service ou d’un responsable et la réalisation des missions et objectifs.
Finalités
En tant quesupportexécuter et faire le suivi de tâches administratives ou logistiques
afin de
soulager une direction, un service ou un responsable et de permettre un fonctionnement efficace.
Exemples de tâches
- contribuer au déroulement des réunions (documents, PV, présentations, signataires…)
- rédiger des propositions de courrier pour le service ou la direction
- réserver et prévoir le matériel logistique pour le service
- améliorer et mettre à jour des documents ou des présentations
- contribuer à l’organisation d’événements et séminaires
En tant queassistantorganiser et planifier des activités
afin de
faciliter le fonctionnement global de la direction, du service ou du responsable.
Exemples de tâches
- adapter l’agenda de la direction, du service ou du responsable
- planifier des réunions, envoyer les invitations, réserver la salle et mettre à disposition le matériel nécessaire
- réserver les moyens de déplacements
En tant quegestionnaire de donnéesencoder, compléter, classer ou archiver des informations, données et documents pertinents
afin de
assurer un accès rapide et efficace à des informations/connaissances de qualité à l’organisation, à la direction ou au service.
Exemples de tâches
- numériser, classer ou archiver des documents ou dossiers
- encoder des informations ou importer des données dans des programmes ou des bases de données
- contrôler la qualité, l’état et l’accessibilité des documents, dossiers ou informations classés
En tant quepersonne de contactaccueillir et écouter le public, les clients ou les collaborateurs et répondre aux demandes, questions ou plaintes simples
afin de
les soutenir dans leur démarche.
Exemples de tâches
- répondre par téléphone ou par courrier aux demandes de renseignements simples et/ou routinières
- orienter vers les personnes et les services spécialisés
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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responsable de service/ directeur
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demandes de dossiers, informations, prise de RDV
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oralement ou par écrit
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quotidien
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visiteurs, clients, personnel
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demande d'informations
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oralement
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quotidien
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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responsable de service/ directeur
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informations, problèmes, suggestions d'améliorations
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oralement ou par écrit
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quotidien
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visiteurs, clients, personnel
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informations
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oralement ou par écrit
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quotidien
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autres services/directions
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échanges d'informations
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oralement ou par écrit
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quotidien
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le responsable de service ou le directeur
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- ses propres activités, tenant compte des circonstances changeantes (contrôle régulier)
La fonction doit demander une autorisation pour
- tout ce qui s’écarte des procédures normales et des directives spécifiques prévues pour la fonction
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- procédures et directives du service/direction
- lignes de conduite en matière de communication interne et externe
Quelles innovations
- proposer des améliorations concrètes aux procédures et méthodes utilisées
Sur base de quel cadre de référence
- connaissance des procédures/ directives liées à son domaine de responsabilités
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